Reportes regulatorios
El control de los reportes que la institución debe entregar a las autoridades: cuándo vence cada uno, si ya se envió, por qué canal y con qué prueba. Tiene dos vistas, que se cambian con los botones de arriba: Calendario y Catálogo de reportes.
Acceso
- Menú: Cumplimiento normativo > Reportes regulatorios.
- Ruta:
/regulatorio/reportes.
Los contadores de arriba
| Chip | Significa |
|---|---|
| Vencidos | Vencimientos que ya pasaron sin cumplirse (resaltado en rojo). Es un botón: filtra la tabla. |
| Próximos (15 días) | Los que vencen en los próximos 15 días. Es un botón. |
| Por atender | El total de vencimientos abiertos. |
| Cumplidos | Los ya cumplidos. Es un botón. |
Vista Calendario
La tabla Calendario de reportes regulatorios con un renglón por cada vencimiento.
Columnas: Reporte, Período, Vence, Situación (Vencido, Próximo, Al día o Cumplido), Días (los que faltan, o «N de atraso»), Envío, Autoridad y Evidencias.
| Filtro | Qué hace |
|---|---|
| Reporte | Un reporte concreto o Todos. |
| Envío | Pendiente, En preparación, Enviado, Aceptado, Rechazado o Exento. |
| Situación | Vencido, Próximo, Al día o Cumplido. |
| Vence desde / Vence hasta | Rango de fechas. |
Registrar un vencimiento a mano
Para reportes por evento (por ejemplo, uno que se debe enviar cuando ocurre algo), use Nuevo vencimiento (requiere permiso de crear):
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Reporte | Uno de los reportes activos. |
| Período o evento | Hasta 40 caracteres. |
| Corte | La fecha de corte. |
| Vence | La fecha límite. |
| Observación | Opcional. |
Oprima Registrar (el sistema avisa «Vencimiento registrado»). Cancelar está a la derecha, en rojo.
Atender un vencimiento
Haga clic en una fila. La ventana muestra Autoridad, Corte, Vence, Situación, Envío y Canal autorizado, y, si ya se envió, quién y cuándo.
Cambiar el estado del envío. Elija el Nuevo estado; las opciones dependen del estado actual:
| Estado actual | Puede pasar a |
|---|---|
| Pendiente | En preparación, Enviado o Exento |
| En preparación | Enviado o Exento |
| Enviado | Aceptado o Rechazado |
| Rechazado | En preparación o Enviado |
| Aceptado / Exento | Ninguno: son finales |
Según el estado, complete: Día del envío (si es Enviado), Canal usado, Radicado o número de acuse y Observación. Oprima Registrar («Estado actualizado»).
Reglas que el sistema aplica:
- Para pasar a Aceptado hay que adjuntar antes el acuse de recibo de la autoridad.
- Para Rechazado o Exento la Observación es obligatoria (el motivo).
Si falta algo, el botón Registrar se apaga y su tooltip dice qué.
Evidencia. En la sección Evidencia se listan los archivos adjuntos (nombre, tipo, tamaño, quién y cuándo, y una huella SHA-256 que prueba que no se alteraron). Para agregar uno, elija el tipo (Acuse de recibo, Archivo enviado u Otro) y seleccione el archivo; se aceptan PDF, imágenes (PNG, JPG), ZIP, CSV, TXT, XML y JSON. El sistema avisa «Evidencia adjunta». Para descargar uno, haga clic en su nombre.
Vista Catálogo de reportes
La lista de todos los reportes conocidos y su configuración en la institución. Columnas: Código, Reporte, Autoridad, Periodicidad, Obligación, Activación (Activo, Inactivo o No aplicable), Calendario (Sin definir, Por evento, Fechas fijas o la frecuencia) y Próximo vencimiento.
Haga clic en un reporte para configurarlo. Arriba verá sus datos de referencia (autoridad, obligado, fuente normativa, esquema, periodicidad, corte, canal autorizado y la obligación de la matriz). Luego:
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Reporte activo en la institución | Enciende o apaga el reporte. Si su obligación aún no aplica en la matriz, está apagado y el cursor muestra «Confirme primero que ... aplica en la matriz de aplicabilidad». |
| Calendario de la institución | Sin definir, Restablecer al del catálogo, Por evento, Periódico o Fechas fijas. |
| Frecuencia / Días tras el corte / Tipo de días | Con Periódico: Mensual, Trimestral, Semestral o Anual; cuántos días después del corte vence; y si cuentan Calendario o Hábiles. |
| Filas de fechas | Con Fechas fijas: Período, corte y vencimiento por cada fecha. Agregar fecha suma una fila y Quitar la elimina. |
| Canal de la institución | Si la institución usa un canal distinto al autorizado por defecto. |
| Responsable | La persona a cargo del reporte. |
Guardar aplica los cambios («Reporte actualizado») y requiere permiso de modificar.
Recomendaciones
- Atienda primero los Vencidos y luego los Próximos. Un reporte vencido que se envía tarde sigue necesitando su evidencia.
- Adjunte el acuse el mismo día. Es la única prueba de que la autoridad lo recibió.
- Defina el calendario al activar un reporte. Mientras el calendario esté en Sin definir, no hay fechas contra las cuales vigilar el reporte.
Evidencia visual
Captura pendiente.
Dirección en el sistema:
/regulatorio/reportes