Usuarios
Alta, edición y baja de las personas que entran al sistema. Un usuario tiene tres capas: quién es (identidad), qué puede hacer (perfil) y dónde trabaja (sedes). Cuando además atiende pacientes, se le agrega una cuarta: sus datos como prestador.
Acceso
- Menú: Administración > Usuarios.
- Ruta:
/administracion/usuarios.
Antes de empezar
Para completar el formulario necesitas que ya existan:
- Al menos una sede. El formulario exige seleccionar como mínimo una.
- Al menos un perfil. Es obligatorio.
- Las especialidades del prestador, cuando el usuario atienda pacientes.
La tabla
Este listado trabaja contra el servidor: trae 20 filas por página y pide la siguiente al paginar. La búsqueda y el ordenamiento también los resuelve el servidor.
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Nombre completo | Nombre y apellido concatenados. |
| Identificación | Número de documento. |
| Perfil | Perfil de acceso asignado. |
| Estado | Etiqueta de color: activo (verde), inactivo (gris) o bloqueado (rojo). |
| Acciones | Editar, duplicar, asistente conversacional y eliminar. |
Diferencias frente al listado estándar:
- Solo son ordenables Identificación y Estado. Nombre completo lo arma el navegador uniendo dos campos y Perfil es una relación: el servidor no sabe ordenar por ninguna de las dos, así que sus encabezados no son pulsables.
- No hay filtros por columna, ni selección múltiple, ni exportación. La búsqueda global es el único filtro.
Crear un usuario
Haz clic en +. Se abre el modal Nuevo usuario, organizado en pestañas.
Pestaña 1 — Información general
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Tipo de identificación | Lista | Cédula de Ciudadanía (por defecto), Tarjeta de Identidad, Registro Civil, Cédula de Extranjería, Pasaporte, Permiso Especial, Adulto sin identificar o Menor sin identificar. Se vuelve obligatorio si activas Es prestador. |
| Identificación | Texto | Número de documento. Se vuelve obligatorio si activas Es prestador. |
| Primer nombre * | Texto | |
| Segundo nombre | Texto | |
| Primer apellido * | Texto | |
| Segundo apellido | Texto | |
| Email * | Texto | Debe tener formato de correo válido. Se admiten puntos (por ejemplo, ana.perez@institucion.com), pero no al inicio ni al final del nombre, ni dos seguidos. |
| Clave * | Contraseña | Mínimo 10 caracteres, con al menos una letra y un número. Solo se escribe al crear el usuario. |
* Campo obligatorio
Debajo hay cuatro interruptores:
| Interruptor | Qué hace |
|---|---|
| Activo en el sistema | Activado por defecto. Un usuario inactivo no puede iniciar sesión. |
| Cambiar clave al ingresar | Obliga al usuario a definir una clave nueva la primera vez que entre (ver Cambio obligatorio de contraseña). |
| Bloqueado | Bloquea el acceso sin dar de baja al usuario. |
| Es prestador | Habilita la pestaña Información Prestador. Actívalo solo si la persona atiende pacientes. |
Pestaña 2 — Información Prestador
Esta pestaña solo aparece cuando el interruptor Es prestador está activado. Si lo desactivas mientras la tenías abierta, la pantalla vuelve sola a Información general.
Los datos de identidad —tipo y número de documento y los cuatro campos de nombre— se muestran aquí en solo lectura: se toman de la pestaña anterior, no se escriben dos veces. Para corregirlos, vuelve a Información general.
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Especialidades * | Lista de selección múltiple o simple | Si la institución permite profesionales con más de una especialidad (opción activada por defecto), la lista es de selección múltiple (Seleccione una o más especialidades); si no, es una lista simple de una sola especialidad (Seleccione una especialidad). Si la institución solo admite una y el prestador ya tiene varias, al editarlo la lista las muestra todas y pide dejar solo una antes de guardar. Se exige al menos una. Deciden qué registros clínicos se le ofrecen al atender. La lista ofrece solo las especialidades habilitadas en la institución (si nunca se configuraron, aparecen todas). Si tiene varias, en Historia Clínica elegirá con cuál atiende en cada sesión (ver Servicios). |
| Registro médico | Texto | Número de registro profesional. |
| Dirección | Texto | |
| Teléfono | Texto | |
| Celular | Texto | |
| Email prestador | Texto | Correo de contacto profesional, distinto del correo de acceso. Debe tener formato válido. |
| Personal RIPS | Lista | Rol para los reportes normativos: Médico(a) especialista, Médico(a) general, Enfermera, Auxiliar de enfermería u Otro. |
| Firma | Archivo de imagen | Firma escaneada que se estampa en los documentos clínicos. Una vez cargada, aparece la vista previa y el botón Quitar. |
Pestaña 3 — Seguridad
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Perfil / Rol * | Lista | Perfil de acceso. Define qué ve y qué puede hacer el usuario. Los perfiles se administran en Perfiles. |
Pestaña 4 — Sedes
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Sedes asignadas * | Casillas | Marca todas las sedes en las que el usuario puede trabajar. Al menos una es obligatoria. |
Si no hay sedes creadas, la pestaña muestra "No hay sedes disponibles" y no podrás guardar: crea primero las sedes en Distribución.
Para terminar, haz clic en Guardar.
Duplicar un usuario
Cuando debe crear varias personas con el mismo cargo y los mismos accesos, use el icono de copiar en la fila del usuario que le sirve de modelo. Se abre el modal Duplicar usuario — copia de <nombre> con estos datos ya cargados: perfil, sedes asignadas, estado (activo, bloqueado), Cambiar clave al ingresar y los indicadores de rol.
Lo que no se copia es lo que identifica a la persona: nombre, apellidos, correo, identificación, firma, imagen y los datos de prestador. Usted los completa, y escribe una Clave nueva como en cualquier alta. Al guardar se crea un usuario independiente y aparece el aviso "Usuario creado a partir de la copia.".
Editar un usuario
El icono de lápiz abre el mismo modal en modo Editar usuario, con una diferencia importante:
La clave ya no se cambia desde aquí. En lugar del campo Clave aparece el botón Restablecer contraseña (ver más abajo). Esto evita que una contraseña se cambie por accidente al guardar otros datos personales.
Restablecer la contraseña de otro usuario
Si una persona olvidó su clave, abra su ficha con el lápiz y pulse Restablecer contraseña. El botón no aparece en su propio usuario: para cambiar la suya, use el cambio de contraseña normal.
Se abre una ventana que le pide tres datos:
- Contraseña nueva para <nombre> (mínimo 10 caracteres, con letra y número).
- Repetir la contraseña nueva.
- Su contraseña actual: la de usted, quien hace el cambio. Se pide para confirmar que es realmente usted y no alguien que encontró la sesión abierta en un equipo.
Al pulsar Restablecer aparece el aviso "Contraseña restablecida." y usted puede seguir editando la ficha. La contraseña nueva la define usted (el sistema no genera una automáticamente), así que debe comunicársela a la persona por un medio seguro. Como la clave la eligió un tercero, la persona tendrá que cambiarla en su próximo ingreso.
Cambio obligatorio de contraseña
Cuando a un usuario se le marcó Cambiar clave al ingresar, o su contraseña fue restablecida por otra persona, al iniciar sesión no entra a la pantalla de inicio: el sistema le muestra la ventana Cambiar contraseña, donde debe escribir su contraseña actual, la nueva (con la regla de 10 caracteres, letra y número) y repetirla. Al terminar, el sistema cierra la sesión y la persona vuelve a entrar con la contraseña nueva. Si cierra la ventana sin cambiarla, tampoco podrá entrar.
Asistente conversacional por persona
El icono del robot (Asistente conversacional) abre la ventana Asistente conversacional — nombre de la persona, con un interruptor por cada módulo que esa persona tiene asignado y en el que la institución tiene el asistente encendido. Encender el interruptor le da acceso al asistente en ese módulo; apagarlo se lo quita. Cada cambio se guarda al instante y el sistema avisa «Asistente habilitado en …» o «Asistente deshabilitado en …». La ventana solo tiene el botón Cerrar.
Los módulos en los que la institución tiene el asistente apagado no aparecen: enciéndalos primero en Configuración del asistente. La única excepción es un módulo que la persona ya tenía encendido cuando la institución lo apagó: sigue en la lista, con el motivo debajo, para que usted pueda apagarlo; mientras tanto no tiene efecto.
Si la ventana dice «La institución no tiene el asistente encendido en ningún módulo de esta persona», o bien falta encenderlo en Configuración del asistente, o bien la persona no tiene asignados esos módulos. Los módulos de cada persona se asignan desde la administración de BIAI Salud, no desde esta pantalla.
La acción solo aparece con permiso de modificar en Usuarios. La persona ve el cambio al recargar la plataforma.
Eliminar un usuario
El icono de papelera pide confirmación: "Está a punto de eliminar <nombre>. Esta acción no se puede deshacer.".
Piénsalo dos veces. El borrado es definitivo. Para retirar a alguien que ya firmó historias clínicas o generó facturas, usa el interruptor Activo en el sistema o Bloqueado: el usuario deja de entrar pero su rastro documental se conserva.
Recomendaciones
- Activa Cambiar clave al ingresar en todas las altas. La clave inicial la conoce quien crea el usuario; ese es el momento de forzar que la cambie.
- Use Duplicar para equipos con el mismo rol. Ahorra asignar perfil y sedes a mano, pero revise que la copia conserve lo que corresponde antes de guardar.
- Marca Es prestador solo a quien atiende. Un usuario administrativo con la marca puesta empieza a aparecer en listas de profesionales donde no corresponde, y obliga a llenar especialidad y documento sin necesidad.
- Carga la firma al dar el alta. Es lo que más se olvida y lo que primero se reclama, porque sin ella los documentos clínicos salen sin firmar.
- Revisa las sedes cuando alguien cambia de lugar de trabajo. Un usuario que no ve los pacientes esperados casi siempre tiene mal asignadas las sedes.
Así se ve la pantalla
Dirección en el sistema:
/administracion/usuarios