Introducción al módulo de Administración
Administración es el módulo donde el administrador de la institución define quién entra al sistema, qué puede hacer dentro, dónde se atiende y con qué formatos se documenta la atención. No produce información asistencial ni facturable por sí mismo: habilita todo lo demás.
Importante: este módulo es el que decide qué ve cada usuario. Un usuario sin sede asignada no puede trabajar; un perfil sin permisos deja la pantalla en blanco; un registro clínico sin especialidad no se le ofrece a ningún profesional. La mayoría de los reportes de "no me aparece la opción" se resuelven aquí, no en el módulo donde se detectó el problema.
¿Qué resuelve este módulo?
- Estructura física: la empresa, sus sedes, y dentro de cada sede los edificios, pisos, pabellones, habitaciones, camas y consultorios.
- Usuarios: el alta de las personas que entran al sistema, sus datos como prestador (cuando atienden pacientes) y las sedes en las que trabajan.
- Perfiles de acceso: los roles de la institución y la matriz de permisos de cada uno, vista por vista y acción por acción.
- Especialidades y consecutivos: con qué especialidades trabaja la institución y cómo se numeran las atenciones, admisiones, órdenes e incapacidades.
- Registros clínicos: las plantillas con las que se documenta la atención, construidas con un editor visual de arrastrar y soltar.
- Validación de derechos: las claves con las que la institución consulta a la EPS si un paciente está afiliado.
- Notificaciones: los servidores de envío (correo y SMS), las plantillas de los mensajes que la plataforma manda al paciente y el seguimiento de los correos con documentos que salieron.
- Integraciones: las llaves de API con las que un sistema externo —un call center, un IVR— se conecta con la institución.
- Trazabilidad: la bitácora de quién vio y quién cambió cada dato, con el peso legal que exigen la Resolución 1995 de 1999 y la Ley 1581 de 2012.
Mapa del módulo
En el menú lateral, Administración se presenta en cuatro grupos.
| Grupo | Opción del menú | Página |
|---|---|---|
| Dashboard | Dashboard | Dashboard institucional |
| Administración | Configuración General | Configuración general |
| Distribución | Distribución de la empresa | |
| Usuarios | Usuarios | |
| Perfiles | Perfiles de acceso | |
| Registros Clínicos | Registros clínicos | |
| Especialidades | Especialidades de la institución | |
| Consecutivos | Consecutivos | |
| Validación de derechos | Validación de derechos | |
| Notificaciones | Servidores de Envío | Servidores de envío |
| Plantillas de Mensajes | Plantillas de mensajes | |
| Correos enviados | Correos enviados | |
| Integraciones | Llaves API | Llaves API |
| Trazabilidad | Trazabilidad | Bandeja de eventos |
Las pantallas de Usuarios, Perfiles y Registros Clínicos usan la misma tabla que el resto del sistema. Su comportamiento común —búsqueda, filtros por columna, exportación, edición y borrado— está explicado una sola vez en Cómo trabajar con los listados.
Orden recomendado de configuración
Las pantallas dependen unas de otras. Este es el orden que evita quedarse con listas desplegables vacías.
| Paso | Qué se hace | Por qué va aquí |
|---|---|---|
| 1 | Empresa y sedes | La sede es obligatoria al crear un usuario: el formulario exige al menos una. Sin sedes creadas, no se puede dar de alta a nadie. |
| 2 | Edificios, pisos, pabellones, habitaciones, camas y consultorios | Los consultorios los pide la agenda para asignar la cita; las camas las pide hospitalización. Pueden cargarse después de los usuarios, pero antes de operar. |
| 3 | Perfiles | El perfil es obligatorio al crear un usuario. Impórtalos del catálogo de BIAI en lugar de crearlos de cero: la copia importada llega con sus permisos ya configurados. |
| 4 | Permisos de cada perfil | Se configuran módulo por módulo desde el mismo listado de perfiles. Hasta que no se marquen, el perfil no ve nada. |
| 5 | Usuarios | Ya con sedes y perfiles disponibles, el formulario se puede completar sin bloqueos. |
| 6 | Registros clínicos | Impórtalos del catálogo, ajústalos en el editor y configura su visibilidad: sin especialidad y sin unidad funcional asociadas, el formato no llega a ningún profesional. |
| 7 | Notificaciones | Configura primero el servidor de correo y pruébalo; después edita las plantillas de mensaje y actívalas. |
| 8 | Llaves API | Solo si un sistema externo se va a conectar con la institución. Se crean al final, cuando ya hay pacientes y citas contra los que operar. |
La Trazabilidad no se configura: se llena sola desde el primer día. Lo único que hay que hacer es conceder su permiso a quien deba auditar, en Perfiles.
Requisitos previos fuera de este módulo
Dos pantallas dependen de catálogos que no se administran aquí:
- Usuarios pide las especialidades del prestador (una o varias). Las especialidades vienen del catálogo asistencial del sistema.
- Registros clínicos pide especialidades y unidades funcionales para configurar su visibilidad. Las unidades funcionales se crean en Contratación > Configuraciones > Unidades Funcionales.