Registros clínicos
Un registro clínico es la plantilla con la que un profesional documenta una atención: qué campos ve, en qué orden y cuáles son obligatorios. Es el equivalente digital del formato en papel de la institución.
Los registros son propios de la IPS. Se crean de cero o se importan del catálogo que publica BIAI, y desde este listado se configuran sus dos aspectos: los campos (con el editor visual) y la visibilidad (a qué especialidades y unidades funcionales se les ofrece). Si solo necesitas asociar formatos a especialidades, hay una pantalla más corta: Registros por especialidad.
Acceso
- Menú: Administración > Registros Clínicos.
- Ruta:
/administracion/registros-clinicos.
La tabla
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Código | Código corto del registro. |
| Nombre | Nombre del formato, tal como lo verá el profesional. |
| Servicios | Ámbitos a los que aplica: Urgencias, Hospitalización, Servicios Ambulatorios, Promoción y Mantenimiento. |
| Visibilidad | Estado de la configuración de visibilidad. Ver más abajo. |
| Estado | Etiqueta de color Activo/Inactivo. |
| Acciones | Editar, Clonar, Configurar campos, Visibilidad, Imprimir formato y Eliminar. |
La columna Visibilidad
Es la columna que más problemas evita. En lugar de contar lo que hay, nombra lo que falta:
| Valor | Qué significa |
|---|---|
| Sin configurar | No tiene especialidades ni unidades funcionales asociadas. No se le ofrece a nadie. |
| Falta especialidad | Tiene unidades funcionales pero ninguna especialidad. No se le ofrece a nadie. |
| Falta unidad funcional | Tiene especialidades pero ninguna unidad funcional. No se le ofrece a nadie. |
| 2 espec. · 3 unid. | Está configurado: indica cuántas especialidades y cuántas unidades funcionales tiene asociadas. |
Un registro con cualquiera de los tres primeros valores existe, está activo y no llega a ningún profesional. Es la causa más frecuente de "el médico no encuentra el formato".
Acciones de la fila
| Icono | Acción | Qué hace |
|---|---|---|
| Lápiz | Editar | Abre la ficha con los datos generales del registro. |
| Copiar | Clonar | Crea una copia del registro con todos sus campos, para partir de él sin tocar el original. |
| Engranaje | Configurar campos | Abre el editor visual. |
| Ojo | Visibilidad | Abre la ventana de especialidades y unidades funcionales. |
| Impresora | Imprimir formato | Imprime el formato en blanco, con el encabezado de la institución, las secciones, los campos con su espacio para escribir (y sus opciones con casillas vacías) y el espacio de firma del médico, para revisarlo en papel o usarlo como formulario físico. |
| Papelera | Eliminar | Abre una ventana para elegir entre inactivar y eliminar definitivamente (ver más abajo). |
En el encabezado, además del +, está el botón Catálogo, que abre la vitrina de registros de BIAI.
Eliminar un registro: inactivar o eliminar definitivamente
La papelera no borra de inmediato. Abre la ventana Eliminar registro clínico, que le pide elegir entre dos salidas:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Inactivar | El formato deja de ofrecerse al abrir una atención. Las historias clínicas ya diligenciadas con él siguen intactas y usted puede volver a activarlo cuando quiera. Avisa "Registro inactivado.". |
| Eliminar definitivamente | Borra el formato, con sus campos y sus asociaciones de visibilidad. No se puede deshacer. Avisa "Registro eliminado definitivamente.". |
Cuándo se permite eliminar: solo si el formato nunca se ha usado. Un formato es el encabezado de las historias que se diligenciaron con él; si ya hay historias clínicas hechas con este registro, el botón Eliminar definitivamente aparece deshabilitado y la ventana indica cuántas historias lo usan. En ese caso solo puede inactivarlo. Si otra persona diligencia una historia con ese formato mientras usted tiene la ventana abierta, el sistema rechaza la eliminación y le informa el motivo.
Crear o editar un registro
El + y el icono de lápiz abren la misma ficha:
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
| Código * | Texto | Código corto e interno del registro. |
| Nombre * | Texto | Nombre del formato. Es lo que verá el profesional al elegir con qué documentar. |
| Descripción | Texto largo | Para qué sirve el formato. Uso interno. |
| Servicios * | Selección múltiple | Uno o varios ámbitos: Urgencias, Hospitalización, Servicios Ambulatorios, Promoción y Mantenimiento. Solo se ofrecen los que tu institución tiene habilitados. |
| Sexo * | Lista | Ambos, Masculino o Femenino. Restringe el formato al sexo del paciente. |
| Edad mínima | Número | Edad desde la que aplica. Déjala vacía para no restringir. |
| Edad máxima | Número | Edad hasta la que aplica. Déjala vacía para no restringir. |
| Estado | Toggle | Un registro inactivo deja de ofrecerse. |
| Incluir bloque RIPS | Toggle | Agrega al final del formulario la sección RIPS, que escribe sus datos en la atención. |
| Tiempo para editar | Lista | Cuánto tiempo puede el profesional corregir el registro después de guardarlo: sin límite mientras la atención esté abierta, no editable, o un tiempo fijo (de 15 minutos a 48 horas). Ver Editor visual. |
* Campo obligatorio
Servicios, sexo y edad son filtros de aplicabilidad. Junto con la visibilidad determinan si el formato aparece o no en el momento de atender: un registro de control prenatal con Sexo: Femenino y Edad 12–55 no se le ofrecerá a un paciente masculino ni a un niño de 8 años.
Crear un registro desde aquí lo deja sin campos. Para llenarlo, entra al editor visual.
Flujo recomendado
- Importa el formato del catálogo de BIAI en lugar de crearlo de cero.
- Ajusta la ficha: servicios, sexo y rango de edad según cómo lo use tu institución.
- Configura los campos en el editor visual y guarda.
- Revisa el resultado con el botón Vista previa del editor, antes de publicarlo.
- Configura la visibilidad. Hasta este paso, el formato no llega a ningún profesional.
- Verifica en el listado que la columna Visibilidad ya no diga Falta… ni Sin configurar.
Recomendaciones
- Clona antes de experimentar. Si un formato ya está en uso y quieres reorganizarlo, clónalo, trabaja sobre la copia y cambia la visibilidad cuando esté listo.
- No borres un registro que ya se usó. Las atenciones documentadas se apoyan en él; por eso el sistema solo deja eliminar definitivamente los que nunca se usaron. Inactívalo con Inactivar o con el toggle Estado.
- Un formato por tipo de atención, no por profesional. Los filtros de especialidad, servicio, sexo y edad existen precisamente para no tener que duplicar formatos.
Así se ve la pantalla
Dirección en el sistema:
/administracion/registros-clinicos