Acuerdos de pago
Cuando una administradora reconoce una deuda pero pide pagarla en partes, ese compromiso se registra como acuerdo de pago: un valor total dividido en cuotas con fecha, que se van marcando a medida que la entidad paga.
Cómo llegar
En el menú: Facturación > Cartera y conciliación > Acuerdos de pago.
La bandeja
Filtros
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Estado | Vigente, cumplido, incumplido o anulado. |
| Entidad responsable de pago | Los acuerdos de una sola administradora. |
Columnas
Número, Entidad, Valor total, Cuotas, Estado e Inicio. Haga clic en una fila para abrir el acuerdo.
Los estados de un acuerdo
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Vigente | En curso. Es el único estado en el que se pueden registrar pagos. |
| Cumplido | Todas las cuotas se pagaron. |
| Incumplido | Se declaró que la entidad no pagó lo comprometido. |
| Anulado | Se dejó sin efecto. |
Los botones del encabezado
- Nuevo acuerdo (requiere permiso de crear): registra un acuerdo.
- Vencimientos: lleva a la lista de cuotas próximas a vencer y de acuerdos incumplidos (ver más abajo).
Registrar un acuerdo
En la ventana Registrar acuerdo de pago:
| Campo | Obligatorio | Qué poner |
|---|---|---|
| Entidad responsable de pago | Sí | La administradora que se compromete a pagar. |
| Expediente de conciliación (si aplica) | No | El identificador del expediente del que nace el acuerdo. Déjelo vacío si no viene de una conciliación. |
| Valor total | Sí | Lo que se acordó pagar, mayor que cero. |
| Número de cuotas | Sí | De 1 a 120. |
| Periodicidad | No | Semanal, Quincenal o Mensual. Viene en Mensual. |
| Fecha de inicio | Sí | Ya viene con la fecha de hoy. |
| Observaciones | No | Notas libres. |
Reparte el valor total en partes iguales y ajusta el redondeo en la última cuota. No tiene que calcular nada.
Al registrarlo, la pantalla lo lleva al detalle del acuerdo.
El detalle de un acuerdo
Arriba están el número, la entidad, la periodicidad y el estado. El resumen muestra el Valor total, las Cuotas, el Inicio y lo Pagado a la fecha.
Cuotas
Una tabla con:
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| # | Número de la cuota. |
| Vence | Fecha de vencimiento. |
| Valor | Lo que vale la cuota. |
| Pagado | Lo que se ha pagado. |
| Saldo | Lo que falta. |
| Estado | Pendiente, Pagada, Vencida o Parcial (se pagó una parte). |
Registrar el pago de una cuota
En las cuotas pendientes, vencidas o parciales de un acuerdo vigente aparece el botón Registrar pago (requiere permiso de modificar). La ventana Registrar pago de cuota le recuerda el número de cuota y su saldo pendiente.
| Campo | Obligatorio | Qué poner |
|---|---|---|
| Valor pagado | Sí | Lo que la entidad pagó, mayor que cero. |
| Fecha de pago | No | Si la deja vacía, se toma la de hoy. |
| Observaciones | No | Notas libres. |
Si pagó todo el valor de la cuota, pasa a Pagada; si pagó una parte, queda Parcial y puede registrar el resto después.
Si el valor que escribe supera el saldo pendiente de la cuota, la ventana lo bloquea: muestra un mensaje con el saldo máximo que puede registrar y el botón de guardar queda deshabilitado. Pagar exactamente el saldo sí se permite. Registre en cada cuota solo lo que corresponde a ella.
Marcar incumplido
Si la entidad no pagó lo comprometido, oprima Marcar incumplido (requiere permiso de modificar; solo con el acuerdo vigente). El sistema deja constancia. Las cuotas pendientes no se cierran: siguen apareciendo en la bandeja de vencimientos y cada una cuenta su propia historia. Lo único que cambia es el estado del acuerdo.
Anular
Oprima Anular (requiere permiso de anular), escriba el Motivo de anulación (mínimo 10 caracteres) y confirme. Un acuerdo anulado no admite más pagos.
Vencimientos
Se abre con el botón Vencimientos. Tiene dos bloques y un rango de fechas (Desde y Hasta) que actualiza la lista al cambiarlo:
- Cuotas por vencer: acuerdo, número de cuota, fecha de vencimiento, valor y estado de cada cuota. Haga clic para abrir el acuerdo.
- Acuerdos incumplidos: número, entidad, valor total y cuántas cuotas siguen pendientes.
Es la lista de trabajo de quien hace cobro: qué llamar esta semana y a quién.
Recomendaciones
- Registre cada pago el día que lo recibe. Así los vencimientos reflejan la realidad y no persigue a una entidad que ya pagó.
- Revise Vencimientos con frecuencia, no solo cuando alguien pregunta.
- Marque incumplido solo con evidencia de que la entidad no pagó; es lo que se sostendrá si la discusión sigue.
Así se ve la pantalla
Dirección en el sistema:
/facturacion/conciliacion/acuerdos-pago