Facturación masiva (lotes)
Genera facturas en bloque a partir de cuentas liquidadas de un período, en vez de facturarlas una por una desde Nueva factura. Un lote corre en segundo plano: se lanza y sigue procesando aunque cierres la pantalla.
Acceso
- Menú: Facturación > Facturación electrónica y masiva > Lotes de facturación.
- Ruta:
/facturacion/lotes.
facturacion.lotes es un permiso distinto de facturacion.facturas, a propósito: un lote puede consumir cientos de números de la resolución DIAN de una sola orden, y una IPS normalmente quiere poder conceder esa atribución por separado de facturar de a una en ventanilla.
La bandeja
Columnas: Lote, Estado (con color), Periodo facturado, Avance, Facturado, Creado, Fin. Filtros: Estado, Desde, Hasta.
Se refresca sola cada 5 segundos mientras haya algún lote en curso, y deja de hacerlo cuando ya no queda ninguno.
| Acción | Qué hace | Disponible cuando |
|---|---|---|
| Reintentar | Vuelve a procesar sólo las cuentas que fallaron. | Lote no en curso, con al menos una cuenta fallida. Permiso de modificar. |
| Cancelar | Detiene lo que quedaba pendiente. No anula las facturas que ya alcanzó a emitir. | Lote en curso. Permiso de anular. |
Lanzar un lote
Botón Nuevo lote (permiso de crear). El flujo obliga a previsualizar antes de lanzar, no es un paso opcional.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Periodo desde / hasta | Rango de apertura de las cuentas a incluir. |
| Administradora | Opcional, para acotar a un solo pagador. |
| Ámbito | Urgencias, hospitalización, ambulatorio o promoción y mantenimiento. |
| Resolución DIAN (prefijo) | Obligatoria: define contra qué numeración se va a facturar. |
| Emitir las facturas | Interruptor. Si se apaga, el lote crea las facturas en borrador y no consume numeración todavía. |
| Observaciones |
Cualquier cambio en los criterios invalida la previsualización ya calculada, para no lanzar un lote sobre un conteo que ya quedó viejo.
Previsualización
Muestra Cuentas por facturar, Valor estimado y, si aplica, "Ya en otro lote" (cuentas que cumplen los criterios pero ya están en un lote todavía vivo, y por eso no entran en éste). Avisa si:
- El total supera el tope de 5.000 cuentas por lote.
- La resolución elegida no tiene suficiente numeración disponible para cubrir el lote.
El botón Lanzar lote sólo se habilita si hay al menos una cuenta y no se supera el tope. La confirmación recuerda que cada factura emitida consume un número de la resolución que no se recupera, aunque la factura se anule después.
Detalle del lote
Barra de avance y contadores: Facturadas, Omitidas (cuentas que ya tenían una factura vigente — no es un error), Con error, Facturado ($).
Un bloque "Por qué fallaron" agrupa los errores por causa, en lenguaje de negocio; un clic sobre una causa filtra la tabla de abajo por ella.
La tabla Cuentas del lote (se refresca sola cada 4 segundos mientras el lote sigue en curso) muestra: Cuenta, Resultado (pendiente, procesando, facturado, omitido, fallido o cancelado), Qué pasó, Facturado, Intentos y Procesada. Si el lote terminó con fallos, arranca filtrada en "Con error".
Recomendaciones
- Mirá siempre el "Valor estimado" de la previsualización contra lo que esperás, antes de lanzar. Un desvío grande suele avisar de un filtro mal puesto (ámbito o período equivocado), no de un error del sistema.
- Si el lote avisa numeración insuficiente, no lo lances a medias. Resolvé primero la resolución en Configuraciones > Resoluciones; un lote parcial deja cuentas facturadas y otras no, del mismo período, por una causa administrativa.
- "Cancelar" no deshace lo ya facturado. Si hay que revertir una factura puntual que salió del lote, se anula desde su propio detalle.
Así se ve la pantalla
Dirección en el sistema:
/facturacion/lotes