Expedientes de conciliación

Cuando una entidad glosó facturas, usted respondió y aun así no se ponen de acuerdo, el siguiente paso es sentarse a negociar. El expediente de conciliación es la carpeta donde queda todo ese trámite: qué glosas se discuten, cuánto dinero está en juego, las actas de cada reunión, las gestiones que se hicieron y cómo terminó.

Cómo llegar

En el menú: Facturación > Cartera y conciliación > Expedientes de conciliación.

La bandeja

Filtros

Campo	Para qué sirve
Estado	Abierto, en trámite, acordado, fallido, cerrado o anulado.
Entidad responsable de pago	Los expedientes de una sola administradora.
Abiertos desde / Hasta	Rango de fechas de apertura.

Columnas

Número, Entidad, Abierto (fecha de apertura), Límite, Estado, En disputa (valor que se discute) y Glosas (cuántas glosas incluye). Haga clic en una fila para abrir el expediente.

Los estados de un expediente

Estado	Qué significa
Abierto	Recién creado, todavía sin gestiones.
En trámite	Ya hay gestiones o actas registradas. Pasa solo a este estado cuando se registra el primer seguimiento.
Acordado	Se cerró con un acuerdo con la entidad.
Fallido	Se cerró sin acuerdo.
Cerrado	Trámite finalizado.
Anulado	Se dejó sin efecto antes de cerrarlo.

Un expediente solo admite trabajo mientras está Abierto o En trámite. En los demás estados es solo de consulta.

Abrir un expediente

Oprima Nuevo expediente (requiere permiso de crear). Se abre la ventana Abrir expediente de conciliación.

Campo	Obligatorio	Qué poner
Entidad responsable de pago	Sí	La administradora con la que va a conciliar.
Fecha de apertura	Sí	Ya viene con la fecha de hoy.
Fecha límite	No	Fecha en que espera tener el tema resuelto.
Responsable del expediente	Sí	Ya viene con su usuario. Puede cambiarlo si va a manejarlo otra persona.
Observaciones	No	Notas libres.

Debajo, en Glosas por conciliar, elija las glosas que se van a discutir marcando su casilla. La lista muestra el Número, el Número de la entidad, el Estado y el Saldo vivo (lo que sigue en discusión). Abajo verá el total seleccionado.

Solo se ofrecen las glosas que ya se pueden conciliar

Son las que ya fueron respondidas y quedaron sin acuerdo total (en estado respondida, levantada parcial o definitiva), de la entidad elegida. Las demás siguen su trámite normal en Glosas.

Reglas que el sistema hace cumplir:

• Un expediente se abre con una sola entidad: todas las glosas deben ser de ella.
• Una glosa no puede estar en dos expedientes abiertos a la vez. Si ya está en uno, hay que cerrarlo antes.

Para habilitar Abrir expediente debe haber entidad, fecha de apertura, responsable y al menos una glosa marcada. Al abrirse, la pantalla lo lleva directo al detalle del expediente.

El detalle de un expediente

Arriba están el número, la entidad y el estado. Debajo, el resumen:

Dato	Qué es
En disputa	Valor total que se discute.
Conciliado (avance en actas)	Lo que se ha ido acordando en las reuniones. No es la cifra final: solo se fija al cerrar el expediente.
Ratificado al cierre	Lo que la entidad reconoce pagar, ya definitivo.
Desistido al cierre	Lo que la institución cede, ya definitivo.
Abierto el / Fecha límite	Fechas del expediente.

Después vienen tres bloques: Glosas vinculadas (con su valor en disputa, lo conciliado y el resultado: pendiente, conciliada o fallida), Actas de mesas de trabajo y Seguimiento.

Registrar una acta

El botón Registrar acta (requiere permiso para crear actas; solo en expedientes abiertos o en trámite) abre la ventana Registrar acta de mesa de trabajo.

Campo	Obligatorio	Qué poner
Fecha de la reunión	Sí	Cuándo se reunieron.
Modalidad	No	Presencial o Virtual.
Lugar	No	Sitio o enlace de la reunión.
Asistentes del prestador	No	Nombre y cargo de cada persona de su institución. Use Agregar para más filas. Las filas sin nombre se ignoran.
Asistentes de la entidad	No	Igual, por parte de la administradora.
Qué se acordó	Sí	Lo acordado, con al menos 10 caracteres.
Valor acordado en la reunión	No	Cifra que se pactó.
Firmada el	No	Fecha de firma del acta.
Enlace del documento y Nombre del documento	No	Para dejar referenciado el acta firmada.

Registrar un seguimiento

Cada llamada, correo o gestión queda anotada en el bloque Seguimiento, sin abrir ninguna ventana:

Campo	Obligatorio	Qué poner
Tipo de gestión	Sí	Por ejemplo: llamada, correo, mesa de trabajo.
Nota	Sí	Qué pasó, con al menos 5 caracteres.
Próximo paso	No	Qué sigue.
Fecha del próximo paso	No	Cuándo.

Oprima Registrar seguimiento. Cada entrada muestra su fecha y, si la hay, la línea «Próximo paso». El primer seguimiento pasa el expediente de Abierto a En trámite.

Cerrar el expediente

Es la acción más importante del trámite y no se deshace

Cerrar fija cuánto conserva la institución y cuánto cede. Después no se puede reabrir.

Oprima Cerrar expediente (requiere permiso de modificar). Se abre un panel:

1. En Resultado de la negociación elija:
   • Acordado: hubo acuerdo. Aparece una tabla con cada glosa y su En disputa. En Ratificado escriba cuánto de cada una reconoce la entidad (entre cero y lo que está en disputa). El Desistido se calcula solo: es la diferencia. Abajo verá el Total ratificado y el Total desistido.
   • Fallido: no hubo acuerdo. Todo el valor en disputa queda registrado como desistido por su institución.
2. Escriba las Observaciones del cierre (mínimo 10 caracteres).
3. Oprima Confirmar cierre y acepte el aviso final.

Lo que ocurre con cada glosa al cerrar como Acordado:

Valor ratificado	La glosa queda
Cero	Definitiva (no se paga nada).
Parte de lo que estaba en disputa	Levantada parcial.
Todo lo que estaba en disputa	Levantada total.

En un cierre Fallido nada se ratifica. Tampoco se pierde lo que la glosa ya había reconocido antes de entrar al expediente.

Anular el expediente

Oprima Anular (requiere permiso de anular), escriba el Motivo de anulación (mínimo 10 caracteres) y oprima Confirmar anulación. Solo se puede mientras el expediente está abierto o en trámite.

Recomendaciones

• Registre cada gestión, aunque parezca menor. El seguimiento es la memoria del expediente: quien lo tome después de usted sabrá qué se habló y qué sigue.
• Registre cada acta el mismo día. Es la evidencia de lo acordado si la entidad después lo discute.
• Verifique las cifras antes de cerrar. Es una decisión sobre dinero que no se puede corregir desde el sistema.
• Si el acuerdo incluye pagar por cuotas, regístrelo como Acuerdo de pago y enlácelo al expediente.

Así se ve la pantalla

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