Periodos de capitación
En un contrato por capitación la entidad no le paga por lo que se atendió, sino por la población que se le asignó multiplicada por un valor pactado por persona (el valor per cápita). Un afiliado que nunca vino se cobra igual; uno que consultó doce veces se cobra una sola vez.
El periodo es el recipiente de esa población y el origen de la factura del mes: en él se carga el listado de afiliados, se cierra, se liquida y se genera la factura.
Cómo llegar
En el menú: Facturación > Capitación > Periodos de capitación.
El ciclo de un periodo
| Paso | Qué pasa | Estado |
|---|---|---|
| 1. Abrir | Usted crea el periodo. Se carga y se corrige la población. | Abierto |
| 2. Cerrar | La población queda congelada. Es obligatorio antes de liquidar. | Cerrado |
| 3. Liquidar | Se calcula el valor y se genera la factura en borrador. | Liquidado |
Entre que alguien revisa el listado de afiliados y alguien liquida pueden pasar horas. Si en ese tiempo se cargara una novedad, el total cambiaría sin que quien ya lo aprobó se enterara. Cerrar congela la población y evita esa sorpresa.
En la columna Estado verá además dos avisos que salen de la factura del periodo: Liquidado (factura en borrador) cuando la factura aún no se ha emitido, Facturado cuando ya se emitió, y Liquidado (sin factura vigente) cuando la factura se anuló. «Facturado» no es un paso más del periodo: depende de lo que ocurra con su factura.
Avisos en la parte superior
Si hay periodos cerrados sin liquidar, arriba aparece un recuadro amarillo que los lista: son periodos con la población congelada y sin factura. Es una tarea pendiente.
Filtros
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Estado | Abierto, cerrado, liquidado o anulado. |
| Entidad responsable | Los periodos de una sola administradora. |
| Desde / Hasta | Rango de fechas. |
Columnas
Periodo, Contrato, Entidad responsable, Vigencia, Valor per cápita, Prorrateo, Afiliados, UPC equivalentes, Valor liquidado, Factura y Estado. Las columnas de afiliados, UPC equivalentes y valor liquidado muestran un guion mientras el periodo no tiene población o no se ha liquidado. Puede exportar la lista con el botón de exportar de la tabla.
Abrir un periodo
Oprima el botón de agregar de la tabla; se abre la ventana Abrir periodo de capitación.
| Campo | Obligatorio | Qué poner |
|---|---|---|
| Contrato | Sí | El contrato de capitación. Los contratos capitados aparecen primero. |
| Fecha inicial | Sí | Primer día del periodo. |
| Fecha final | Sí | Último día. No puede ser anterior a la inicial y el periodo no puede superar 366 días. |
| Valor per cápita | No | Lo que se paga por afiliado en el periodo. Si lo deja vacío, el sistema usa el valor registrado en el contrato. Si el contrato tampoco lo tiene, no le dejará abrir el periodo. |
| Prorrateo de novedades | Sí | Cómo se cobra a quien no estuvo el periodo completo. Ver la tabla siguiente. |
| Día de corte | No | Solo aplica al prorrateo «Presencia al día de corte». Un número entre 1 y 31. Si lo deja vacío, se toma el último día del periodo. |
| Observaciones | No | Notas libres. |
Las tres formas de prorratear
Es la decisión más importante del periodo, porque es la que define cuánto se cobra por quien ingresó o se retiró a mitad de mes. Elija la que diga su contrato.
| Forma | Cómo cobra | Ejemplo |
|---|---|---|
| Prorrateo por días activos (recomendada) | Días que estuvo activo ÷ días del periodo. | Quien ingresó el 16 de agosto cobra 16/31 del valor. Es la única forma que la entidad puede recalcular y obtener lo mismo, lo que evita glosas. |
| Presencia al día de corte | Quien está activo ese día cobra el valor completo; quien no, nada. | Se usa en contratos que concilian contra la base de afiliados a una fecha fija. |
| Periodo completo | Todo el listado cobra el valor completo. | Solo si el contrato lo pacta así de forma explícita. Usarlo por comodidad cobraría de más cada novedad del mes. |
Reglas que el sistema le exigirá
- El contrato debe estar habilitado para facturación. Si no lo está, hágalo antes desde Contratación.
- El periodo no puede cruzarse con otro del mismo contrato que no esté anulado. Si se cruzaran, la misma población se facturaría dos veces.
Editar un periodo
Desde el lápiz de la fila puede cambiar el valor per cápita, el prorrateo, el día de corte y las observaciones. El valor per cápita debe ser mayor que cero. Solo se puede editar mientras el periodo está abierto.
Las acciones de cada fila
| Ícono | Acción | Cuándo aparece | Qué hace |
|---|---|---|---|
| Calculadora | Ver la liquidación del periodo | Si el periodo no está anulado | Abre Liquidación de capitación con este periodo ya elegido. |
| Grupo de personas | Ver la población capitada del periodo | Siempre | Abre Población capitada con este periodo. |
| Candado cerrado | Cerrar | Periodo abierto | Congela la población. Antes de cerrar el sistema le pide confirmación. |
| Candado abierto | Reabrir | Periodo cerrado o liquidado | Vuelve a admitir novedades y borra los totales de la liquidación anterior. |
| Prohibido | Anular el periodo | Si no está anulado | Pide un motivo y deja el periodo sin efecto. |
Cerrar
- El periodo debe tener población cargada; si no, el sistema no lo cierra y le pide cargarla primero.
- Después de cerrar ya no se pueden cargar novedades ni excluir afiliados. Si necesita corregir, reabra el periodo.
Reabrir
Si el periodo ya tiene una factura vigente, el sistema no permite reabrirlo: primero hay que anular esa factura.
Anular
Escriba el motivo de la anulación (mínimo 5 caracteres) y oprima Anular periodo. La población que ya se cargó no se borra: queda como evidencia de lo que envió la entidad. Si el periodo tiene una factura vigente, primero anúlela; y si la DIAN ya la aceptó, corríjala con una nota crédito.
Recomendaciones
- Abra el periodo con las fechas del contrato, no con las del mes por costumbre: un contrato que rige del 15 al 14 debe abrirse así.
- Revise la liquidación antes de cerrar. La previsualización funciona con el periodo abierto justamente para que decida si el listado está completo.
- No deje periodos cerrados sin liquidar. Son población congelada sin factura, es decir, dinero que la institución aún no cobra.
Así se ve la pantalla
Dirección en el sistema:
/facturacion/capitacion/periodos