Respuestas a glosas
Aquí se sustentan las glosas que la entidad le notificó: por cada servicio objetado se decide si se defiende o se acepta. Es una pantalla aparte de Glosas recibidas porque aceptar una glosa es renunciar a cobrar, y esa decisión tiene su propio permiso.
Cómo llegar
En el menú: Facturación > Glosas y devoluciones > Respuestas a glosas.
La bandeja de pendientes
Lista solo las glosas que están Registradas, es decir, las que todavía no se han respondido. Al entrar, la casilla Sólo las que ya vencieron viene marcada, y un aviso lo explica:
Ese valor no se vuelve a cobrar. Por eso la bandeja arranca mostrando lo más urgente. Desmarque la casilla para ver también las que todavía están en plazo.
Filtros
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Entidad responsable de pago | Solo las de una administradora. |
| Concepto de la objeción | Solo las de un grupo de causas (facturación, tarifas, soportes…). |
| Notificadas desde / Hasta | Rango de la fecha de notificación. |
| Sólo las que ya vencieron | Las que ya pasaron su fecha límite. |
Columnas
Número, Número de la entidad, Entidad, Notificada, Vence, Plazo, Estado, Objetado, Ítems y la alerta Fuera de plazo. Haga clic en una fila para abrir la pantalla de respuesta.
Responder una glosa
La pantalla muestra arriba el número de la glosa, la entidad, el estado y un resumen: la factura objetada, cuándo fue notificada, la fecha límite para responder, el plazo que queda, el valor objetado y cuántos servicios objetados hay.
Avisos
- Si la glosa ya no admite respuesta (porque no está en estado Registrada), los campos quedan solo de consulta: se ve lo que se sustentó y lo que se aceptó. Si la entidad formula hechos nuevos, se registran como una glosa aparte.
- Si la entidad formuló la glosa fuera de su propio plazo, un aviso le pide dejarlo dicho en la sustentación: es lo que sostiene el reclamo sobre la factura completa.
Servicio por servicio
En la tabla Servicios objetados, cada fila tiene:
| Columna | Qué muestra o qué hacer |
|---|---|
| Documento del paciente y Consecutivo | Identifican el servicio glosado. |
| Causa de la objeción | El código y la descripción de la causal, más la observación de la entidad si la dejó. |
| Valor objetado | Lo que la entidad glosó de ese servicio. |
| Sustentación | Escriba su respuesta: por qué el cobro procede. Mínimo 10 caracteres, máximo 4.000. |
| Valor que se acepta | Si acepta parte o todo el valor, escríbalo aquí. No puede superar el valor objetado. |
Deje el valor en cero (o vacío) si defiende el cobro completo del servicio.
Reglas al llenar
- Solo se envían los renglones con sustentación escrita. Puede dejar en blanco los que no vaya a responder.
- Si escribe un valor que se acepta, debe escribir también la sustentación de ese renglón, o el sistema no lo enviará.
- Si la sustentación tiene menos de 10 caracteres, verá el aviso «Escriba al menos 10 caracteres.»
Resumen antes de enviar
Debajo de la tabla verá tres cifras: los Renglones diligenciados (por ejemplo, «3 de 5»), el Valor que se acepta y el Valor que se sigue defendiendo. Si va a aceptar algo, aparece el recuadro Va a aceptar parte de lo objetado:
Ese valor sale de la cartera y no se vuelve a facturar. Verifique renglón por renglón antes de enviar.
Enviar
Oprima Enviar respuesta (requiere permiso de modificar). Al enviar, la glosa completa queda en estado «Respondida» y no admite una segunda respuesta. Termine de estudiar todos los servicios que le falten antes de continuar.
Después de enviar, la glosa queda pendiente de lo que decida la entidad.
Recomendaciones
- La sustentación no es un trámite: es lo único que puede revertir la glosa. Un texto genérico («no procede») vale lo mismo que no responder. Cite la causa, el soporte y el hecho.
- Si la entidad formuló fuera de plazo, dígalo. Es un argumento que solo funciona si queda escrito.
- Envíe la respuesta completa de una vez, porque no hay segunda oportunidad sobre la misma glosa.
Así se ve la pantalla
Dirección en el sistema:
/facturacion/glosas/respuestas