Devoluciones de factura
Una devolución es cuando la entidad rechaza la factura completa, no servicios puntuales. Tiene su propia pantalla y su propio plazo: cinco días hábiles para responder, no los quince de una glosa. Mezclarlas en una sola bandeja haría que un vencimiento de cinco días se leyera con la urgencia de uno de quince, y ese es justo el error que puede costar la factura entera.
Cómo llegar
En el menú: Facturación > Glosas y devoluciones > Devoluciones de factura.
La bandeja
Filtros
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Estado | Ver las devoluciones en un estado (ver la tabla siguiente). |
| Entidad responsable de pago | Solo las de una administradora. |
| Notificadas desde / Hasta | Rango de la fecha de notificación. |
| Sólo con el plazo vencido | Las que ya pasaron su fecha límite de respuesta. |
Columnas
Número, Número de la entidad, Causa (código), Notificada, Vence, Plazo, Estado, Valor devuelto y una alerta de fuera de plazo cuando aplica. Haga clic en una fila para abrir la devolución.
Los estados de una devolución
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Registrada | Recibida, pendiente de que usted responda. |
| Respondida | Usted ya respondió; le toca a la entidad pronunciarse. |
| Aceptada por nosotros | Usted aceptó la devolución: la factura se pierde. |
| Respuesta aceptada | La entidad aceptó su respuesta: la factura vuelve al trámite normal. |
| Reiterada | La entidad insistió en la devolución tras leer su respuesta. |
| Injustificada | La entidad no se pronunció a tiempo: la devolución no procede y la factura vuelve al trámite. |
| Anulada | Se dejó sin efecto. |
Las etiquetas dicen quién aceptó, a propósito: «aceptada» a secas no permitía saber si la factura murió o volvió al trámite.
Registrar una devolución
Oprima el botón de registrar de la bandeja (requiere permiso de crear). Se abre Registrar devolución de factura.
Una devolución rechaza la factura completa. Si la entidad solo objeta algunos servicios, regístrelo como glosa.
| Campo | Obligatorio | Qué poner |
|---|---|---|
| Entidad responsable de pago | Sí | La administradora que devolvió. |
| Identificador de la factura devuelta | Sí | La factura rechazada. |
| Número de devolución de la entidad | Sí | El número con el que la entidad identifica su devolución. |
| Fecha de notificación | Sí | Cuándo se la notificaron. Desde esta fecha corren los cinco días hábiles para responder. |
| Causa de la devolución | Sí | Una de las causas del grupo de devoluciones del catálogo (ver Causales del manual). |
| Observación de la entidad | No | Lo que escribió la entidad. |
| Observaciones internas | No | Notas para su equipo. |
El detalle de una devolución
Arriba están el número, el número de la entidad y el estado. El resumen muestra el valor devuelto, la causa con su descripción, cuándo fue notificada, el plazo para responder, cuándo fue respondida y cuándo fue radicada. Más abajo, Lo que dijo la entidad, Respuesta del prestador y las observaciones internas.
Avisos que puede ver
- La entidad devolvió fuera de su plazo. Déjelo dicho en la respuesta: es lo que sostiene que la devolución no procede.
- El plazo de la entidad ya corrió. Aparece cuando usted respondió hace cinco días o más y la entidad no se ha pronunciado. Si no lo hace dentro de su plazo, la devolución queda injustificada y la factura vuelve al trámite: verifíquelo y déjelo registrado con Marcar injustificada.
- El plazo para responder venció. Responder sigue siendo posible y sigue siendo lo que corresponde: sin respuesta no hay nada que la entidad tenga que decidir.
- La factura se dio por perdida. Aparece cuando aceptó la devolución: expida la nota crédito que anula la factura devuelta si todavía no lo ha hecho.
Las acciones
Cada botón solo se habilita en el estado en que tiene sentido.
| Botón | Cuándo se habilita | Qué hace |
|---|---|---|
| Responder | Registrada | Abre el panel Respuesta a la entidad. Escriba la respuesta (mínimo 10 caracteres, máximo 4.000) y oprima Enviar respuesta. La devolución pasa a Respondida. |
| Marcar injustificada | Registrada o respondida | Deja constancia de que la entidad no se pronunció a tiempo y la devolución no procede. La factura vuelve al trámite. Verifique las fechas antes de confirmar: es lo que se sostendrá en una conciliación. |
| Registrar reiteración | Respondida | Úsela solo cuando la entidad haya insistido en la devolución después de leer su respuesta. El trámite queda cerrado y lo que siga se discute en conciliación. |
| La entidad aceptó la respuesta | Respondida | La entidad reconoció que su respuesta era correcta. La factura vuelve al trámite normal de pago. |
| Aceptar la devolución | Registrada | Usted reconoce que la devolución es correcta. La factura se da por perdida; queda pendiente expedir la nota crédito. No se puede deshacer. |
| Anular | Registrada o respondida | Pide un Motivo de anulación (mínimo 10 caracteres) y deja la devolución sin efecto. |
Si un botón no aparece, es porque su perfil no tiene ese permiso: consulte con quien administra los permisos de su institución.
Las dos aceptaciones están en botones distintos y con etiquetas que dicen quién acepta: una pierde la factura y la otra la recupera. Lea bien el botón antes de oprimirlo.
Plazos
Según la Resolución 2284 de 2023 (artículo 6), todos en días hábiles:
| Quién | Qué hace | Plazo |
|---|---|---|
| Entidad | Devuelve la factura | 5 días hábiles desde la radicación |
| Prestador | Responde la devolución | 5 días hábiles |
| Entidad | Acepta la respuesta o reitera la devolución | 5 días hábiles |
Corre en paralelo con el plazo de las glosas de la misma factura. Vea el detalle en Glosas recibidas.
Recomendaciones
- Registre la devolución el día que llega. Son solo cinco días hábiles y el reloj corre desde la notificación.
- Responda aunque el plazo haya vencido. Sin respuesta no hay nada que la entidad tenga que decidir.
- Revise las devoluciones respondidas cada semana: si la entidad dejó pasar su plazo, marcar la devolución como injustificada es lo que recupera la factura.
Así se ve la pantalla
Dirección en el sistema:
/facturacion/glosas/devoluciones