Plazos de radicación
Aquí se configura, por entidad responsable de pago, en cuántos días se debe radicar, en cuántos días debe responder la entidad y qué soportes exige. Con esos datos el sistema calcula el "Plazo para radicar" que se ve en los cortes de facturación y las fechas límite de las radicaciones.
Acceso
- Menú: Facturación > Configuraciones > Plazos de radicación.
- Ruta:
/facturacion/radicacion/plazos.
Por qué existe y por qué la pantalla no cita ninguna norma
Los plazos del trámite salen de varias normas a la vez, algunas en transición, y además cada contrato con cada entidad puede pactar lo suyo. Por eso el sistema no da por cierto un número: usted configura los días que su institución pactó, y el sistema calcula las fechas con ellos. Esta pantalla no es un respaldo legal; confirme los plazos con el área jurídica o con el contrato de cada entidad.
Cómo se elige qué plazo aplica
El sistema busca en este orden y usa el primero que encuentre:
- La fila de esa entidad: lo pactado en su contrato.
- La fila "Todas (valor por defecto)": la política general de la institución.
- Los valores de arranque del sistema: 22 días para radicar y 20 días de respuesta, contados en días hábiles. Están para que el módulo funcione desde el primer día, y son un punto de partida, no una afirmación normativa.
Por eso la tabla puede estar vacía y el módulo sigue funcionando. Si lo está, un aviso lo dice y recomienda registrar al menos la configuración por defecto de la institución, para que las fechas límite reflejen lo que ustedes pactaron.
Columnas
Entidad responsable de pago, Días para radicar, Días de respuesta, Conteo, Soportes exigidos, Observaciones y las acciones de la fila. Se puede exportar.
Crear una configuración
Botón para agregar (ventana Nueva configuración de plazos):
| Campo | Obligatorio | Qué poner |
|---|---|---|
| Entidad responsable de pago | No | La entidad a la que aplica. Déjela en Todas (valor por defecto) para la política general. |
| Días para radicar | Sí | Entero entre 1 y 365. Viene en 22. Es el margen desde que la factura queda expedida ante la DIAN hasta radicarla en la entidad. |
| Días de respuesta | Sí | Entero entre 1 y 365. Viene en 20. Es el tiempo que tiene la entidad para responder (por ejemplo, formular glosas) desde la radicación. |
| Conteo de los días | Sí | Días hábiles (viene así) o Días calendario. |
| Soportes exigidos | No | Se eligen de una lista: factura electrónica de venta, RIPS, epicrisis, descripción quirúrgica, autorización de servicios y otros habituales, cada uno con su código. |
| Observaciones | No | Hasta 1.000 caracteres. Por ejemplo, condiciones particulares del contrato. |
| Activo | No | Viene activado. |
Editar y eliminar
Desde la fila puede editar todos los campos excepto la entidad: mover una configuración de una entidad a otra reescribiría los plazos de ambas sin dejar rastro. Si la entidad es otra, cree una configuración nueva.
Eliminar quita la parametrización. Los cortes y las radicaciones ya cerrados conservan el plazo con el que se evaluaron y no cambian.
Recomendaciones
- Cargue primero la fila por defecto y después las excepciones por entidad. Así ninguna entidad queda sin plazo.
- Recuerde que el plazo para radicar corre desde que la factura se expide ante la DIAN, no desde que se cierra el corte. Cerrar tarde acorta el margen real.
- Revise los soportes exigidos de cada entidad al cambiar de contrato. La lista de chequeo de la radicación parte de ellos.
Así se ve la pantalla
Dirección en el sistema:
/facturacion/radicacion/plazos