Interfaces contables
Convierte en comprobantes contables los documentos que ya existen en otros módulos: las facturas de venta, las notas crédito y débito y los recibos de caja y pagos de administradoras. Es el puente entre Facturación y la contabilidad: usted elige el origen y un rango de fechas, y el sistema arma el asiento de cada documento según las Reglas de interfaz.
A diferencia de un comprobante digitado, los comprobantes que genera la interfaz quedan contabilizados directamente (con su número), no en borrador.
Acceso
- Menú: Comprobantes > Interfaces contables.
- Ruta:
/contabilidad/interfaces.
El botón Contabilizar pendientes se oculta si su perfil no tiene permiso de crear sobre esta pantalla.
Seleccionar qué contabilizar
Los tres campos siguientes definen tanto el resumen superior como el historial de la tabla.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Origen | Facturas de venta, Notas crédito/débito o Recibos de caja y pagos de administradoras. Viene con Facturas de venta. |
| Desde | Primer día del rango. Viene con el primer día del mes actual. |
| Hasta | Último día del rango. Viene con la fecha de hoy. No puede ser anterior a Desde. |
Qué documentos entran:
- Facturas de venta: facturas emitidas, enviadas, aceptadas o pagadas, con fecha de emisión en el rango. Los borradores y las anuladas no entran.
- Notas crédito/débito: las notas emitidas, enviadas, aceptadas o pagadas, con fecha de emisión en el rango.
- Recibos de caja y pagos de administradoras: los recibos de pago no anulados y los pagos recibidos no anulados, del rango.
Resumen de pendientes
| Dato | Qué significa |
|---|---|
| Documentos | Documentos del origen y rango elegidos. |
| Contabilizados | Los que ya tienen su comprobante. |
| Pendientes | Los que faltan por contabilizar. |
Contabilizar pendientes
- Elija el origen y el rango.
- Oprima Contabilizar pendientes. El botón está deshabilitado, con una explicación, si el rango no es válido, si todavía se están consultando los pendientes o si no hay pendientes.
- Confirme en la ventana ¿Desea contabilizar N documento(s) pendientes de …?.
- Al terminar, la pantalla informa los documentos procesados, los comprobantes generados y el estado de la ejecución. Si hubo errores, se abre Resultado de la ejecución con la lista Errores por documento (cada documento y su causa).
Cada ejecución procesa hasta 500 documentos. Si quedaron más, la pantalla avisa Quedaron documentos sin procesar: ejecute la contabilización de nuevo; repita la ejecución hasta que Pendientes llegue a cero.
Un documento no se contabiliza dos veces. Ejecutar de nuevo el mismo rango solo toma lo que falta. Si anula el comprobante generado, el documento queda otra vez como pendiente.
Las causas de error más comunes son: falta una regla de interfaz o una cuenta para algún concepto del documento, y que la fecha del documento cae en un periodo cerrado. Un documento con error no se contabiliza y los demás sí.
El historial de ejecuciones
La tabla Ejecuciones lista las ejecuciones del origen elegido, de la más reciente a la más antigua. Búsqueda y exportación están desactivadas; la actualización y la paginación (20 por página) funcionan como en Cómo trabajar con los listados.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Origen | El origen ejecutado. |
| Periodo | El rango, de la fecha inicial a la final. |
| Estado | En proceso, Completada (sin errores), Con errores (algunos documentos se contabilizaron y otros no) o Fallida (ninguno se contabilizó). |
| Documentos | Documentos procesados. |
| Comprobantes | Comprobantes generados. |
| Errores | Cantidad de documentos con error. |
| Inicio | Fecha y hora de la ejecución. |
La acción Ver errores (solo en filas con errores) abre el detalle de los documentos que fallaron.
Recomendaciones
- Configure las reglas antes de ejecutar: sin regla para un concepto (cuenta por cobrar, ingreso, IVA, copago…), los documentos fallarán uno por uno. Revise Reglas de interfaz y Configuración contable.
- Contabilice por rangos cortos (una semana o un mes) y revise el resultado antes de pasar al siguiente.
- Contabilice antes de cerrar el mes: una vez el periodo está cerrado, los documentos con fecha en él ya no se podrán contabilizar sin reabrirlo. El panel del Dashboard muestra cuántas facturas están por causar.
Evidencia visual
Captura pendiente.