Introducción al módulo de Contabilidad
Contabilidad es el módulo donde el movimiento de dinero de la institución queda registrado en partida doble: cada hecho económico —una factura emitida, un pago recibido, la nómina del mes, un ajuste— se expresa como un comprobante con débitos y créditos que suman exactamente lo mismo. A partir de esos comprobantes el módulo produce los libros oficiales, los estados financieros, el informe de impuestos y la información exógena, y permite cerrar los periodos para que lo ya reportado no cambie.
Los comprobantes llegan por tres caminos: usted los digita (notas contables, ajustes, apertura), el módulo de Facturación los genera cuando usted ejecuta la interfaz contable, y el módulo de Nómina también genera los suyos (aparecen con origen Nómina o Liquidación de contrato). Todos terminan en el mismo lugar: la pantalla Comprobantes.
El flujo completo
Configuraciones (una vez)
Plan de cuentas · Terceros · Centros de costo · Tipos de comprobante
Impuestos · Reglas de interfaz · Configuración contable
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Comprobantes ──────────────┬──────────────────────────┐
(digitados: borrador) │ │
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│ Interfaces contables Nómina y otros módulos
│ (desde Facturación) (generan sus comprobantes)
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Contabilizar comprobantes └────────► contabilizados ◄┘
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Libros · Estados financieros · Impuestos · Información exógena
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Cierre de periodos (mensual) ──► Cierre anual
Estados de un comprobante
| Estado | Qué significa | Qué se puede hacer |
|---|---|---|
| Borrador | Está guardado pero todavía no es contabilidad. No tiene número, no aparece en ningún libro ni estado financiero y puede estar descuadrado. | Editarlo, contabilizarlo, anularlo o eliminarlo (es el único estado que se puede eliminar). |
| Contabilizado | Quedó registrado: recibió su número consecutivo y suma en los libros, balances, estados e informes. | Solo consultarlo y, si es necesario, anularlo (ver abajo). No se edita. |
| Anulado | Dejó de contar. Conserva el motivo de anulación. | Solo consultarlo. |
El número del comprobante (por ejemplo FV-000015) se asigna al contabilizar, no al guardar el borrador: un borrador aparece como Sin número. Según el tipo de comprobante, la numeración reinicia cada año o es continua (ver Tipos de comprobante).
Partida doble y cuadre
- Cada línea de un comprobante lleva valor en Débito o en Crédito, nunca en ambos ni en ninguno, y con un máximo de dos decimales.
- Para contabilizar, la suma de los débitos debe ser exactamente igual a la suma de los créditos: no existe tolerancia, ni siquiera de un centavo. Un borrador sí se puede guardar descuadrado, pero no se puede contabilizar.
- Las cuentas usadas deben ser auxiliares y activas. Si la cuenta exige tercero, centro de costo o base, la línea debe traerlos.
- En el balance de prueba, el estado de situación financiera y el panel, la pantalla le avisa cuando la suma no cuadra; si ocurre, revise comprobantes y configuración antes de reportar.
Periodos abiertos y cerrados
La contabilidad se organiza por periodos mensuales (más un periodo especial para el cierre anual). Un periodo puede estar Abierto o Cerrado:
| Si el periodo está... | Efecto |
|---|---|
| Abierto | Se pueden crear, contabilizar y anular comprobantes con fecha dentro de él. |
| Cerrado | No se puede crear ni contabilizar ningún comprobante con fecha dentro de ese mes. Un comprobante ya contabilizado en un periodo cerrado no se modifica: si hay que deshacerlo, la anulación genera una reversa con fecha de hoy. |
Para cerrar un mes no puede quedar ningún comprobante en borrador dentro de él. Un periodo cerrado se puede reabrir indicando un motivo. Los detalles están en Cierre de periodos.
Qué se puede deshacer y qué no
| Acción | ¿Se puede deshacer? |
|---|---|
| Guardar un borrador | Sí: se edita o se elimina. |
| Eliminar un borrador | No. Desaparece sin dejar rastro. |
| Contabilizar un comprobante | No se "des-contabiliza": se anula. Si el periodo está abierto, el comprobante pasa a Anulado y deja de sumar. Si el periodo está cerrado, el original queda contabilizado y se crea una reversa (un comprobante con las líneas invertidas, fecha de hoy y en un periodo abierto). |
| Anular | No se puede volver a activar un comprobante anulado. Si quedó mal anulado, se registra uno nuevo. |
| Cerrar un periodo | Sí: se reabre con un motivo. |
| Generar el comprobante de cierre anual | Sí: Revertir cierre con un motivo. |
| Contabilizar documentos desde Interfaces contables | Cada documento se contabiliza una sola vez; si el comprobante se anula, el documento queda libre para volver a contabilizarse. |
Mapa del módulo
| Grupo del menú | Contenido | Página |
|---|---|---|
| Dashboard | Resultado, situación financiera, cartera, impuestos y cumplimiento de cierres. | Dashboard de contabilidad |
| Comprobantes | Comprobantes, contabilización de borradores e interfaz con Facturación. | Comprobantes, Contabilizar comprobantes, Interfaces contables |
| Libros | Libro diario, libro mayor y balances, auxiliares y balance de prueba. | Libros |
| Estados financieros | Estado de situación financiera y estado de resultados. | Estados financieros |
| Impuestos | Informe de impuestos con certificados de retención, e información exógena. | Informe de impuestos, Información exógena |
| Cierres | Cierre y reapertura de periodos, y cierre anual. | Cierre de periodos |
| Configuraciones | Los catálogos y parámetros que alimentan todo lo anterior. | Configuraciones |
Orden recomendado de puesta en marcha
| Paso | Qué se hace | Por qué va aquí |
|---|---|---|
| 1 | Cargar el Plan de cuentas (puede importarse del catálogo). | Sin cuentas no hay dónde registrar nada. |
| 2 | Cargar los Tipos de comprobante. | Todo comprobante pertenece a un tipo. |
| 3 | Crear los Terceros y los Centros de costo. | Muchas cuentas exigen tercero o centro de costo. |
| 4 | Definir Impuestos y retenciones. | Con ellos se calculan las líneas de impuesto de un comprobante. |
| 5 | Completar la Configuración contable. | Define los tipos de comprobante de la interfaz y las cuentas de cierre anual. |
| 6 | Crear las Reglas de interfaz. | Sin reglas, los documentos de Facturación no se pueden contabilizar. |
| 7 | Operar: comprobantes, Interfaces contables y contabilización. | Aquí nace la contabilidad. |
| 8 | Consultar libros y estados, y al terminar el mes cerrar el periodo. | Lo reportado queda protegido contra cambios. |
Recomendaciones
- Contabilice por periodos ordenados. Cierre un mes solo cuando sus borradores estén resueltos y los libros revisados.
- Antes de cerrar, revise el Balance de prueba. Si el aviso dice que no cuadra, corrija antes de cerrar.
- Prefiera anular a eliminar cuando el comprobante ya está contabilizado: la anulación deja trazabilidad (motivo, fecha, reversa).
Evidencia visual
Captura pendiente.