Introducción al módulo de Nómina
Nómina convierte los contratos y las novedades de los empleados en lo que la institución les paga, lo que descuenta, lo que debe aportar a la seguridad social y lo que debe reconocer en su contabilidad. Cubre el ciclo completo: crear el periodo, registrar novedades, liquidar, aprobar, contabilizar y entregar los desprendibles; además, la liquidación definitiva de los contratos que terminan, la planilla PILA, las prestaciones sociales, la retención en la fuente y los documentos de nómina electrónica.
Importante: Nómina no crea empleados ni contratos. Liquida a quienes ya tienen un contrato vigente registrado en Talento humano, y las ausencias aprobadas allí (vacaciones, incapacidades, licencias) entran solas al liquidar. Los asientos de la nómina se registran en Contabilidad. Si un dato del empleado, del contrato o de una cuenta contable está mal, el origen está en esos módulos, no en estas pantallas.
El ciclo de un periodo
Nuevo periodo (Abierto)
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├── Novedades / Deducciones recurrentes
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Liquidar nómina ──► (Liquidado) ◄── se puede Re-liquidar
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Aprobar nómina ───► (Aprobado) ◄── se puede Desaprobar
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Contabilizar ─────► (Contabilizado) ◄── se puede Revertir contabilización
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Cerrar periodo ───► (Cerrado)
Una vez el periodo está Aprobado o más adelante, su información queda "en firme" y alimenta el resto del módulo: la Planilla PILA, los Documentos DIAN, los Informes y el Dashboard. Antes de eso, los desprendibles existen pero todavía pueden cambiar.
Estados del periodo
| Estado | Qué significa | Qué se puede hacer |
|---|---|---|
| Abierto | Recién creado, sin cálculos. Admite novedades. | Liquidar, anular. |
| Liquidado | Ya tiene desprendibles calculados. Admite novedades y recálculo. | Re-liquidar, aprobar, anular. |
| Aprobado | Revisado y aceptado. Ya no admite novedades. | Desaprobar (vuelve a Liquidado), contabilizar. |
| Contabilizado | Ya tiene su comprobante contable. | Revertir la contabilización (vuelve a Aprobado), cerrar. |
| Cerrado | Terminado. No admite más cambios. | Nada. |
| Anulado | Descartado. | Nada. |
Qué se puede deshacer y qué no
| Acción | ¿Se deshace? | Cómo |
|---|---|---|
| Liquidar | Sí, mientras no esté aprobado | Re-liquidar borra los desprendibles y los vuelve a calcular. |
| Aprobar | Sí | Desaprobar devuelve el periodo a Liquidado y revierte lo que la aprobación hizo (novedades, cuotas de deducciones, consolidado de prestaciones). |
| Contabilizar | Sí | Revertir contabilización, con un motivo obligatorio. Anula el comprobante y el periodo vuelve a Aprobado. |
| Cerrar | No | Un periodo cerrado ya no admite cambios. |
| Anular | No | Solo desde Abierto o Liquidado. Borra los desprendibles; las novedades manuales quedan libres. |
Quién hace cada paso
Liquidar, aprobar y contabilizar son permisos distintos del perfil, a propósito: una institución normalmente quiere que quien calcula la nómina no sea quien la aprueba ni quien la contabiliza. Los botones solo aparecen si el perfil tiene el permiso correspondiente.
| Paso | Pantalla | Permiso que se necesita |
|---|---|---|
| Crear, cerrar y anular periodos | Periodos de nómina | Crear, modificar y anular, respectivamente |
| Liquidar y re-liquidar | Liquidar nómina | Modificar |
| Aprobar y desaprobar | Aprobar nómina | Modificar |
| Contabilizar | Contabilizar nómina | Modificar |
| Revertir la contabilización | Contabilizar nómina | Anular |
La separación es por permiso, no por persona: el sistema no impide que una misma persona liquide y apruebe si su perfil tiene ambos permisos. Si la institución necesita esa separación, debe repartir los permisos entre perfiles distintos.
Las pantallas del módulo
| Grupo del menú | Pantallas |
|---|---|
| Dashboard | Dashboard |
| Liquidación | Periodos de nómina, Novedades, Deducciones recurrentes, Liquidar nómina, Aprobar nómina, Contabilizar nómina, Desprendibles de pago |
| Retiros | Liquidación de contratos, Aprobar liquidaciones de contrato |
| Seguridad social y prestaciones | Planilla PILA, Prestaciones sociales, Retención en la fuente |
| Nómina electrónica | Documentos DIAN |
| Informes | Informes de nómina |
| Configuraciones | Conceptos de nómina, Parámetros legales, Configuración de nómina |
Antes de la primera nómina
- Configuración de nómina: revise la configuración general (aportante PILA, ARL, caja de compensación, periodicidad, tipo de comprobante y centro de costo).
- Conceptos de nómina: los conceptos estándar vienen listos, pero para contabilizar cada concepto necesita sus cuentas contables. Sin ellas, el periodo se liquida y se aprueba, pero no se puede contabilizar. Vea Conceptos de nómina.
- Parámetros legales: son de solo consulta. Verifique en Parámetros legales que la vigencia aplicable esté cargada; si no lo está, el cálculo no se puede hacer.
- Empleados y contratos vigentes en Talento humano.
Lo que aún no está disponible
- Nómina electrónica: el envío a la DIAN hoy es simulado y el XML que se descarga no está firmado. Vea Documentos DIAN.
- Parámetros legales: los valores de 2026 pueden estar marcados como Pendiente de verificar. Revíselos antes de confiar en una liquidación real.
Evidencia visual
Captura pendiente.