Conceptos de nómina
El catálogo de los conceptos con que se arma un desprendible: devengos (salario, extras, auxilios), deducciones (salud, pensión, retención, libranzas), aportes del empleador y provisiones. Cada concepto define cómo se calcula, sobre qué bases cuenta y, lo más importante para la contabilidad, a qué cuentas se contabiliza.
Acceso
- Menú: Configuraciones > Conceptos de nómina.
- Ruta:
/nomina/configuraciones/conceptos.
La tabla
Columnas: Código, Nombre, Tipo (Devengo, Deducción, Aporte del empleador, Provisión o Informativo, con color), Clase, Cálculo, Origen (Estándar o Propio), Activo y Acciones.
Filtros: Tipo y Estado (Todos, Activos, Inactivos). La tabla tiene búsqueda libre. La paginación y Actualizar funcionan como en Cómo trabajar con los listados; esta pantalla no se exporta.
Los conceptos Estándar vienen con la aplicación (salario, horas extra, auxilio de transporte, salud, pensión, ARL, prima, cesantías, etc.). Los Propios los crea la institución.
Crear un registro
El botón Nuevo concepto abre la ventana Nuevo concepto (permiso de crear). Con Importar del catálogo se traen de una vez los conceptos del catálogo general que la institución todavía no tiene.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código * | Hasta 20 caracteres. Debe ser único. En un concepto estándar no se puede cambiar. |
| Nombre * | Hasta 150 caracteres. |
| Tipo * | Devengo, Deducción, Aporte del empleador, Provisión o Informativo. En un concepto estándar no se puede cambiar. |
| Clase * | Lo que el motor de cálculo reconoce: por ejemplo Salario, Hora extra diurna, Auxilio de transporte, Incapacidad por enfermedad general, Prima de servicios, Salud del empleado, Retención en la fuente, Libranza, Provisión de cesantías. En un concepto estándar no se puede cambiar. |
| Forma de cálculo | Calculado por el sistema, Valor fijo, Porcentaje del salario, Por horas, Por días o Manual. Es lo que define qué datos pide una novedad con este concepto. |
| Tercero | A quién se le debe el valor al contabilizar: Empleado, EPS, Fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación, ICBF, SENA, DIAN o Entidad externa. |
| Factor, Porcentaje, Valor fijo | Parámetros de cálculo, según la forma de cálculo elegida. |
| Código en nómina electrónica | El código que usa el documento de nómina electrónica para este concepto. |
| Orden | Posición del concepto en el desprendible (0 a 100000). |
| Buscar cuenta contable | Caja de búsqueda por código o nombre de cuenta, para llenar los dos campos siguientes. |
| Cuenta débito / Cuenta crédito | Las cuentas con que se contabiliza el concepto. Solo se ofrecen cuentas auxiliares (de movimiento) activas. Si no hay cuenta, el concepto no se puede contabilizar. |
| Es salarial, Base de seguridad social, Base de prestaciones, Base de vacaciones, Base de retención | Casillas que indican en qué bases cuenta el concepto. |
| Aparece en el desprendible | Si está desmarcada, el concepto se calcula pero no se lista en el desprendible. |
| Activo | Un concepto inactivo no se ofrece ni se usa en nuevas liquidaciones. |
Si el módulo de Contabilidad no responde, las listas de cuentas quedan vacías y el concepto puede guardarse igual; la cuenta se asigna después.
Editar y eliminar
- Editar concepto (permiso de modificar) abre la misma ventana. En un concepto Estándar el código, el tipo y la clase están bloqueados.
- Eliminar concepto (permiso de eliminar, con confirmación) no está disponible para los estándar. Si el concepto ya aparece en desprendibles, no se borra: queda inactivo y el sistema lo avisa. Para los estándar, use el campo Activo.
Recomendaciones
- Asigne las cuentas de todos los conceptos antes de contabilizar el primer periodo. Es la configuración que más a menudo bloquea Contabilizar nómina.
- No cambie las casillas de base de un concepto estándar sin consultar a su contador: modifican el IBC, las prestaciones y la retención de todos los empleados.
- Use conceptos propios para pagos y descuentos de la institución (bonificaciones, convenios) y deje los estándar tal como vienen.
- Complete el código de nómina electrónica de los conceptos que la DIAN exige reportar.
Evidencia visual
Captura pendiente.