Contabilizar nómina
Genera el comprobante contable de un periodo aprobado: el gasto de personal, las cuentas por pagar a empleados, a las entidades de seguridad social y a la DIAN. El comprobante queda registrado en Contabilidad.
Acceso
- Menú: Liquidación > Contabilizar nómina.
- Ruta:
/nomina/contabilizacion.
La tabla
Lista los periodos Aprobados (listos para contabilizar) y Contabilizados. Columnas: Periodo, Estado, Fecha de pago y Neto a pagar. Al hacer clic en una fila, o con la acción Ver asiento al final de la fila, se muestra debajo el asiento del periodo.
El asiento
Al elegir un periodo, el sistema calcula el asiento y lo muestra como una tabla con Cuenta, Tercero, Descripción, Débito y Crédito, y una fila de Totales. Los débitos y los créditos deben cuadrar.
Pueden aparecer dos avisos:
- Falta configuración contable (en rojo): lista los conceptos de nómina que no tienen cuenta contable asignada. Mientras exista, no se puede contabilizar. Se resuelve en Conceptos de nómina, asignando la cuenta débito y crédito de cada concepto.
- Advertencias: observaciones del cálculo del asiento que conviene leer.
Acciones
| Botón | Aparece cuando | Qué hace |
|---|---|---|
| Contabilizar | El periodo está Aprobado. Permiso de contabilizar (modificar). | Genera el comprobante contable y pasa el periodo a Contabilizado, previa confirmación. Está deshabilitado mientras falte configuración contable; al pasar el cursor, explica el motivo. |
| Revertir contabilización | El periodo está Contabilizado. Permiso de anular sobre esta pantalla. | Abre la ventana Revertir contabilización, que pide un Motivo. |
Revertir contabilización
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Motivo * | Entre 3 y 500 caracteres. |
Al confirmar, el comprobante se anula en Contabilidad y el periodo vuelve a Aprobado. Desde ahí se puede volver a contabilizar, o desaprobar para corregir.
Contabilizar también puede ser rechazado por las reglas de Contabilidad; en ese caso el sistema muestra el motivo en un mensaje y el periodo sigue Aprobado.
Después de contabilizar
Con el periodo Contabilizado puede, desde Periodos de nómina, Cerrarlo cuando la nómina ya esté pagada. Recuerde que cerrar no se deshace.
Recomendaciones
- Configure las cuentas de los conceptos antes del primer cierre. Es la causa más común de que el botón Contabilizar esté deshabilitado.
- Revise los totales del asiento contra el Devengado y los aportes del periodo.
- Revierta solo con un motivo claro: queda registrado en la anulación del comprobante.
Evidencia visual
Captura pendiente.