Documentos DIAN (nómina electrónica)
Los documentos soporte de nómina electrónica: uno por empleado y por mes, construido con la nómina aprobada. Desde aquí se generan, se envían, se consulta su estado, se descarga el XML y se corrigen con notas de ajuste.
Hoy la aplicación no transmite documentos a la DIAN. El envío se hace contra un proveedor simulado: el documento queda Aceptado o Rechazado según una respuesta de prueba, con el mensaje "Documento aceptado por el proveedor simulado", y no llega a la DIAN. El XML que se descarga no está firmado (la firma electrónica XAdES la aplicaría el proveedor tecnológico real, que aún no está conectado). Use esta pantalla para preparar y revisar los documentos y el flujo, pero no la considere cumplimiento de la obligación de nómina electrónica hasta que se conecte el proveedor real.
Acceso
- Menú: Nómina electrónica > Documentos DIAN.
- Ruta:
/nomina/electronica.
La tabla
Columnas: Número, Empleado, Documento, Periodo (mes y año), Tipo, Total, Estado, Respuesta del proveedor y Acciones. Al hacer clic en una fila se abre una ventana con el detalle del documento.
Filtros: Año (abre con el año actual), Mes y Estado. La paginación y Actualizar funcionan como en Cómo trabajar con los listados; esta pantalla no tiene búsqueda libre ni exportación.
Tipos de documento
| Tipo | Qué es |
|---|---|
| Nómina individual | El documento mensual de un empleado. |
| Nota de ajuste (reemplazar) | Corrige un documento ya aceptado con los valores actuales. |
| Nota de ajuste (eliminar) | Deja sin efecto un documento ya aceptado. |
Estados y qué se puede hacer
| Estado | Significado | Acciones disponibles |
|---|---|---|
| Borrador | Creado, sin generar. | Descargar XML, anular. |
| Generado | Listo para enviar. | Enviar a la DIAN, descargar XML, anular. |
| Enviado | Enviado, a la espera de respuesta. | Consultar estado, descargar XML. |
| Aceptado | Aceptado por el proveedor. | Descargar XML y, si es una nómina individual, Nota de ajuste. |
| Rechazado | Rechazado con errores. | Descargar XML, anular. |
| Anulado | Descartado. | Ninguna. |
Las acciones aparecen como iconos al final de la fila, según el estado y los permisos del perfil:
| Acción | Permiso | Qué hace |
|---|---|---|
| Enviar a la DIAN | Modificar | Envía el documento. Si el proveedor tiene un fallo transitorio, el documento sigue Generado y se cuenta un intento. |
| Consultar estado | Modificar | Pregunta al proveedor por la respuesta de un documento Enviado. |
| Descargar XML | Consultar | Descarga NÚMERO.xml (sin firma). |
| Nota de ajuste | Crear | Abre la ventana Nota de ajuste. |
| Anular | Anular | Anula un documento que nunca fue aceptado, previa confirmación. Uno enviado o aceptado no se anula: se corrige con una nota de ajuste de tipo eliminar. |
La columna Respuesta del proveedor muestra el mensaje del proveedor o, si hubo errores, cuántos y el primero. En el detalle del documento, además, se ven el empleado, el tipo, el estado, los Intentos de envío, el CUNE (código único del documento), el Mensaje del proveedor, el Código de error y la lista completa de errores.
Generar los documentos de un mes
El botón Generar del mes (permiso de crear) abre Generar documentos del mes.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Año * | Entre 2000 y 2100. Toma el del filtro si lo hay. |
| Mes * | Toma el del filtro si lo hay. |
| Departamento (código DANE de 2 dígitos) * | Dos dígitos. |
| Municipio (código DANE de 5 dígitos) * | Cinco dígitos. |
Se genera un documento por cada empleado con nómina Aprobada, Contabilizada o Cerrada en el mes. La ventana termina con un resumen: cuántos documentos se generaron y cuántos se omitieron (los que ya fueron enviados o aceptados, o los que no tienen contrato). Si no hay nómina aprobada en el mes, el sistema lo avisa.
Volver a generar el mes regenera los documentos que seguían en Borrador, Generado o Rechazado (conservando su número). Ese es el camino para corregir un documento rechazado: arreglar el dato de origen y generar de nuevo.
Enviar los pendientes de un mes
El botón Enviar pendientes (permiso de modificar) abre Enviar documentos pendientes, que pide solo Año y Mes. Envía todos los documentos Generados del mes que lleven menos de cinco intentos y termina con un resumen: cuántos enviados, aceptados, rechazados y con error.
Nota de ajuste
Corrige un documento nómina individual ya Aceptado.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de ajuste | Reemplazar el documento (con la nómina actual del mes) o Eliminar el documento. |
| Departamento (código DANE de 2 dígitos) * | Dos dígitos. |
| Municipio (código DANE de 5 dígitos) * | Cinco dígitos. |
El botón Generar nota crea un documento nuevo, de tipo nota de ajuste, con su propio número. Una nota de ajuste aceptada no se vuelve a ajustar: se ajusta el documento original.
Antes de usar esta pantalla
Configure el prefijo, el ambiente, el identificador del software y el PIN en Configuración de nómina. Cada concepto de nómina debe tener su código de nómina electrónica en Conceptos de nómina.
Recomendaciones
- Genere los documentos después de aprobar todos los periodos del mes. El documento es mensual por empleado: un periodo aprobado después no entra en uno ya generado hasta que se vuelva a generar.
- Revise el Dashboard: las baldosas de documentos pendientes y rechazados le indican cuándo hay trabajo aquí.
- Para corregir un rechazo, lea los errores en el detalle, corrija el dato de origen y genere de nuevo el mes. No cree notas de ajuste para documentos rechazados: las notas son solo para documentos aceptados.
- Tenga presente el plazo legal: la norma de nómina electrónica exige transmitir a más tardar dentro de los primeros días hábiles del mes siguiente. Mientras el proveedor real no esté conectado, esta pantalla no sirve para cumplirlo.
Evidencia visual
Captura pendiente.