Retención en la fuente
Dos herramientas sobre la retención en la fuente por ingresos laborales: las deducciones declaradas por cada empleado (dependientes, medicina prepagada, intereses de vivienda, aportes voluntarios), que reducen la base sobre la que se calcula la retención, y el certificado de ingresos y retenciones (formulario 220) que se entrega al empleado al terminar el año.
La retención en sí no se digita: la calcula el sistema en cada liquidación con la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario (vea Parámetros legales). Esta pantalla solo registra lo que el empleado declara y emite el certificado.
Acceso
- Menú: Seguridad social y prestaciones > Retención en la fuente.
- Ruta:
/nomina/retencion.
Pestaña Deducciones declaradas
Tabla Deducciones para retención en la fuente. Columnas: Empleado, Documento, Tipo, Valor mensual, Desde, Hasta y Acciones.
Filtro: Empleado. La paginación y Actualizar funcionan como en Cómo trabajar con los listados; esta pantalla no tiene búsqueda libre ni exportación.
Registrar una deducción
El botón Nueva deducción (permiso de crear) abre la ventana Nueva deducción.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Empleado * | Se busca por documento o nombre. Al editar, no se puede cambiar. |
| Tipo de deducción * | Dependientes, Medicina prepagada, Intereses de vivienda, Aportes voluntarios a pensión, Cuentas AFC u Otra. |
| Valor mensual * | Monto mensual declarado. Acepta el formato colombiano (1.250.000). |
| Vigente desde * | Desde cuándo aplica. |
| Vigente hasta | Opcional. Si se deja vacío, no vence. No puede ser anterior a la fecha de inicio. |
| Observaciones | Opcional, hasta 500 caracteres. |
Desde la fila puede Editar deducción (permiso de modificar) o Eliminar deducción (permiso de eliminar, con confirmación).
El cálculo aplica cada deducción con los topes que fijan los Parámetros legales (por ejemplo, un máximo mensual en UVT para medicina prepagada o intereses de vivienda). El valor declarado no necesariamente es el que se descuenta: el sistema lo limita al tope.
Pestaña Certificado de ingresos y retenciones
Para emitir el certificado:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Empleado | Se busca por documento o nombre. |
| Año gravable | Entre 2000 y 2100. Abre con el año anterior. |
Al tener ambos, el sistema muestra el certificado: los datos del retenedor (NIT, razón social), los del trabajador (tipo y número de documento, nombre), el periodo certificado (desde y hasta) y las casillas:
- Pagos por salarios
- Pagos por prestaciones sociales
- Cesantías e intereses de cesantías
- Otros pagos
- Total de ingresos brutos
- Aportes obligatorios a salud
- Aportes obligatorios a pensión
- Aportes voluntarios a pensión y cuentas AFC
- Valor de la retención en la fuente por ingresos laborales
El botón Imprimir abre el cuadro de impresión del navegador. Se habilita solo cuando hay un certificado en pantalla.
Los valores del certificado salen de la nómina aprobada del año.
Recomendaciones
- Pida a cada empleado su declaración de deducciones al inicio del año y registre la vigencia completa; si cambia a mitad de año, edite la fecha final y cree una nueva.
- Registre las deducciones antes de liquidar: una deducción nueva no cambia desprendibles ya liquidados hasta que se re-liquide el periodo.
- Emita los certificados cuando todos los periodos del año estén aprobados, para que las casillas sumen el año completo.
Evidencia visual
Captura pendiente.