Liquidación de contratos
La liquidación definitiva de un empleado cuyo contrato terminó: cesantías, intereses de cesantías, prima, vacaciones pendientes, indemnización cuando corresponde, otros devengos y deducciones, hasta el neto que se le paga al retirarse. Cada contrato terminado tiene una sola liquidación.
Acceso
- Menú: Retiros > Liquidación de contratos.
- Ruta:
/nomina/liquidaciones-contrato.
Requisito: el contrato debe estar terminado en Talento humano, que es donde se registra la terminación (fecha y motivo). Esta pantalla no termina contratos; solo los liquida.
La tabla
Columnas: Número, Empleado, Documento, Fecha de retiro, Motivo, Neto a pagar, Estado y Acciones. Al hacer clic en una fila se abre el detalle de la liquidación.
Filtros: Estado y Empleado. La paginación y Actualizar funcionan como en Cómo trabajar con los listados; esta pantalla no tiene búsqueda libre ni exportación.
Estados
| Estado | Significado |
|---|---|
| Borrador | Creada, sin calcular. |
| Calculada | Calculada, esperando aprobación. |
| Aprobada | Aprobada en Aprobar liquidaciones de contrato, pendiente de contabilizar. |
| Contabilizada | Ya tiene su comprobante contable. |
| Pagada | Se registró el pago al empleado. |
| Anulada | Descartada. |
Acciones de la fila
| Acción | Cuándo aparece | Qué hace |
|---|---|---|
| Marcar como pagada | Estado Contabilizada. Permiso de modificar. | Registra que la liquidación se pagó. Pide confirmación. |
| Anular | Estado Borrador, Calculada o Aprobada. Permiso de anular. | Deja la liquidación Anulada y su neto en cero. Pide confirmación. |
Marcar como pagada solo cambia el estado: el sistema no realiza ni registra el pago bancario. Una liquidación Pagada no se puede anular ni cambiar.
Liquidar un contrato
El botón Liquidar contrato (permiso de crear) abre la ventana Liquidar contrato.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Empleado * | Se busca por documento o nombre. Al elegirlo, el sistema consulta sus contratos terminados. |
| Contrato terminado * | Muestra el número del contrato, la fecha de terminación y, si ya tiene liquidación, la marca "ya liquidado". Si el empleado solo tiene un contrato terminado, se selecciona solo. Si no tiene ninguno, la lista dice Sin contratos terminados. |
| Motivo de terminación | Si el contrato ya trae el motivo registrado en Talento humano, se muestra de solo lectura. Si no lo trae, es obligatorio elegirlo. |
| Otros devengos | Opcional. Valor adicional a pagar en la liquidación. |
| Otras deducciones | Opcional. Valor adicional a descontar. |
| Observaciones | Opcional, hasta 500 caracteres. |
Motivos disponibles: Renuncia, Mutuo acuerdo, Vencimiento del plazo, Terminación de la obra, Despido con justa causa, Despido sin justa causa, Periodo de prueba, Fallecimiento, Pensión y Otro. El motivo determina si corresponde indemnización.
Al confirmar con Liquidar, el sistema calcula y muestra un aviso con el número de la liquidación (por ejemplo, "Liquidación LQC-… calculada"). Si el contrato ya tenía una liquidación Borrador, Calculada, Aprobada o Anulada, la vuelve a calcular; si ya está Contabilizada o Pagada, no la recalcula y avisa el estado.
Los montos de Otros devengos y Otras deducciones aceptan el formato colombiano (por ejemplo, 1.250.000 o 1.234,50).
Detalle de la liquidación
Muestra el número, el empleado, el estado, la fecha de retiro y el motivo, y tres bloques:
| Bloque | Contenido |
|---|---|
| Bases y días | Salario base; base y días de cesantías; base y días de prima; base y días de vacaciones pendientes. |
| Resumen | Cada concepto con valor (Cesantías, Intereses de cesantías, Prima de servicios, Vacaciones, Indemnización, Otros devengos), con sus días y su base; luego el Total deducciones y el Neto a pagar. Los conceptos que valen cero no se listan. |
| Detalle por concepto | Código, concepto, cantidad, base, valor y descripción de cada línea. |
Los botones Imprimir y Volver (en rojo) quedan arriba. Imprimir abre el cuadro de impresión del navegador.
Recomendaciones
- Verifique el motivo de terminación en Talento humano antes de liquidar. Es lo que decide si hay indemnización; corregirlo después obliga a recalcular.
- Liquide cuando el contrato ya tenga su fecha de terminación definitiva: las cesantías, la prima y las vacaciones se calculan hasta esa fecha.
- Si algo cambia antes de aprobar, vuelva a ejecutar Liquidar contrato sobre el mismo contrato para recalcular.
- Anule solo si la liquidación no procede: una anulada deja el neto en cero.
Evidencia visual
Captura pendiente.