📄️ Plan de cuentas
El Plan Único de Cuentas (PUC) de la institución clase (1 dígito), grupo (2), cuenta (4), subcuenta (6) y auxiliares (8 o más). Solo las cuentas auxiliares reciben movimientos; las demás agrupan.
📄️ Terceros
El directorio de las personas y entidades con las que la institución tiene relaciones contables: clientes (administradoras, particulares), proveedores, empleados y entidades de seguridad social. Un tercero se asocia a las líneas de los comprobantes y es la base de los auxiliares, los certificados de retención y la información exógena.
📄️ Centros de costo
Los centros de costo permiten ver la contabilidad por área o unidad de la institución (una sede, un servicio, un departamento administrativo). Se organizan en jerarquía: un centro puede tener un padre. Se asignan a las líneas de los comprobantes —cuando la cuenta lo exige— y a las Reglas de interfaz.
📄️ Tipos de comprobante
Los tipos clasifican los comprobantes (recibo de caja, comprobante de egreso, nota de contabilidad, nómina…) y definen cómo se numeran. Cada tipo tiene un prefijo y decide si la numeración reinicia cada año. Los números se asignan al contabilizar, con el formato PREFIJO-000001.
📄️ Periodos contables
Muestra los periodos mensuales de un año con su estado (Abierto o Cerrado) y cuántos comprobantes tiene cada uno. Un periodo define en qué mes cae un comprobante según su fecha y si todavía se puede contabilizar en él.
📄️ Impuestos y retenciones
El catálogo de impuestos y retenciones que se pueden aplicar en un comprobante: IVA, retención en la fuente, ReteIVA, ReteICA, ICA, impoconsumo y otros. Cada uno define su tarifa, su base mínima, su vigencia y la cuenta contable donde se causa. Estos datos alimentan la ventana Calcular impuestos de los Comprobantes y el Informe de impuestos.
📄️ Reglas de interfaz
Las reglas de interfaz le dicen al sistema en qué cuentas debe contabilizar cada documento de Facturación (facturas, notas, recaudos) cuando usted ejecuta Interfaces contables. Una regla relaciona un origen y un concepto (por ejemplo, la cuenta por cobrar a una administradora) con la cuenta débito, la cuenta crédito y, si se quiere, un centro de costo.
📄️ Mapeo de exógena
Indica qué cuentas contables alimentan cada concepto de los formatos de Información exógena. Un mapeo une un formato de la DIAN, un concepto y una columna con una cuenta contable. Se define por año.
📄️ Configuración contable
Los parámetros generales de la contabilidad: las cuentas del cierre anual, los tipos de comprobante que usa la interfaz con Facturación y los datos fiscales de la institución. Es un formulario único que se guarda de una vez.