Reglas de interfaz
Las reglas de interfaz le dicen al sistema en qué cuentas debe contabilizar cada documento de Facturación (facturas, notas, recaudos) cuando usted ejecuta Interfaces contables. Una regla relaciona un origen y un concepto (por ejemplo, la cuenta por cobrar a una administradora) con la cuenta débito, la cuenta crédito y, si se quiere, un centro de costo.
Sin las reglas necesarias, los documentos no se contabilizan: cada uno aparece en el resultado de la ejecución con el error Falta la regla de interfaz ….
Acceso
- Menú: Configuraciones > Reglas de interfaz.
- Ruta:
/contabilidad/configuraciones/reglas-interfaz.
Los botones +, editar y eliminar se ocultan según el perfil.
La tabla
Búsqueda, actualización, ordenamiento y Exportar a Excel funcionan como en Cómo trabajar con los listados. La tabla carga todas las reglas de una vez.
Filtro Origen: Facturas de venta, Notas crédito/débito o Recibos de caja y pagos de administradoras. Todos por defecto.
Columnas: Origen, Concepto, Administradora, Área, Centro de costo, Cuenta débito, Cuenta crédito, Prioridad, Estado y las acciones Editar regla y Eliminar regla.
Crear una regla
El botón + abre Nueva regla.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Origen * | Tipo de documento al que aplica. No se puede cambiar después. |
| Concepto * | Qué parte del asiento define. Opciones: Cuenta por cobrar administradora, Cuenta por cobrar particular, Ingreso por servicio, Copago / cuota moderadora, Descuento, IVA, Nota crédito, Nota débito, Recaudo en caja, Anticipo y Pago de administradora. No se puede cambiar después. |
| Administradora | Limita la regla a una administradora. Todas por defecto. |
| Área | Limita la regla a un área de servicio. Todas por defecto. |
| Centro de costo | Centro de costo que llevarán las líneas generadas. |
| Cuenta débito / Cuenta crédito | Cuentas auxiliares que se usan en el lado correspondiente del asiento. Debe indicar al menos una; cada concepto usa la que le corresponde. |
| Prioridad | Número entero de 0 a 1000. Viene en 0. |
| Descripción | Hasta 255 caracteres. |
| Activo | Solo al editar. |
Qué regla se usa
Cuando varias reglas sirven para un mismo documento, el sistema escoge la más específica: una regla con Administradora pesa más que una regla con Área, y esta más que una regla general. A igual especificidad, gana la de mayor Prioridad. Una regla con filtros que no coinciden con el documento no se aplica.
Por eso lo habitual es tener una regla general por concepto (sin administradora ni área) y reglas especiales solo para las excepciones.
Eliminar
Pide confirmación (¿Desea eliminar la regla de … ?).
Recomendaciones
- Empiece por una regla general por cada concepto que usa su institución y pruebe con un rango pequeño en Interfaces contables.
- Verifique que las cuentas sean auxiliares y estén activas; de lo contrario la regla no se puede guardar o el documento fallará al contabilizar.
- Cuide la prioridad cuando dos reglas tengan la misma especificidad: sin diferencia de prioridad, el resultado puede no ser el que espera.
Evidencia visual
Captura pendiente.