Plan de cuentas
El Plan Único de Cuentas (PUC) de la institución: el catálogo de cuentas donde se registran todos los débitos y créditos. Se organiza en niveles según la longitud del código: clase (1 dígito), grupo (2), cuenta (4), subcuenta (6) y auxiliares (8 o más). Solo las cuentas auxiliares reciben movimientos; las demás agrupan.
Acceso
- Menú: Configuraciones > Plan de cuentas.
- Ruta:
/contabilidad/configuraciones/plan-cuentas.
Los botones Nueva cuenta e Importar del catálogo requieren permiso de crear; el lápiz, de modificar; la papelera, de eliminar. Sin el permiso, no aparecen. Exportar Excel descarga el plan completo en plan-cuentas-<fecha>.xlsx.
La tabla
La pantalla no usa la tabla estándar de listados. Tiene dos modos:
- Árbol (por defecto): se ven las clases; haga clic en la flecha de una cuenta para expandir o contraer sus hijas. Las hijas se cargan al expandir porque el plan completo puede tener miles de cuentas.
- Búsqueda: al escribir en Buscar cuenta (por código o nombre) la tabla pasa a una lista plana con los resultados, con los botones Anterior y Siguiente, el texto Página x de y y el total de cuentas. Al borrar el texto vuelve el árbol.
Columnas: Código, Nombre, Naturaleza (Débito o Crédito), Nivel, Auxiliar, Tercero, Centro, Base (cada una Sí o No según si la cuenta es auxiliar o exige ese dato) y Activa.
Crear una cuenta
El botón Nueva cuenta abre la ventana del mismo nombre.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código * | Hasta 10 dígitos. Debe respetar la estructura del PUC: 1, 2, 4 dígitos, o 6 u más dígitos en cantidad par; no puede empezar por 0. No se puede cambiar después. |
| Nombre * | Nombre de la cuenta. |
| Naturaleza | Débito o Crédito. Con Según la clase de la cuenta el sistema la deduce del primer dígito del código (las clases 2, 3, 4 y 9 son crédito; las demás, débito). Cámbiela a mano en excepciones como la depreciación acumulada. |
| Auxiliar (recibe movimientos) | Interruptor. Solo las cuentas auxiliares se pueden usar en un comprobante. |
| Exige tercero | Cada línea con esta cuenta debe llevar tercero. |
| Exige centro de costo | Cada línea con esta cuenta debe llevar centro de costo. |
| Exige base | Cada línea con esta cuenta debe llevar base gravable. |
| Activa | Solo al editar. Una cuenta inactiva deja de ofrecerse en los comprobantes. |
| Descripción | Texto libre. |
Reglas que aplica el sistema:
- La cuenta padre debe existir: para crear
110505debe existir1105. Si falta, el sistema pide Cree primero la cuenta padre …. - Una cuenta con movimientos no puede recibir subcuentas, ni cambiar de naturaleza, ni dejar de ser auxiliar.
- Una cuenta con subcuentas no puede ser auxiliar.
- No se aceptan códigos repetidos.
Importar del catálogo
El botón Importar del catálogo abre la ventana Importar plan de cuentas del catálogo, que compara el plan de la institución con el catálogo estándar y le deja escoger qué traer.
- Arriba se ve el resumen: cuántos elementos son Nuevos, Actualizables, Sin cambios, Personalizados y Propios.
- Puede filtrar por Estado y buscar por código o nombre. Para los actualizables, el botón Ver muestra campo por campo Su valor frente al Valor del catálogo.
- Solo se pueden marcar los elementos Nuevo y Actualizable. Vienen marcados los nuevos activos y los actualizables; lo Personalizado o Propio nunca se toca.
- Importar seleccionados crea o actualiza y muestra un resumen (Importación finalizada: N creados, N actualizados…).
Editar y eliminar
El lápiz abre Editar cuenta con los mismos campos (el Código queda bloqueado). La papelera pide confirmación (Eliminar cuenta).
Una cuenta se elimina solo si nunca se usó. El sistema rechaza el borrado, con un mensaje claro, si la cuenta tiene movimientos, si tiene subcuentas o si está referenciada por servicios, nómina, impuestos, reglas de interfaz, mapeo de exógena o configuración contable. En esos casos inactívela.
Recomendaciones
- Importe del catálogo en lugar de digitar el plan: ahorra tiempo y evita errores de estructura.
- Marque como auxiliares solo las cuentas que usará en comprobantes y active Exige tercero en cuentas como clientes, proveedores y retenciones: así los libros auxiliares y la información exógena salen completos.
- Inactive en lugar de eliminar cuentas que ya no usa.
Evidencia visual
Captura pendiente.