Terceros
El directorio de las personas y entidades con las que la institución tiene relaciones contables: clientes (administradoras, particulares), proveedores, empleados y entidades de seguridad social. Un tercero se asocia a las líneas de los comprobantes y es la base de los auxiliares, los certificados de retención y la información exógena.
Acceso
- Menú: Configuraciones > Terceros.
- Ruta:
/contabilidad/configuraciones/terceros.
Los botones de crear, Crear desde ficha, editar y eliminar se ocultan según el perfil.
La tabla
Búsqueda, actualización y paginación funcionan como en Cómo trabajar con los listados. Esta tabla se pagina en el servidor, de 20 en 20; no tiene exportación ni filtros por columna.
Filtros
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Clase | Cliente, Proveedor, Empleado o Entidad de seguridad social. |
| Estado | Activo o Inactivo. |
Columnas
Documento (tipo, número y dígito de verificación), Nombre, Clases, Teléfono, Correo electrónico y Estado. Acciones de la fila: Editar tercero y Eliminar tercero.
Crear un tercero
El botón + abre Nuevo tercero.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de persona | Natural o Jurídica. Al elegir tipo de documento NIT pasa a Jurídica; con cualquier otro documento, a Natural. |
| Tipo de documento | CC, CE, TI, RC, PA, PEP, PPT, CD, SC, NIT, NUIP, DE o TE. Viene en CC. No se puede cambiar al editar. |
| Número de documento * | No se puede cambiar al editar. No se aceptan documentos repetidos. Para un NIT solo se admiten dígitos (máximo 15). |
| DV | Dígito de verificación. Para un NIT se calcula solo al salir del campo del número. Si lo envía, debe coincidir con el calculado. |
| Razón social * | Solo personas jurídicas. |
| Primer nombre *, Segundo nombre, Primer apellido *, Segundo apellido | Solo personas naturales. |
| Dirección, Municipio, Teléfono, Correo electrónico | Datos de contacto. El municipio se elige de un buscador. |
| Actividad CIIU | Código de actividad económica (hasta 6 caracteres). |
| Responsabilidades fiscales | Casillas: O-13, O-15, O-23, O-47, R-99-PN. |
| Responsable de IVA, Gran contribuyente, Autorretenedor | Interruptores. |
| Clases | Cliente, Proveedor, Empleado, Entidad de seguridad social. Un tercero puede tener varias. |
| Activo | Solo al editar. |
Crear desde ficha
El botón Crear desde ficha abre Crear tercero desde ficha: escriba al menos dos letras del nombre o documento en Buscar ficha y el sistema lista las fichas existentes de Empleado, Administradora o Entidad de seguridad social. Seleccione una y oprima Crear tercero; los datos se copian de la ficha. Las fichas marcadas Ya es tercero no se pueden elegir.
Eliminar
Pide confirmación (Eliminar tercero). Un tercero con movimientos contables no se puede eliminar: el sistema le pide inactivarlo.
Recomendaciones
- Cree los terceros desde ficha cuando existan (empleados, administradoras): evita duplicados y errores de documento.
- Cuide el documento y el DV: no se pueden corregir después de guardar, y la información exógena los usa tal cual.
- Inactive en lugar de eliminar terceros con historia.
Evidencia visual
Captura pendiente.