Importación masiva desde Excel
Cuando tienes que cargar cientos o miles de registros, digitarlos uno por uno no es viable. La importación masiva te permite subir un archivo de Excel diligenciado y crear todos los registros en una sola operación.
¿Para qué sirve?
- Cargar el maestro inicial de una institución nueva.
- Incorporar de golpe un bloque de códigos nuevos a un maestro que ya está en producción.
- Validar la información antes de escribirla: el sistema revisa todo el archivo y te muestra los errores fila por fila sin guardar nada.
Acceso
El botón Importar desde Excel aparece en la barra de encabezado de estas pantallas:
- Medicamentos
- Insumos
- Servicios — importa al maestro de la pestaña activa: Procedimientos o Consultas
- Estancias
Al hacer clic se abre el modal Importar seguido del nombre del recurso.
Antes de empezar: los catálogos deben existir
Importante: las columnas de tipo catálogo piden el código del catálogo de tu institución, no un texto libre ni un identificador interno. Si escribes un código que no existe, esa fila se marca con error.
Por eso, antes de importar, asegúrate de haber cargado los catálogos que referencia la plantilla: formas farmacéuticas, unidades de medida y de facturación, grupos farmacológicos, áreas de medicamento, complejidades, clasificaciones de servicio, áreas, cuentas contables, ámbitos y formas de realización, finalidades, tipos de servicio asistencial, causas externas y tipos de diagnóstico, según el caso. Consulta el orden recomendado de parametrización.
El flujo de tres pasos
El modal está dividido en tres tarjetas numeradas que se recorren en orden.
1. Descargue la plantilla
Haz clic en Descargar plantilla. El archivo trae los encabezados exactos que espera el sistema y una hoja adicional con instrucciones.
Diligencia el archivo sin cambiar, renombrar ni reordenar los encabezados. Descarga siempre la plantilla desde el propio modal de la pantalla en la que estás: es la única fuente confiable de los encabezados vigentes.
2. Cargue el archivo diligenciado
Selecciona el archivo con el selector. Se aceptan formatos .xlsx y .xls.
El modal muestra el nombre del archivo y el número de filas detectadas, y lo envía al servidor para validarlo. Si el archivo no tiene todos los encabezados de la plantilla, verás el mensaje Faltan columnas de la plantilla: seguido de los nombres que hacen falta.
3. Resultado de la validación
El sistema revisa el archivo completo sin escribir nada y muestra tres indicadores:
- N fila(s) leídas
- N correcta(s)
- N error(es)
Si hay errores, aparece el mensaje Corrija estos puntos en el Excel y vuelva a cargar el archivo. No se ha guardado nada. y una tabla de detalle con las columnas Fila, Columna, Valor y Error (se muestran hasta 200 errores). Corrige el archivo y repite el paso 2.
Si no hay errores, verás El archivo está correcto. Ya puede importarlo. y podrás hacer clic en Importar.
Nota: el botón Importar permanece deshabilitado mientras exista al menos un error.
Reglas del motor de importación
Estas reglas explican la mayoría de las dudas y de los errores frecuentes.
Es todo o nada. Al confirmar, el sistema vuelve a validar el archivo completo y solo escribe si hay cero errores. No existe la importación parcial: nunca vas a quedar con la mitad del archivo cargada.
Solo crea, nunca actualiza. Si un código del archivo ya existe en la base, se reporta como duplicado. La importación no sirve para modificar registros existentes de forma masiva; para eso hay que editarlos desde la pantalla.
Detecta duplicados en dos frentes: dentro del propio archivo (dos filas con el mismo código) y contra la base de datos (un código que ya está creado).
Las columnas de catálogo piden el código. No el nombre, no la descripción: el código exacto del catálogo de tu institución.
Valores booleanos aceptados. Para las columnas de tipo interruptor puedes escribir:
| Significado | Valores aceptados |
|---|---|
| Verdadero | Sí, Si, S, X, true, verdadero, 1 |
| Falso | No, N, false, falso, 0 |
Plantillas disponibles
Medicamentos
| Columna | Notas |
|---|---|
| Código * | Código interno del medicamento. Único por institución. |
| Nombre * | |
| Código ATC | |
| Genérico | |
| CUM | Código único de medicamento (INVIMA). |
| Código IUM | |
| Grupo farmacológico | Código del catálogo. |
| Área de medicamento | Código del catálogo. |
| Forma farmacéutica | Código del catálogo. |
| Unidad de facturación | Código del catálogo. |
| Unidad de volumen | Código del catálogo. |
| Unidades máximas | Numérico. |
| Cantidad máxima día | Numérico. |
| Cantidad máxima dosis | Numérico. |
| Recaudo | por_dosis o por_forma. |
| No POS | Booleano. Activado significa que el medicamento no está en el plan de beneficios. |
| Controlado | Booleano. |
| Regulado | Booleano. |
| Alto costo | Booleano. |
| Alto riesgo | Booleano. |
| Activo | Booleano. |
* Columna obligatoria
Procedimientos
Se importa desde la pestaña Procedimientos de Servicios.
| Columna | Notas |
|---|---|
| Código * | |
| Nombre * | |
| Nombre corto | |
| Código CUPS | |
| Descripción | |
| Complejidad | Código del catálogo. |
| Clasificación | Código del catálogo de clasificaciones de servicio. |
| Área | Código del área. |
| Cuenta contable | Código del catálogo. |
| Sexo | M, F o ambos. |
| Ámbito de realización | Código del catálogo. |
| Finalidad del procedimiento | Código del catálogo. |
| Forma de realización | Código del catálogo. |
| Tiempo QX min | Numérico, en minutos. |
| Quirúrgico | Booleano. |
| Paquete | Booleano. |
| Requiere IVA | Booleano. |
| POS | Booleano. |
| Activo | Booleano. |
* Columna obligatoria
Consultas
Se importa desde la pestaña Consultas de Servicios.
Comparte con Procedimientos las columnas base —Código *, Nombre *, Nombre corto, Código CUPS, Descripción, Complejidad, Clasificación, Área, Cuenta contable, Sexo, Ámbito de realización y Forma de realización— y añade las siguientes:
| Columna | Notas |
|---|---|
| Tipo de servicio asistencial | Código del catálogo. |
| Finalidad de la consulta | Código del catálogo. |
| Causa externa | Código del catálogo. |
| Tipo de diagnóstico | Código del catálogo. |
| POS | Booleano. |
| Activo | Booleano. |
* Columna obligatoria
Estancias
| Columna | Notas |
|---|---|
| Código * | |
| Código CUPS | |
| Descripción CUPS | |
| Cuenta contable | Código del catálogo. |
| Urgencias | Booleano. |
| Activo | Booleano. |
* Columna obligatoria
Recomendaciones
- Haz una primera prueba con cinco o diez filas. Corriges los errores de formato en minutos y solo entonces subes el archivo completo.
- Exporta primero el catálogo a Excel desde el botón Exportar a Excel para tener a mano los códigos válidos de cada catálogo referenciado.
- Como la importación no actualiza, revisa que los códigos nuevos no existan ya. Si necesitas corregir registros existentes, hazlo desde la pantalla.
- Después de importar, usa el botón Actualizar del listado para ver los registros cargados.
Así se ve la pantalla
Dirección en el sistema:
/contratacion/parametrizacion/medicamentos