Introducción al módulo de Contratación
Contratación es el módulo donde defines qué servicios presta tu institución, a qué precio, bajo qué manual tarifario y para qué administradora y plan. Es la base sobre la que se apoya toda la operación asistencial y administrativa posterior.
Importante: todo lo que se factura después depende de lo que se parametrice aquí. Si un medicamento no existe en el maestro, no se puede formular ni cobrar. Si un procedimiento no tiene tarifa en el manual del plan, la factura sale sin valor. Si un plan no tiene configuradas sus áreas por unidad funcional, la atención no encuentra a qué precio liquidarse. Dedicar tiempo a esta parametrización al comienzo evita corregir cientos de facturas después.
¿Qué resuelve este módulo?
- Definir la oferta: qué medicamentos, insumos, procedimientos, consultas y estancias maneja la institución, con su codificación oficial (CUPS, CUM, ATC, IUM).
- Definir el precio: manuales tarifarios con sus tarifas por servicio, listas de precios con vigencias históricas para medicamentos e insumos, y plantillas de liquidación quirúrgica.
- Definir con quién se contrata: administradoras (EPS, ARL, aseguradoras, particulares) y sus planes, con número de contrato, vigencia, régimen y forma de pago.
- Definir las reglas de cada contrato: ámbitos de atención, frecuencias, cuotas moderadoras y copagos, topes, y la particularización de procedimientos y medicamentos por unidad funcional.
- Gestionar las autorizaciones de servicios entre la IPS y la administradora, con su ciclo de vida completo.
Mapa del módulo
El menú lateral de Contratación tiene un tablero de entrada y tres secciones.
| Sección | Qué contiene |
|---|---|
| Dashboard | Resumen de solo lectura: indicadores del módulo, accesos rápidos y últimas autorizaciones. |
| Configuraciones | Estructura organizacional y catálogos base: Áreas, Sub-Áreas, Tipos de Vías, Vías y Unidades Funcionales. Incluye además los grupos de catálogos de Farmacia, Laboratorio, Procedimientos y Consultas, Unidades y Otros. |
| Parametrización General | Los maestros grandes y todo lo relacionado con precios y contratos: Medicamentos, Insumos, Servicios, Manuales, Estancias, Lista de Precios, Administradoras y Planes, Plantillas de Liquidación QX, Requisitos, Salarios, Porcentajes de IVA, Grupos Farmacológicos, Áreas de Medicamento y Principios Activos. |
| Autorizaciones | Operación diaria: el listado, la creación de una nueva autorización y el detalle con sus acciones de estado. |
Antes de entrar a cualquier pantalla, revisa Cómo trabajar con los listados: explica una sola vez el comportamiento común de todas las tablas del módulo (búsqueda, filtros, exportación, edición y borrado).
Orden recomendado de parametrización
Este es el punto más importante de esta página. Las pantallas del módulo dependen unas de otras: una lista desplegable solo muestra lo que ya existe. Si intentas configurar un plan sin haber creado antes las áreas y las unidades funcionales, los campos aparecerán vacíos y no podrás avanzar.
Sigue este orden de arriba hacia abajo. Cada fase asume que la anterior ya está completa.
Fase 1 — Cimientos
| Paso | Qué se hace | Por qué va aquí |
|---|---|---|
| 1 | Catálogos globales | Los carga el superadministrador antes de habilitar la institución: orígenes de tarifa, años de manual, regímenes tributarios, proveedores tecnológicos de facturación electrónica, tipos de contrato, estados de plan, manuales de oxígeno, clasificaciones, codificaciones y regímenes de plan. Tu institución no los edita, pero los usa en casi todos los formularios. |
| 2 | Catálogos por institución sin dependencias | No dependen de nada, así que se pueden cargar en paralelo y en cualquier orden entre ellos. Son: tipos de vía, formas farmacéuticas, unidades de medida, unidades de facturación, unidades equivalentes, complejidades, clasificaciones de servicio, ámbitos de realización, finalidades de procedimiento, finalidades de consulta, formas de realización, tipos de servicio asistencial, causas externas, tipos de diagnóstico, tipos de muestra, clasificaciones de laboratorio, cuentas contables, grupos farmacológicos, áreas de medicamento, principios activos, salarios, porcentajes de IVA y requisitos. |
Fase 2 — Estructura de la institución
| Paso | Qué se hace | Por qué va aquí |
|---|---|---|
| 3 | Vías | Cada vía debe apuntar a un tipo de vía, que se creó en el paso 2. Sin tipos de vía, el campo Tipo de Vía del formulario no tiene opciones. |
| 4 | Áreas y luego Sub-Áreas | Una sub-área siempre pertenece a un área, y su código es único dentro de su área. Las áreas se usan además en el campo Área de un servicio y en la configuración Área × Unidad Funcional de cada plan. |
| 5 | Unidades Funcionales | Son el prerrequisito de toda la configuración fina de planes: áreas por unidad funcional, unidades de facturación, procedimientos y medicamentos particularizados. Nada de eso se puede configurar si la unidad funcional no existe. |
Fase 3 — Maestros asistenciales
| Paso | Qué se hace | Por qué va aquí |
|---|---|---|
| 6 | Medicamentos e Insumos | Sus formularios referencian grupo farmacológico, área de medicamento, forma farmacéutica y unidades: todos creados en el paso 2. |
| 7 | Servicios (procedimientos y consultas) y sus guías de manejo | El formulario usa complejidad, clasificación, área, sub-área, cuenta contable, ámbito y forma de realización, finalidades, tipo de servicio asistencial, causa externa, tipo de diagnóstico y porcentaje de IVA. Las guías de manejo asocian manuales al servicio, así que se hacen después del paso 8. |
Fase 4 — Precios
| Paso | Qué se hace | Por qué va aquí |
|---|---|---|
| 8 | Manuales y luego sus tarifas | Una tarifa necesita el manual y el servicio o la estancia ya creados. El manual depende de los catálogos globales de años de manual y orígenes de tarifa. |
| 9 | Estancias | Se tarifan dentro del manual igual que los servicios y usan el catálogo de cuentas contables. |
| 10 | Listas de precios → versiones → ítems | Primero la cabecera de la lista, luego sus vigencias, y solo entonces se asocian los ítems con su valor. Los medicamentos e insumos que vas a asociar deben existir desde el paso 6. |
| 11 | Plantillas de liquidación quirúrgica → conceptos | La plantilla se asigna después a un procedimiento particularizado por plan y unidad funcional, así que debe existir antes de llegar al paso 14. |
Fase 5 — Contratos
| Paso | Qué se hace | Por qué va aquí |
|---|---|---|
| 12 | Administradoras → planes | Un plan siempre cuelga de una administradora. No hay planes sueltos. |
| 13 | Configuración del plan: ámbitos, frecuencias, cuotas moderadoras, áreas × UF, áreas × UF de medicamento, unidades de facturación | Aquí se cruzan las áreas y las unidades funcionales de la fase 2 con los manuales y las listas de precios de la fase 4. Si falta cualquiera de las dos partes, la fila no se puede crear. |
| 14 | Particularización fina: procedimientos por unidad y medicamentos por unidad | Requiere el servicio o el medicamento, la unidad funcional, el manual o la lista de precios y, si aplica, la plantilla de liquidación quirúrgica del paso 11. |
| 15 | Topes por plan | Un tope por servicio exige un código CUPS válido, que se valida contra el catálogo oficial. |
| 16 | Homologaciones de medicamentos por plan | Traducen tu código interno de medicamento al código que exige la administradora; necesitan el medicamento y el plan ya creados. |
Las autorizaciones no forman parte de esta secuencia: son operación diaria, no parametrización. Solo requieren que existan la administradora y su plan.
Conceptos clave del dominio
Administradora. La entidad que paga la atención: una EPS, una ARL, una aseguradora de SOAT, una entidad territorial o el propio paciente cuando es particular. En BIAI se identifica por código, NIT y dígito de verificación. Es la contraparte del contrato.
Plan. El producto de salud concreto que ofrece una administradora y bajo el cual se atiende al paciente. Cuelga siempre de una administradora y concentra las condiciones del contrato: vigencia, valor, forma de pago, régimen, cuotas, topes y toda la parametrización fina. Ten presente que este plan es el plan de salud del paciente, distinto del plan comercial que la IPS le compra a BIAI.
Manual tarifario. El listado de precios de referencia de procedimientos, consultas y estancias, con un año y un tipo de aproximación. En Colombia los más usados son ISS 2001, ISS 2004 y SOAT. Un manual completo puede tener decenas de miles de tarifas.
Lista de precios. El mecanismo equivalente para medicamentos e insumos: una lista con versiones (vigencias) que no se pueden solapar, y dentro de cada una el valor de cada ítem. Permite conservar el histórico de precios.
Unidad funcional. La agrupación operativa por la que se presta y se factura el servicio: urgencias, hospitalización, cirugía, consulta externa, PyP. Es el eje sobre el que se particulariza la configuración de cada plan.
Área y sub-área. La clasificación interna del portafolio de servicios. El área es el nivel superior; la sub-área depende de un área y su código solo debe ser único dentro de ella. Se usan tanto en el maestro de servicios como en la configuración del plan.
Particularización. El ajuste de un procedimiento o un medicamento para una combinación concreta de plan y unidad funcional: qué manual o lista de precios se aplica, con qué porcentaje, qué nivel de autorización exige y qué plantilla de liquidación quirúrgica usa. Es lo que hace que el mismo procedimiento pueda tener condiciones distintas según el contrato.
Autorización. El permiso que la administradora otorga para prestar un servicio identificado por su código CUPS a un paciente concreto. Tiene ciclo de vida propio: solicitada, autorizada, negada, usada, vencida o anulada.
Tope. El límite pactado en un contrato. Puede ser mensual global, anual global, por servicio (CUPS) o por paciente, y admite un porcentaje de alerta para avisar antes de alcanzarlo.
En el Glosario encontrarás además las siglas y los códigos normativos que aparecen en las pantallas.
Permisos y visibilidad
Lo que ves en el módulo depende de tu perfil. La matriz de permisos controla, para cada pantalla, las acciones consultar, crear, modificar y eliminar. Si una opción del menú no aparece, o si en un listado no ves el botón + ni los iconos de editar y eliminar, es porque tu perfil no tiene ese permiso.
Nota: si necesitas acceso a una pantalla que no ves, solicítalo al administrador de tu institución. Los permisos no se ajustan desde este módulo.
Así se ve la pantalla
Dirección en el sistema:
/contratacion/dashboard