Administradoras y Planes

La administradora es la entidad que paga: una EPS, una ARL, una aseguradora, una entidad territorial o el propio paciente cuando se atiende como particular. El plan es el contrato comercial que la institución tiene con esa entidad y es donde se define, servicio por servicio, qué se cubre, con qué tarifa, con qué autorización y hasta qué monto. Todo lo que la IPS factura sale de aquí: si una administradora o un plan están mal configurados, la factura sale mal.

Esta es la pantalla más profunda del módulo de Contratación. Encima de la administradora se apilan tres niveles: los planes de esa administradora, la configuración fina de cada plan (ocho pestañas) y los topes de cada plan.

Nota de nomenclatura: en BIAI Salud la palabra "plan" se usa en dos sentidos distintos y no deben confundirse. El plan de este módulo es el plan de salud del paciente, es decir, el contrato entre la IPS y la administradora (EPS, ARL, aseguradora o particular). El plan comercial SaaS es el plan que la institución le compra a BIAI para usar el sistema, y se administra desde el panel del superadministrador. Cuando en este manual se dice "plan" sin más, se habla siempre del primero.

¿Para qué sirve?

• Registrar y mantener las administradoras con las que la institución tiene relación contractual.
• Crear los planes de cada administradora con sus datos de contrato, facturación, parametrización contable y notificación.
• Particularizar cada plan: ámbitos de atención habilitados, frecuencias de uso de los servicios, cuotas moderadoras y copagos, tarifas por área y unidad funcional, modo de facturación por unidad, y el detalle de procedimientos y medicamentos con su nivel de autorización.
• Definir los topes de gasto del plan y el porcentaje a partir del cual el sistema debe alertar.
• Duplicar un plan completo con toda su configuración para acelerar el montaje de contratos parecidos.
• Alimentar las demás pantallas del sistema: las autorizaciones se piden siempre contra una administradora y un plan, y las homologaciones de medicamentos se registran por plan.

Acceso

• Menú: Contratación > Parametrización General > Administradoras y Planes.
• Ruta: /contratacion/parametrizacion/administradoras.

La administradora

El listado se titula Administradoras y Planes. A diferencia de la mayoría de catálogos, la paginación se resuelve en el servidor con 20 registros por página: al pasar de página, ordenar o buscar, el sistema consulta de nuevo la base de datos. La búsqueda es insensible a mayúsculas y consulta por código, NIT y nombre. El resto del comportamiento del listado es el estándar descrito en Cómo trabajar con los listados.

La tabla

Columna	Contenido
Código	Código interno de la administradora dentro de la institución.
NIT	Número de identificación tributaria de la entidad, sin el dígito de verificación.
DV	Dígito de verificación del NIT.
Nombre	Razón social de la administradora.
Representante	Nombre del representante o contacto de la entidad.
Teléfono	Teléfono de contacto.
Municipio	Municipio de la dirección registrada.
Activo	Etiqueta de color Sí/No que indica si la administradora está habilitada.
Acciones	Agregar planes, Editar (lápiz) y Eliminar (papelera).

Crear una administradora

1. Haz clic en +. Se abre un modal grande con el formulario completo.
2. Diligencia los datos:

Campo	Tipo	Descripción
Código *	Texto	Código interno con el que la institución identifica a la administradora. Debe ser único dentro de la institución.
NIT *	Texto	NIT de la entidad, sin el dígito de verificación y sin puntos ni guiones. Debe ser único dentro de la institución.
DV *	Texto	Dígito de verificación del NIT. El sistema lo valida contra el NIT digitado.
Nombre *	Texto	Razón social de la administradora.
País	Lista	País de la dirección. Es el primer eslabón de las listas encadenadas de ubicación.
Departamento	Lista	Departamento. Solo se carga después de elegir el país.
Municipio	Lista	Municipio. Solo se carga después de elegir el departamento.
Dirección	Texto	Dirección física de la administradora.
Teléfono	Texto	Teléfono de contacto.
Representante	Texto	Nombre del representante legal o del contacto comercial.
Régimen Tributario	Lista	Régimen tributario de la entidad. Proviene de un catálogo global administrado por el superadministrador.
Pie de Factura	Área de texto	Texto que se imprime al pie de las facturas emitidas a esta administradora.
Observación	Área de texto	Notas libres sobre la entidad.
Proveedor Tecnológico Para Facturación Electrónica	Lista	Proveedor tecnológico con el que se transmite la facturación electrónica de esta administradora. Proviene de un catálogo global.

* Campo obligatorio

3. Ajusta los interruptores según corresponda.
4. Haz clic en Guardar.

Las listas encadenadas de ubicación

País, Departamento y Municipio funcionan en cascada: cada lista depende de la anterior.

• Mientras no elijas País, la lista de Departamento no trae opciones.
• Al elegir un país, el sistema carga sus departamentos; al elegir un departamento, carga sus municipios.
• Si cambias el país después de haber seleccionado departamento y municipio, la selección inferior se recarga: verifica siempre los tres niveles antes de guardar.

Diligéncialos de arriba hacia abajo. Intentar seleccionar el municipio primero no funciona porque la lista todavía está vacía.

Los interruptores

Interruptor	Qué controla
Citas	Habilita a la administradora para el agendamiento de citas.
Particular	Marca la administradora como pago particular, es decir, cuando quien paga es el propio paciente y no una entidad aseguradora.
Permitir crear paciente	Permite crear pacientes nuevos asociados a esta administradora desde los flujos de atención.
Ver derecho Citas	Habilita la consulta de derechos del paciente al agendar una cita.
Solo RIPS completos	Exige que la información de RIPS esté completa para la administradora.
Activo	Habilita o deshabilita la administradora. Una administradora inactiva no debe usarse en operación.

Regla dura: el NIT se valida con dígito de verificación

El sistema no acepta un NIT cuyo dígito de verificación no corresponda. La validación aplica el algoritmo de módulo 11 definido en el Decreto 2148 de 1983, el mismo que usa la DIAN. Si el DV digitado no coincide con el que arroja el cálculo sobre el NIT, el registro se rechaza y no se guarda.

Esto no es un capricho del sistema: un NIT con DV equivocado hace fallar la facturación electrónica y el reporte de RIPS más adelante, cuando ya es mucho más costoso corregirlo.

Para obtener el dígito de verificación correcto:

1. Toma el RUT de la administradora o su certificado de existencia y representación legal. El NIT aparece impreso con el dígito de verificación separado por un guion, por ejemplo 900123456-1: los nueve primeros dígitos van en NIT y el 1 va en DV.
2. Si no tienes el documento a mano, consulta el NIT en el servicio de consulta del RUT de la DIAN, que devuelve el número completo con su dígito de verificación.
3. No deduzcas el DV ni lo inventes. Tampoco lo copies de otra sede o de otra entidad del mismo grupo empresarial: cada NIT tiene el suyo.

Digita el NIT sin puntos, sin comas y sin el guion. Los separadores hacen fallar el cálculo.

Editar y consultar

Haz clic en el icono de lápiz de la fila para abrir el mismo formulario con los datos cargados. El código y el NIT siguen siendo únicos dentro de la institución: si los cambias por unos ya usados por otra administradora, el sistema rechaza el guardado.

Planes

Los planes de una administradora se administran en un modal propio.

1. Ubica la administradora en el listado.
2. Haz clic en la acción Agregar planes de la fila.

El modal tiene dos pestañas: Planes y Topes. La pestaña Planes trae el botón Nuevo plan y la tabla de los planes ya creados.

Columna	Contenido
#	Número consecutivo de la fila.
Código	Código del plan dentro de la administradora.
Nombre	Nombre del plan.
Activo	Indica si el plan está habilitado.
Acciones	Los seis iconos descritos abajo.

Cada fila ofrece seis acciones:

Acción	Qué hace
Editar	Abre el modal de datos del plan con sus cuatro pestañas.
Configuración del plan	Abre el modal de ocho pestañas donde se particulariza el contrato.
Topes	Abre la gestión de topes de gasto del plan.
Versiones del contrato y autorización por servicio (ícono de historial)	Abre el historial de versiones del contrato del plan y las reglas de autorización por servicio. Vea Versiones del contrato.
Duplicar plan con su configuración	Crea una copia completa del plan dentro de la misma administradora.
Eliminar	Borra el plan. Advierte que se pierden ámbitos, frecuencias, cuotas, topes y particularizaciones.

Crear o editar un plan

Haz clic en Nuevo plan para abrir el formulario, o en el lápiz de un plan existente para editarlo. La cabecera del modal siempre pide los mismos tres datos:

Campo	Tipo	Descripción
Código *	Texto	Código del plan.
Nombre *	Texto	Nombre del plan, normalmente el nombre comercial del contrato.
Activo	Interruptor (toggle)	Habilita o deshabilita el plan.

* Campo obligatorio

Importante: el botón Guardar permanece deshabilitado hasta que diligencies Código y Nombre. Si lo ves apagado después de llenar las cuatro pestañas, revisa la cabecera.

Debajo de la cabecera están las cuatro pestañas del plan.

Pestaña Contrato

Recoge las condiciones comerciales del contrato firmado con la administradora.

Campo	Tipo	Descripción
Número del contrato	Texto	Número con que la administradora identifica el contrato. Es el que cruza con la EPS al validar derechos; vea la nota de abajo.
Valor del contrato ($)	Número	Valor total pactado.
Valor ejecutado ($)	Número	Valor ya ejecutado del contrato.
% Aviso	Número	Porcentaje de ejecución a partir del cual se debe avisar.
Codificación	Lista	Codificación del plan. Proviene de un catálogo global.
Valor UPC ($)	Número	Valor de la Unidad de Pago por Capitación aplicable al contrato.
Fecha inicial	Fecha	Inicio de vigencia del contrato.
Fecha final	Fecha	Fin de vigencia del contrato.
Régimen	Lista	Régimen del plan (catálogo global).
Valor Factura Capitada ($)	Número	Valor de la factura capitada. Solo se habilita si el Tipo de contrato es CAPITACION.
Tipo de contrato	Lista	Modalidad de contratación (catálogo global). Es el campo que gobierna la habilitación de Valor Factura Capitada.
Estado	Lista	Estado del plan (catálogo global).
Manual a liquidar el oxígeno	Lista	Manual tarifario con el que se liquida el oxígeno en este plan. Se alimenta del maestro de Manuales.
Clasificación	Lista	Clasificación del plan (catálogo global).
Valor Facturado ($)	Número	Valor facturado acumulado del contrato.
Permitir Asociar Paciente	Interruptor (toggle)	Permite afiliar pacientes a este plan.
Monto fijo	Interruptor (toggle)	Indica que el contrato se maneja por monto fijo.
PyP	Interruptor (toggle)	Marca el plan como de Promoción y Prevención.
Plan voluntario	Interruptor (toggle)	Marca el plan como voluntario o complementario (medicina prepagada, póliza), por fuera del régimen obligatorio. Solo estos planes generan pago compartido.
Citas	Interruptor (toggle)	Habilita el plan para el agendamiento de citas.
Observación	Área de texto	Notas libres sobre el contrato.
Recordatorio de citas	Área de texto	Texto del recordatorio de citas para los pacientes de este plan.

Importante: llena Tipo de contrato antes que Valor Factura Capitada. Mientras el tipo no sea CAPITACION, el campo del valor permanece deshabilitado y no se puede diligenciar.

El número del contrato es el que cruza con la EPS

Al validar derechos, la EPS responde en qué contratos está el paciente, y el sistema lo afilia al plan cuyo Número del contrato coincida. Escríbalo tal como lo usa la EPS; sirve con o sin el prefijo «C-» (22418 y C-22418 cruzan igual). Si lo deja vacío, el sistema intenta cruzar con el Código del plan. Si ningún plan coincide, el paciente no queda afiliado y la ventanilla recibe un aviso amarillo. Vea Planes que reporta la EPS.

Pestaña Facturación

Define cómo se factura a este plan y qué información exige la factura.

Campo	Tipo	Descripción
Plan de Beneficio	Lista	Plan de beneficios en salud al que corresponde el contrato.
Forma de pago	Lista	Periodicidad de pago: Mensual, Bimensual, Trimestral, Semestral o Anual.
Pie Página de Factura	Área de texto	Texto que se imprime al pie de las facturas de este plan.
Activos	Interruptor (toggle)	Habilita la configuración de facturación del plan.
Solo Rips Completos	Interruptor (toggle)	Exige que los RIPS estén completos para poder facturar.
Restringir duplicados de nros de autorización	Interruptor (toggle)	Impide reutilizar un mismo número de autorización en el plan.
Requiere información adicional en la facturación electrónica	Interruptor (toggle)	Obliga a diligenciar los datos adicionales exigidos por la facturación electrónica.
Título del documento a mostrar (Órdenes Internas)	Texto	Encabezado con el que se imprimen las órdenes internas del plan.
Tope pacientes por factura agrupada	Número	Máximo de pacientes que puede contener una factura agrupada.
% Materiales QX	Interruptor (toggle)	Activa el cobro de materiales quirúrgicos por porcentaje. Habilita el campo siguiente.
Porcentaje Materiales QX	Número	Porcentaje aplicado a los materiales quirúrgicos. Solo se habilita si el interruptor % Materiales QX está encendido.
RIPS Nuevo	Interruptor (toggle)	Indica que el plan reporta con la estructura nueva de RIPS. Habilita el campo siguiente.
Fecha Inicio RIPS	Fecha	Fecha desde la cual aplica la estructura nueva de RIPS. Depende de RIPS Nuevo.
Interés implícito — Porcentaje	Número	Porcentaje de interés implícito pactado.
Interés implícito — Base ($)	Número	Base sobre la que se calcula el interés implícito.
Facturar cuotas moderadoras y copagos en urgencias	Interruptor (toggle)	Permite cobrar cuota moderadora y copago en atenciones de urgencias.
Mostrar detalle de paquete en impresión de facturas	Interruptor (toggle)	Imprime el desglose de los paquetes en la factura en lugar de una sola línea.

Los tres campos condicionados de esta pestaña son Porcentaje Materiales QX (depende del interruptor % Materiales QX) y Fecha Inicio RIPS (depende de RIPS Nuevo). Enciende primero el interruptor y después diligencia el valor.

Pestaña Parámetros Contables

Enlaza el plan con el plan de cuentas de la institución. Los nueve campos de cuenta son de texto: se digita el código contable tal como lo maneja el área financiera.

Campo	Tipo	Descripción
Anticipo de Factura	Interruptor (toggle)	Indica que el plan maneja anticipos de factura.
Tipo de Obligación	Lista	Tipo de obligación contable del plan.
Cuenta Por Cobrar	Texto	Cuenta contable de la cartera del plan.
Cuenta Copago	Texto	Cuenta donde se registran los copagos.
Cuenta Cuota Moderadora	Texto	Cuenta donde se registran las cuotas moderadoras.
Cuenta Porcentaje	Texto	Cuenta del porcentaje aplicado al plan.
Cuenta Descuento	Texto	Cuenta de descuentos.
Cuenta Radicación	Texto	Cuenta asociada a la radicación de facturas.
Cuenta cartera glosada	Texto	Cuenta donde se registra la cartera en glosa.
Cuenta saldo a favor	Texto	Cuenta de saldos a favor de la administradora.
Cuenta IVA	Texto	Cuenta del IVA facturado a este plan.
Asociar área contable	Lista	Área contable que se asocia al plan.

Diligencia esta pestaña con el área contable de la institución. Un código de cuenta equivocado no lo detecta el módulo de Contratación: aparece después, cuando la contabilidad no cuadra.

Pestaña Notificación

Campo	Tipo	Descripción
Activar Notificación	Interruptor (toggle)	Habilita las notificaciones asociadas al plan.

Importante: hoy esta pestaña solo expone el interruptor Activar Notificación. El resto de la configuración de notificaciones se anuncia en pantalla como disponible en una próxima versión: no está operativa todavía y no debe darse por configurada.

Configuración del plan

Haz clic en el icono Configuración del plan de la fila del plan. Este modal es el corazón de la particularización del contrato: aquí es donde el plan deja de ser un encabezado y se convierte en reglas concretas de cobertura, tarifa y control. Son ocho pestañas y cada una guarda por separado.

1. Ámbitos de atención

Marca las casillas de los ámbitos que cubre el plan: Urgencias, Hospitalización, Servicios Ambulatorios y Promoción y Mantenimiento.

Regla: solo aparecen los ámbitos que la institución tenga habilitados en su configuración SaaS. Si la institución no tiene ninguno habilitado, la pestaña muestra el mensaje "La empresa no tiene servicios habilitados" y no hay nada que marcar. Asignar un ámbito que la institución no tiene habilitado es rechazado por el sistema.

Si esperabas ver un ámbito y no está, el problema no es del plan: es la habilitación de la institución. Escala con el administrador del sistema.

2. Frecuencias

Define cuántas veces puede facturarse un servicio a este plan dentro de un período. Es el control que evita cobrar diez veces al mes un servicio que el contrato reconoce una vez.

Campo	Tipo	Descripción
Servicio *	Lista	Servicio del maestro de Servicios al que aplica la frecuencia.
Sexo	Lista	Población a la que aplica: M, F o Ambos.
Unidad	Lista	Unidad de tiempo del período: Día, Mes, Trimestre, Semestre o Año.
Frec.	Número	Cantidad de veces permitidas dentro de esa unidad de tiempo.

* Campo obligatorio

Diligencia los campos y agrega la fila. La tabla inferior permite editar los valores en línea sobre las filas ya creadas.

Ten en cuenta que la combinación de Sexo y Unidad cambia el sentido de la regla: "2 por Año para F" no es lo mismo que "2 por Año para Ambos". Revisa el contrato antes de cargar.

3. Cuotas moderadoras

Grilla fija de siete niveles de cotización. Cada nivel tiene dos valores:

Campo	Tipo	Descripción
Cuota Moderadora ($)	Número	Valor fijo en pesos que paga el afiliado de ese nivel.
Porcentaje Copago (%)	Número	Porcentaje del valor del servicio que asume el afiliado de ese nivel.

Esta pestaña no permite agregar ni eliminar filas: los siete niveles vienen dados y solo se editan sus valores. Hay un único botón Guardar cuotas que persiste toda la grilla de una vez. Si editas tres niveles y sales sin guardar, se pierden los tres.

En el sistema de salud colombiano, cuota moderadora y copago son dos cosas distintas y por eso el sistema pide ambas:

• La cuota moderadora es un valor fijo, generalmente pequeño, que busca regular el uso de los servicios. Se cobra por evento de atención y no depende del valor del servicio prestado.
• El copago es un porcentaje del valor del servicio y busca contribuir a la financiación del sistema. Como es porcentual, el valor cobrado sube con el costo de la atención.

Ambos se escalonan por nivel de cotización, es decir, según el rango de ingresos del afiliado: a mayor nivel, mayor valor. Por eso la grilla tiene siete filas y no una.

Los valores los define el contrato con la administradora y la normativa vigente del año. Actualízalos cuando cambien: una grilla desactualizada cobra de menos o de más en cada atención.

4. Área × UF

Define la tarifa que aplica a una combinación de Área y Unidad Funcional dentro del plan.

Campo	Tipo	Descripción
Área *	Lista	Área de la institución.
Unidad Funcional *	Lista	Unidad funcional a la que aplica la combinación.
Manual	Lista	Manual tarifario que rige esa combinación, tomado del maestro de Manuales.
%	Número	Porcentaje de ajuste sobre el valor del manual.
Personalizados	Interruptor	Indica que la combinación trabaja con valores personalizados.
Restringidos	Interruptor	Indica que la combinación trabaja de forma restringida.

* Campo obligatorio

La tabla resultante se edita en línea. Esta pestaña es la que responde a la pregunta "¿con qué manual y con qué porcentaje se cobra lo que se hace en esta área desde esta unidad funcional?".

5. Área × UF Med.

El equivalente de la pestaña anterior para medicamentos, con la diferencia de que el precio no viene de un manual tarifario sino de una lista de precios y de una de sus versiones.

Campo	Tipo	Descripción
Área *	Lista	Área de medicamento.
Unidad Funcional *	Lista	Unidad funcional a la que aplica.
Lista de precios	Lista	Lista de precios que rige los medicamentos de esa combinación. Al elegirla, el sistema carga las versiones disponibles.
Versión	Lista	Versión (vigencia) de la lista de precios. Solo se carga después de elegir la lista.
%	Número	Porcentaje de ajuste sobre el valor de la lista.

* Campo obligatorio

Lista de precios y Versión funcionan encadenadas: elige primero la lista y espera a que la versión cargue. Como las versiones tienen vigencia, elegir la versión correcta es lo que determina el precio que se aplicará.

6. Unidades facturación

Define cómo se agrupa la facturación en cada unidad funcional.

Campo	Tipo	Descripción
Unidad Funcional *	Lista	Unidad funcional a configurar.
Modo	Lista	Individual o Agrupado.

* Campo obligatorio

En modo Individual la facturación de esa unidad funcional se maneja por separado; en modo Agrupado se consolida. Elige según lo que exija la administradora en el contrato, porque de esto depende la forma en que llega la factura y, con ella, la radicación.

7. Procedimientos

Es la particularización fina: aquí se dice, procedimiento por procedimiento y unidad funcional por unidad funcional, con qué manual y con qué porcentaje se cobra, cada cuánto se puede repetir y qué nivel de autorización exige.

La pestaña tiene un conmutador de vista con dos modos:

• Personalizados: los procedimientos con configuración propia dentro del plan.
• Excluyentes: los procedimientos marcados como excluidos de esa configuración.

Usa el conmutador para revisar una lista o la otra; son dos vistas del mismo trabajo de particularización.

Campo	Tipo	Descripción
Servicio *	Lista	Procedimiento del maestro de Servicios.
Unidad Funcional *	Lista	Unidad funcional donde aplica la regla.
Manual	Lista	Manual tarifario con el que se liquida ese procedimiento en esa unidad.
%	Número	Porcentaje de ajuste sobre el valor del manual.
Nivel autorización	Lista	Nivel de exigencia de autorización. Ver el detalle abajo.
Frec. años	Número	Frecuencia en años con que puede repetirse el procedimiento.
Plantilla Qx	Lista	Plantilla de liquidación quirúrgica que descompone la factura de la cirugía.
Personalizado	Interruptor	Marca la fila como configuración personalizada.

* Campo obligatorio

La tabla resultante tiene nueve columnas y se edita en línea.

Los cuatro niveles de autorización

El campo Nivel autorización escala de menor a mayor restricción:

Nivel	Restricción	Sentido
No necesita	Ninguna	El procedimiento no exige autorización previa en este plan.
Informativa	Baja	Se deja constancia de la autorización, pero su ausencia no detiene la atención.
Restrictiva	Alta	El procedimiento exige autorización para poder cobrarse a este plan.
Restringido	Máxima	El nivel más alto de control del plan sobre ese procedimiento.

Elige el nivel según lo pactado en el contrato. Subir el nivel protege la facturación frente a glosas, pero le agrega pasos al proceso de atención: no lo uses como valor por defecto para todo.

8. Medicamentos

El equivalente de la pestaña anterior para el maestro de Medicamentos.

Campo	Tipo	Descripción
Medicamento *	Lista	Medicamento a particularizar.
Unidad Funcional	Lista	Unidad funcional donde aplica la regla.
Lista de precios	Lista	Lista de precios que define el valor. Al elegirla, el sistema carga las versiones.
Versión	Lista	Versión (vigencia) de la lista de precios.
%	Número	Porcentaje de ajuste sobre el valor de la lista.
Nivel autorización	Lista	Mismos cuatro niveles descritos arriba.

* Campo obligatorio

La tabla se edita en línea. Recuerda que la equivalencia entre el código del medicamento en la institución y el código que exige la administradora se resuelve en las homologaciones del maestro de Medicamentos, no aquí.

Topes

Los topes limitan cuánto puede gastarse contra el plan. Se administran en la pestaña Topes del modal de planes, o con el icono Topes de la fila del plan.

Haz clic en Nuevo tope y diligencia:

Campo	Tipo	Descripción
Tipo *	Lista	Mensual global, Anual global, Por servicio (CUPS) o Por paciente.
Servicio	Lista	Solo aparece si el tipo es Por servicio (CUPS). La lista viene agrupada por Procedimientos, Consultas y Estancias.
Valor tope ($) *	Número	Valor máximo del tope. El mínimo aceptado es 1.
Alerta (%)	Número	Porcentaje de consumo a partir del cual el sistema debe alertar. Va de 1 a 100 y por defecto es 80.

* Campo obligatorio

La tabla de topes muestra Tipo, Servicio, Valor tope ($), Alerta (%) y Acciones.

Los cuatro tipos responden a preguntas distintas:

Tipo	Qué limita
Mensual global	El gasto total del plan dentro de un mes.
Anual global	El gasto total del plan dentro de un año.
Por servicio (CUPS)	El gasto de un procedimiento, consulta o estancia específica dentro del plan.
Por paciente	El gasto asociado a un mismo paciente dentro del plan.

Regla del tipo Por servicio (CUPS):

• El código CUPS es obligatorio: sin servicio seleccionado el tope no se guarda.
• El código se valida contra el catálogo CUPS oficial. Un código inexistente es rechazado.
• No se admiten dos topes para el mismo CUPS dentro de un mismo plan. Si necesitas cambiar el valor, edita el tope existente en lugar de crear otro.
• Si cambias el tipo de un tope que ya no es por servicio, el sistema limpia el CUPS automáticamente.

Importante: la verificación de topes al crear autorizaciones es todavía un MVP. Hoy el sistema compara la cantidad de autorizaciones del mes contra el tope, no el valor monetario realmente facturado. Es decir, el tope funciona como un control de volumen, no de gasto. Tenlo presente al definir el Valor tope ($) y no lo uses como si fuera un control financiero cerrado: sigue haciendo el seguimiento del gasto desde el área de facturación.

Duplicar un plan

Montar un contrato nuevo desde cero, con sus ocho pestañas de configuración, toma horas. Si el contrato nuevo se parece a uno que ya existe en la misma administradora, duplícalo.

1. En la tabla de planes, haz clic en el icono Duplicar plan con su configuración.
2. Se abre un panel con Código * y Nombre *, propuestos como {codigo}-COPIA y {nombre} (copia).
3. Cambia esos valores por los definitivos del plan nuevo y confirma.

* Campo obligatorio

La copia se crea dentro de la misma administradora y exige código y nombre nuevos: no puedes duplicar un plan conservando su mismo código.

Qué se copia exactamente:

• La cabecera del plan, con sus datos de contrato, facturación y parámetros contables.
• Los topes.
• Los requisitos.
• Los ámbitos de atención.
• Las frecuencias.
• Las cuotas moderadoras y copagos.
• Las áreas × unidad funcional.
• Las áreas × unidad funcional de medicamento.
• Las unidades de facturación.
• Los procedimientos por unidad funcional.
• Los medicamentos por unidad funcional.

La operación es todo o nada: o se copia el plan completo con toda su configuración, o no se copia nada. No existe una copia parcial ni queda un plan a medio construir si algo falla.

Duplicar y después ajustar las tres o cuatro diferencias reales es el camino corto para contratos parecidos, y además reduce el riesgo de olvidar una pestaña.

Versiones del contrato

Un contrato cambia con el tiempo: se renueva, cambia de modalidad de pago, ajusta su población o sus tarifas. En lugar de sobrescribir el plan, BIAI Salud guarda cada cambio como una versión del contrato y conserva la historia completa.

Una versión no se edita. Cualquier cambio crea una versión nueva y cierra la anterior. Las facturas y cargos ya emitidos conservan la versión con la que se facturaron, así que un cambio de hoy no altera lo que ya se cobró.

Para abrirlo, en la ventana de planes oprima el icono de historial de la fila del plan. Se abre la ventana Contrato con el código y el nombre del plan, y dos pestañas.

Pestaña Versiones

La tabla muestra, de la más reciente a la más antigua:

Columna	Contenido
Versión	El número (v1, v2…). La vigente va en verde.
Vigencia	Desde qué fecha rige y hasta cuál; la vigente dice vigente.
Modalidad	Pago por evento, Capitación, Pago global prospectivo, Paquete o Grupo diagnóstico.
Qué cambió	Los datos que cambiaron respecto a la versión anterior (vigencia, número o valor del contrato, modalidad, población, nota técnica, tarifas, entre otros). La primera dice Versión inicial.
Motivo	Por qué se hizo el cambio.

Si el plan aún no tiene versiones, la tabla dice Este contrato todavía no tiene versiones.

Crear una versión nueva

Con permiso de crear sobre administradoras, el botón Nueva versión abre el formulario Nueva versión del contrato:

Campo	Descripción
Vigente desde *	Fecha desde la que rige el cambio.
Modalidad de pago *	Cómo se paga el contrato.
Número de contrato	Opcional.
Valor del contrato	Opcional.
Población objeto	Opcional. A quién cubre el contrato.
Población estimada	Opcional. Cantidad de personas.
Nota técnica (nombre)	Opcional.
Nota técnica (ubicación del archivo)	Opcional. Dónde está el documento.
Lista de precios y Versión de la lista	Opcionales. Para cambiar las tarifas del contrato, elija la lista y luego una de sus versiones. Con Sin cambio de tarifas se conserva la actual.
Motivo del cambio *	Mínimo 10 caracteres.

* Campo obligatorio

Crear versión se habilita cuando están completos los obligatorios; Cancelar descarta el formulario. Al crearla aparece «Versión creada. La anterior quedó cerrada.».

Pestaña Autorización por servicio

Define, para cada servicio del contrato, si hace falta autorización de la administradora. La tabla muestra:

Columna	Contenido
Servicio (CUPS)	El código del servicio, o Todo el contrato (por defecto).
Tipificación	Requiere autorización, Solo aviso al pagador o Sin autorización.
Plazo de respuesta (h)	Horas que tiene la administradora para responder; solo aplica si requiere autorización.

Si no hay reglas, la tabla dice Sin reglas: todo servicio requiere autorización.

Con permiso de modificar, debajo de la tabla se agrega una regla con CUPS (vacío = todo el contrato), Tipificación, Plazo de respuesta (h) y el botón Guardar regla. Una regla para un CUPS concreto prevalece sobre la regla de todo el contrato. Con permiso de eliminar, el icono Eliminar de la fila quita la regla y el servicio vuelve a la regla por defecto del contrato.

Cuándo crear una versión

Cree una versión nueva cada vez que cambie algo del contrato con efectos en lo que se factura o se autoriza. Para corregir un simple error de digitación en datos del plan, use Editar.

Eliminar

Puedes eliminar una administradora con el icono de papelera del listado, y un plan con el icono de papelera de la tabla de planes. En ambos casos hay una advertencia previa.

Pero el sistema no permite eliminar una administradora ni un plan que ya tenga datos operativos. Cuentan como datos operativos:

• Autorizaciones registradas contra el plan.
• Importaciones de tarifario asociadas al plan.
• Pacientes afiliados al plan.

Si existe alguno de esos datos, el borrado se rechaza y el mensaje de error detalla qué lo impide. Léelo: te dice exactamente qué hay que resolver antes. Eliminar una administradora también está bloqueado si alguno de sus planes tiene datos operativos.

Cuando no hay bloqueos, la eliminación del plan arrastra toda su configuración: ámbitos, frecuencias, cuotas, topes, requisitos, áreas por unidad funcional y particularizaciones se borran junto con él. No hay papelera ni recuperación.

Si lo que quieres es sacar de circulación un plan que ya tiene operación, no lo elimines: apaga el interruptor Activo. Es lo correcto y además conserva la historia.

Limitación conocida

Sé consciente de esto antes de invertir días en la particularización fina: el motor que resuelve la tarifa para Facturación todavía no aplica toda la configuración de esta pantalla. En concreto, la particularización de procedimientos por plan y unidad funcional y el porcentaje de ajuste no se están reflejando aún en el precio que calcula Facturación.

La configuración sí se guarda correctamente y queda registrada en el sistema, pero puede no verse reflejada todavía en la tarifa que ve el área de facturación. Verifica el resultado con una factura de prueba antes de dar por cerrado el montaje de un contrato, y no asumas que un valor mal facturado se debe a un error de digitación en esta pantalla.

Recomendaciones

• Monta las administradoras y los planes al final del proceso de parametrización, no al principio. Necesitas listas Áreas, Unidades Funcionales, Servicios, Manuales, Listas de Precios y Plantillas de Liquidación QX antes de poder configurar un plan de verdad.
• Ten el contrato firmado a la vista mientras diligencias las pestañas. Esta pantalla es una traducción del contrato al sistema; sin el documento, se termina adivinando.
• Verifica el NIT y su dígito de verificación contra el RUT antes de guardar. Corregirlo después de haber facturado es mucho más costoso.
• Guarda pestaña por pestaña en la configuración del plan. Especialmente en Cuotas moderadoras, donde un solo botón Guardar cuotas persiste toda la grilla.
• Duplica planes en lugar de crearlos desde cero cuando el contrato nuevo se parezca a uno existente.
• Define los topes con criterio y recuerda su limitación actual: hoy controlan cantidad de autorizaciones del mes, no valor facturado.
• Consulta el Glosario si tienes dudas sobre UPC, capitación, cuota moderadora, copago o RIPS, y la Introducción al módulo para ubicar esta pantalla dentro del orden general de parametrización.

Así se ve la pantalla

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Dirección en el sistema: /contratacion/parametrizacion/administradoras