Contratos laborales
El registro de cada vínculo laboral de la institución con un empleado: su tipo, cargo, fechas, salario, jornada y datos de seguridad social. Un contrato nace en Borrador, se activa cuando está completo, puede suspenderse y reactivarse, y termina por terminación (o por anulación, si nunca llegó a activarse). Los cambios sobre un contrato ya vigente (prórroga, nuevo salario, nuevo cargo) se registran con un otrosí, que deja el historial.
Acceso
- Menú: Empleados > Contratos laborales.
- Ruta:
/talento-humano/contratos.
La tabla
Lista los contratos de toda la institución. Ordenar y paginar funcionan como se explica en Cómo trabajar con los listados; en esta pantalla la tabla no ofrece exportación. Haga clic en una fila para abrir el detalle del contrato.
Buscar y filtrar
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Buscador | Busca por número de contrato, nombre o documento del empleado. |
| Estado | Borrador, Vigente, Suspendido, Terminado o Anulado. |
| Tipo | Término fijo, Término indefinido, Obra o labor, Aprendizaje, Prestación de servicios u Ocasional. |
| Vencen en | Contratos que vencen en 15, 30, 60 o 90 días. |
El dashboard enlaza aquí con el estado o el vencimiento ya aplicados.
Columnas
Número, Empleado (nombre y documento), Cargo, Tipo, Inicio, Fin, Salario y Estado. En Fin se ve la fecha de terminación real si ya terminó, o la fecha pactada; si no hay fecha, Indefinido. Cuando faltan 30 días o menos, una marca avisa cuánto falta ("vence en 12 días") o que ya venció.
Crear un contrato
Botón Nuevo contrato (permiso de crear). También se llega desde la pestaña Contratos de la ficha del empleado, con el empleado ya elegido. El contrato se crea siempre en Borrador: el sistema avisa "Contrato creado en borrador". Termina con Guardar y Cancelar.
Contrato
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Empleado * | Se busca por nombre o documento. Solo se elige al crear; al editar se muestra fijo. |
| Tipo de contrato * | Viene en Término indefinido. Cambiarlo ajusta los demás campos (ver la tabla siguiente). |
| Cargo * | De Cargos. Debe estar activo. Al elegirlo, el formulario toma del cargo la clase de riesgo ARL y, si no había área, también el área. |
| Área | De Áreas y dependencias. Puede quedar en Sin área. |
| Fecha de inicio * | Inicio del vínculo. |
| Fecha de fin | Aparece solo en los tipos que la admiten. Obligatoria en término fijo, aprendizaje, ocasional y prestación de servicios; opcional en obra o labor. No puede ser anterior al inicio. |
| Periodo de prueba (días) | Opcional. |
| Obra o labor / Objeto del contrato * | Aparece en obra o labor y en prestación de servicios, y es obligatorio. |
| Valor total del contrato | Solo en prestación de servicios. |
| Lugar de trabajo | Opcional. |
Remuneración y jornada
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Salario * | Valor mayor que cero. En prestación de servicios la etiqueta es Honorarios mensuales. |
| Tipo de salario | Ordinario o Integral en la mayoría de tipos; Apoyo de sostenimiento en aprendizaje; Honorarios en prestación de servicios; Ordinario en ocasional. |
| Jornada | Tiempo completo (por defecto), Medio tiempo, Tiempo parcial o Por turnos. |
| Horas por semana | Aparece solo si la jornada no es de tiempo completo. |
| Periodicidad de pago | Mensual (por defecto) o Quincenal. |
| Forma de pago | Transferencia (por defecto), Cheque o Efectivo. |
| Cuenta de pago | Una de las cuentas activas del empleado. Si queda en Cuenta principal del empleado, se usa la cuenta marcada como principal al activar. |
| Trabaja los sábados | Casilla, marcada por defecto. |
| Aplica auxilio de transporte | Casilla, marcada por defecto. |
Seguridad social y retención
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Clase de riesgo ARL | De I — Mínimo a V — Máximo. Viene en I. |
| Tipo cotizante PILA | Dos dígitos. Viene en 01, y en 12 para aprendizaje. |
| Subtipo PILA | Dos dígitos. Viene en 00. |
| Procedimiento de retención | Procedimiento 1 o Procedimiento 2 (porcentaje fijo). |
| Porcentaje fijo (%) | Aparece con el procedimiento 2; de 0 a 100. |
| Actividad de alto riesgo para pensión | Casilla. |
| Observaciones | Texto libre. |
Reglas por tipo de contrato
| Tipo | Regla |
|---|---|
| Término fijo | Exige fecha de fin posterior al inicio y no mayor a tres años; para extenderlo se usa un otrosí de prórroga. |
| Término indefinido | No lleva fecha de fin. |
| Obra o labor | Exige describir la obra o labor. |
| Aprendizaje | Exige fecha de fin y se paga con apoyo de sostenimiento. |
| Prestación de servicios | Exige objeto y fecha de fin, y se paga con honorarios. |
| Ocasional | Exige fecha de fin. |
Editar un contrato
- En Borrador se pueden cambiar todos los campos.
- Con el contrato Vigente o Suspendido solo se editan los datos operativos: área, periodo de prueba, auxilio de transporte, sábados, periodicidad y forma de pago, cuenta de pago, clase de riesgo, datos PILA, alto riesgo, retención, lugar de trabajo y observaciones. El resto (tipo, cargo, fechas, salario, jornada) aparece bloqueado y solo cambia con un otrosí.
- Un contrato Terminado o Anulado no se puede modificar.
El detalle del contrato
Arriba muestra el número, el empleado (con enlace a su ficha), su documento y el cargo, una barra de estado (Borrador, Vigente, Terminado; un contrato suspendido se marca sobre Vigente como Suspendido) y los botones que corresponden al estado. Debajo, cuatro bloques: Contrato (estado, tipo, cargo, área, fechas, periodo de prueba, lugar de trabajo y, según el tipo, objeto y valor total), Remuneración y seguridad social, Observaciones y Otrosíes.
Los botones dependen del estado del contrato y del permiso del usuario:
| Estado | Botones |
|---|---|
| Borrador | Activar, Editar y Anular. |
| Vigente | Registrar otrosí, Editar, Suspender y Terminar. |
| Suspendido | Reactivar, Registrar otrosí, Editar y Terminar. |
| Terminado o Anulado | Ninguno: solo consulta. |
Volver regresa a la lista.
Activar un contrato
Activar pide confirmación y pasa el contrato de Borrador a Vigente. El sistema exige:
- Afiliaciones activas del empleado en EPS, pensión y ARL. Se exceptúan la prestación de servicios y el aprendizaje con tipo de cotizante PILA
12(etapa lectiva). Si faltan, el botón queda deshabilitado y un aviso amarillo dice cuáles ("Faltan afiliaciones activas: EPS, ARL"); se corrigen en la pestaña Seguridad social de la ficha del empleado. - Profesional de salud vinculado, si el cargo es asistencial.
- Sin solapamiento: el empleado no puede tener otro contrato vigente en esas fechas.
- Salario válido: un salario ordinario a tiempo completo no puede ser inferior al salario mínimo, ni el integral inferior al mínimo legal para ese tipo.
Al activarse, el empleado queda Activo (y, si es su primer contrato, su fecha de ingreso es el inicio del contrato). Si el contrato no tenía cuenta de pago, toma la cuenta principal del empleado.
Suspender y reactivar
- Suspender (ventana Suspender contrato): Fecha de inicio de la suspensión * (no puede ser futura ni anterior al inicio del contrato) y Motivo de la suspensión *, hasta 500 caracteres.
- Reactivar (ventana Reactivar contrato): Fecha de reintegro * (no futura ni anterior al inicio de la suspensión) y Observaciones.
Terminar
Terminar (ventana Terminar contrato) cierra el vínculo:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Fecha de terminación * | No puede ser futura ni anterior al inicio del contrato: se registra el día en que ocurre. |
| Motivo * | Renuncia voluntaria, mutuo acuerdo, vencimiento del plazo, terminación de la obra o labor, despido con justa causa, despido sin justa causa, terminación en periodo de prueba, fallecimiento, pensión u otro. |
| Observaciones | Hasta 500 caracteres. |
Si era el último contrato activo del empleado, este queda Retirado con esa fecha de retiro. Un contrato terminado habilita su liquidación en Nómina.
Anular
Anular (ventana Anular contrato) solo existe en Borrador: se pide el Motivo de la anulación * (hasta 500 caracteres). Un contrato que ya estuvo vigente no se anula: se termina.
Registrar un otrosí
Con el contrato Vigente o Suspendido, Registrar otrosí abre una ventana. Cada tipo pide sus propios datos.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de modificación * | Prórroga, Cambio de salario, Cambio de cargo, Cambio de jornada, Cambio de sede o lugar de trabajo u Otra modificación. |
| Fecha efectiva * | No puede ser anterior al inicio del contrato. Un cambio de salario no puede quedar antes del último cambio de salario registrado. |
| Salario nuevo * | Solo en cambio de salario. Debe ser distinto del actual. |
| Nueva fecha de fin * | Solo en prórroga. Debe ser posterior a la actual; un contrato sin fecha de fin no admite prórroga. |
| Cargo nuevo * | Solo en cambio de cargo. Debe ser un cargo activo distinto del actual. |
| Jornada nueva * y Horas por semana | Solo en cambio de jornada. |
| Lugar de trabajo nuevo * | Solo en cambio de sede. |
| Descripción * | Hasta 2000 caracteres. |
El otrosí aplica el cambio al contrato y queda en la tabla Otrosíes, con N.º, Tipo, Fecha efectiva, Cambio (por ejemplo el salario anterior y el nuevo) y Descripción. Esa tabla es el historial del contrato.
Recomendaciones
- Deje el contrato en borrador hasta tener las afiliaciones. Evita activar un contrato incompleto y tener que corregirlo después.
- Registre la terminación el mismo día. El sistema no admite terminar, suspender ni reactivar con fecha futura.
- Use el otrosí para todo cambio de condiciones, no edite el contrato: el otrosí es lo que documenta quién cambió qué y desde cuándo.
- Para un término fijo, revise el filtro Vencen en 30 días cada semana y decida a tiempo entre prorrogar o terminar.
Evidencia visual
Captura pendiente.
Dirección en el sistema:
/talento-humano/contratos