Asignación de citas

Es la pantalla central del módulo: donde se agenda. Tiene dos partes: arriba el formulario con los datos de la cita, abajo la agenda del prestador con sus franjas. Se llena el formulario y se hace clic en una franja libre.

Acceso

• Menú: Agendamiento > Agenda.
• Ruta: /citas/agenda.

Antes de empezar

El prestador debe tener agendas generadas para el día que quieres agendar. Sin agenda no hay franjas y la agenda aparece vacía.

Citas en equipos. Para agendar un examen en un equipo (electrocardiógrafo, rayos X, ecógrafo…) cambia el selector Profesional / Equipo del encabezado a Equipo, o entra por el menú Agenda de equipos. La pantalla es la misma, pero se elige sede, tipo de equipo y equipo en vez de especialidad y prestador. Ver Agenda de equipos.

Los dos modos de agendar

El interruptor Programada decide cómo se fija el horario:

Modo	Cómo se agenda	Cuándo usarlo
Programada (encendido)	Se elige una franja de la agenda haciendo clic. La cita consume un cupo de la agenda.	Es el caso normal.
Programada apagado	Se escribe la fecha y hora a mano y se pulsa Guardar. La cita no pertenece a ninguna agenda y no consume cupo.	Encajes fuera de la programación habitual.

Una cita no programada no puede caer dentro del horario de una agenda activa. Si lo intentas, la pantalla avisa cuál es la agenda del prestador ese día y te pide elegir otra hora o encender Programada. Dentro del horario de la agenda, la cita se asigna por la agenda y consume cupo.

Con Programada apagada, la agenda de abajo sigue visible: queda como referencia para elegir un horario que no choque con las agendas del día.

El formulario

Paciente

Escribe nombre o documento en Buscar por nombre o documento… y elige de la lista, que muestra tipo y número de documento, nombre y estado del paciente. El botón de la lupa abre el Maestro de Pacientes completo. La × quita al paciente seleccionado.

Con un paciente seleccionado aparecen dos botones más en el encabezado: Historial de citas y Cancelar citas.

Junto al paciente aparece una etiqueta: Derechos: Activo o Derechos: Inactivo seguida de la entidad, o Sin validar si todavía no se ha consultado.

Si el paciente no existe: buscarlo en la EPS

Si escribe un número de documento de 5 dígitos o más y no hay resultados, aparece el botón Buscar en validador de derechos. Es como preguntarle a la EPS: "¿usted conoce a esta persona?".

1. Oprima el botón. Se abre la ventana Validador de derechos.
2. Revise el tipo y el número de documento, y oprima Consultar. El sistema pregunta a las entidades configuradas.
3. Si la EPS lo encuentra, verá sus datos y, debajo, los programas en los que la EPS lo tiene inscrito y el bloque Contratos. Oprima Crear paciente: queda registrado con todo lo que la EPS informó, incluidos sus datos de afiliación, esos programas y esos contratos.

El bloque Contratos lista los planes de su institución que coinciden con los contratos que la EPS reporta para el paciente. Cada línea dice la administradora, el plan y el número del contrato según la EPS. Si la EPS no reporta contratos, el sistema propone, cuando puede, un plan según el régimen del paciente y lo marca como por régimen. Al crear el paciente, queda afiliado a esos planes y el campo Administradora – Plan de la cita se llena solo.

Si la EPS reporta un contrato que no existe en Administradoras

Aparece un aviso amarillo con el número del contrato según la EPS, por ejemplo «La EPS reporta el contrato C-22418 y no coincide con ningún plan de Mutual Ser en Administradoras». El sistema no inventa el plan. Tiene dos salidas: crear el plan en Administradoras y Planes con ese mismo número de contrato y volver a validar, o elegir el plan a mano con el botón … del campo Administradora – Plan.

Si ya existe: datos por actualizar

Al elegir un paciente que ya está registrado, el sistema consulta a la EPS sin detener su trabajo. Si encuentra datos distintos, abre una ventana con la tabla Campo / Actual / Nuevo, agrupada en identidad, contacto y afiliación. Cada fila tiene una casilla.

En la lista puede aparecer el Estado del paciente: sigue al que informa la EPS (Activo, Inactivo o Fallecido). Si la EPS reporta una fecha de defunción, la ventana lo avisa y, al actualizar, el paciente queda Fallecido con su Fecha de muerte. También aparecen los datos que la EPS reporta de la afiliación, como la categoría, la portabilidad o la IPS primaria; vea Datos reportados por la EPS.

Debajo de la tabla, el bloque Contratos por asignar lista los planes de su institución que coinciden con los contratos que la EPS reporta y que el paciente todavía no tiene. Al actualizar, el paciente queda afiliado a esos planes. Si la EPS reporta un contrato que no existe en Administradoras, aparece el aviso amarillo descrito arriba y ese contrato no se asigna. Vea Planes que reporta la EPS.

Luego, el bloque Programas por inscribir lista los programas en los que la EPS tiene inscrito al paciente y que todavía no están en su ficha. Al actualizar, se inscriben con la fecha de hoy; si el programa no existe en el catálogo de su institución, se crea con el nombre que envía la EPS. Vea Programas que reporta la EPS.

Botón	Qué hace
Actualizar seleccionados	Cambia solo los datos que usted marcó, asigna los contratos y inscribe los programas de la lista. Queda habilitado aunque no marque ningún dato, si hay contratos por asignar o programas por inscribir.
Usar sin actualizar	Sigue con el paciente tal como está.

Si todo coincide y no hay contratos ni programas por asignar, la ventana dice Datos al día.

Si el paciente ya tiene un plan de esa administradora y la EPS no reporta ese contrato, la ventana lo avisa, pero no cierra el plan: cerrarlo es una decisión suya, desde la pestaña Afiliaciones de la ficha del paciente.

Nunca se borra nada

El sistema nunca borra un dato que ya existe. Solo agrega o reemplaza lo que usted marque, incluido el estado, y agrega las afiliaciones a planes y las inscripciones a programas.

Todo cambio deja rastro

Cada cambio queda registrado: qué campo, el valor anterior, el valor nuevo, quién lo hizo, cuándo y desde dónde. Si alguien pregunta después por qué cambió un dato, ahí está la respuesta.

Datos de la cita

Campo	Obligatorio	Descripción
Paciente	Sí	Ver arriba.
Sede	Sí	Sede donde se presta la atención.
Medio de solicitud	Sí	Por dónde pidió la cita el paciente. Catálogo: Medios de solicitud.
Tipo de consulta	Sí	Catálogo: Tipos de consulta.
Tipo de cita	Sí	Catálogo: Tipos de cita.
Modalidad *	Sí	Solo ofrece las modalidades que la IPS dejó activas en Modalidades de atención. Si hay una sola activa, queda elegida y no aparece Sin definir; si hay varias, viene marcada la predeterminada (si la hay).
Especialidad	No	Filtra la lista de prestadores.
Prestador	Sí	Profesional que atiende. Primero se elige la sede: sin ella la lista está bloqueada (Seleccione una sede…). Se acota por la sede y la especialidad elegidas.
Unidad funcional *	Sí	Ver la advertencia de abajo.
Atención preferencial	No	Catálogo: Atención preferencial.
Autorización	No	Número de autorización de la administradora.
Administradora – Plan	Sí	Se elige en una ventana aparte. Ver abajo.
Servicio	Sí	Consulta o procedimiento. Es lo que después se factura. Se pueden elegir varios, salvo que la sede solo admita uno por cita (ver abajo).
Fecha de solicitud	Sí	Cuándo pidió la cita el paciente. Es la base del indicador de oportunidad.
Fecha deseada	Sí	Para cuándo la quería el paciente.
Observaciones	No	Motivo de agendamiento o notas.

Un servicio o varios, según la sede. Cada sede define si admite varios servicios por cita. Si la sede que eligió solo admite uno, el campo Servicio pasa a selección única, y si ya había varios elegidos el sistema conserva el primero y avisa "<sede> solo permite un servicio por cita. Se conservó el primero seleccionado."

La unidad funcional no es un campo administrativo más. Es obligatoria porque las tarifas de los contratos están indexadas por unidad funcional. Una atención sin unidad funcional no se puede tarifar: la cuenta saldría en cero por más que el contrato tenga todas las tarifas cargadas.

Si el campo aparece deshabilitado, tu perfil no tiene permiso sobre el catálogo de unidades funcionales: pídelo al administrador.

Administradora y plan

El botón … del campo Administradora – Plan abre una ventana con las opciones. Si el paciente ya está afiliado, muestra sus planes; el botón Ver todas despliega todas las administradoras activas con sus planes, y hay un filtro de texto para buscar.

En muchos casos no hace falta abrir la ventana, porque el campo se llena solo al elegir el paciente:

• Si al validar derechos se le asignó un contrato, queda el que reporta la EPS.
• Si no se asignó ninguno pero el paciente tiene un solo plan activo, queda ese.
• Si tiene varios planes activos y ninguno recién asignado, el campo queda vacío y usted elige con el botón ….

Al elegir un plan de una administradora a la que el paciente no estaba afiliado, el paciente queda afiliado automáticamente.

La agenda del prestador

Debajo del formulario, una vez elegidos la sede y el prestador. La agenda es la del prestador en esa sede: un prestador que atiende en varias sedes tiene una agenda distinta en cada una, y mientras falte la sede la pantalla indica Selecciona una sede, un prestador y una fecha para ver la agenda. Si cambias de sede, la agenda se vuelve a cargar desde cero; si el prestador elegido no atiende en la nueva sede, se quita de la selección y se avisa.

• Ver agenda desde fija el primer día que se muestra.
• Los botones Días: 7 · 15 · 30 eligen cuántos días se exploran.
• Cada día es una columna. Solo se muestran los días con agenda. La cabecera de la columna tiene hasta tres líneas:
  1. La fecha y el total de cupos libres (disp.).
  2. La clasificación de las agendas del día, Consulta o Procedimiento (si el día tiene agendas de ambas, aparecen separadas por un punto). No aparece si las agendas no están clasificadas.
  3. El programa de las agendas del día, si alguna tiene.
• Dentro de cada columna, cada agenda abre con su propio encabezado: el rango de horas (por ejemplo, 8:00 a. m. – 12:00 p. m.) y una insignia con su visibilidad: Solo interna, Pública o Mixta (ve Generar agendas). Así, cuando un prestador tiene agenda de mañana y de tarde el mismo día, se ven como dos bloques separados en lugar de una sola jornada.
• Dentro de cada agenda, una tarjeta por franja, con la hora y el conteo Asig (asignadas) y Disp (disponibles), más los pacientes ya agendados.
• Las citas Programadas cuyo paciente ya confirmó su asistencia a distancia muestran la insignia Confirmó; al pasar el cursor se ve cuándo y por qué canal confirmó. La insignia desaparece cuando se hace el check-in (ver Estados de la cita).
• Todas las horas se muestran en formato de 12 horas (a. m. / p. m.).

Si el prestador no tiene agenda en el rango, la pantalla lo dice explícitamente.

Estado de cada franja

Aspecto	Significado
Normal (verde)	Tiene cupos libres, la hora no ha pasado y es compatible con el servicio elegido. Al hacer clic se asigna la cita. Las franjas ocupadas por citas se ven en azul.
Llena	Sin cupos disponibles.
Vencida	La hora ya pasó. No se puede agendar: "No se puede agendar en un horario que ya pasó."
Bloqueada	Se bloqueó desde Generar agendas. Muestra el motivo y un icono de información con el detalle.

El servicio y el tipo de agenda tienen que coincidir

La clasificación de la agenda manda sobre el servicio elegido: una agenda de procedimiento no admite servicios de consulta, y una de consulta no admite servicios de procedimiento. Por eso, una vez elegido el servicio:

• Las franjas de una agenda que no coincide aparecen atenuadas y no se pueden asignar. Al pasar el cursor, o al hacer clic, la pantalla explica el motivo, por ejemplo: "Agenda de procedimiento: no admite el servicio de consulta elegido", y nombra el servicio.
• Si todas las agendas de un día son incompatibles, la columna completa del día aparece atenuada.
• Si en los días que se están mostrando no hay ningún cupo compatible, aparece un aviso arriba de las columnas que dice, por ejemplo, que el prestador solo tiene agenda de procedimientos en esos días, y sugiere cambiar el servicio, el prestador o el rango de fechas.

Una agenda sin clasificación no restringe nada, y un servicio del que el catálogo no informa si es consulta o procedimiento tampoco.

La agenda se actualiza sola

La agenda se actualiza en tiempo real. Si el chatbot de pacientes toma o libera un cupo del prestador que estás mirando, la franja cambia sin que tenga que recargar: así no ofrece un cupo que ya no está libre. Para no saturar el sistema, la pantalla espera un instante y recarga una sola vez los días afectados.

Dos detalles:

• Si cambias de pestaña del navegador, la actualización en vivo se pausa; al volver, la agenda se recarga por completo.
• Si la conexión en vivo se corta, aparece junto al selector de días la insignia Sin tiempo real mientras el sistema reintenta. La agenda sigue funcionando: para refrescarla a mano, cambia de día o de prestador.

Citas no programadas

Al final de cada columna aparece un bloque No programadas con las citas de ese día que no pertenecen a ninguna agenda. Se muestran con la etiqueta Sin agenda y sin contador de cupos, porque no consumen ninguno.

Acciones sobre una cita ya agendada

Cada cita de la agenda tiene tres iconos:

Icono	Acción
Impresora	Imprimir recordatorio de la cita. El texto se configura en Recordatorio de citas.
Lápiz	Corregir unidad funcional y modalidad, ambas obligatorias también aquí (Selecciona la modalidad. / Selecciona la unidad funcional.). Se ofrece sobre cualquier cita, incluso las ya atendidas: la cita vieja sin unidad funcional es justamente la que hay que arreglar para que su cuenta deje de salir en cero.
Calendario tachado	Cancelar la cita. Solo aparece en citas futuras que estén Programada o Confirmada.

Asignar la cita

1. Completa el formulario.
2. Haz clic en una franja con cupos libres.
3. Confirma en el diálogo.

Si falta un campo obligatorio, la pantalla lo dice uno por uno, en este orden: paciente, sede, medio de solicitud, tipo de consulta, modalidad, unidad funcional, servicio, administradora y plan, fecha de solicitud, fecha deseada.

El aviso de cita duplicada

Antes de crear la cita, el sistema revisa si el paciente ya tiene otras citas relacionadas. Hay dos resultados posibles:

Resultado	Qué ves	Qué puedes hacer
Advertencia (ámbar)	El paciente ya tiene citas parecidas, pero no impiden agendar.	Se puede continuar con Asignar de todos modos.
Bloqueo (rojo)	"El paciente ya tiene una cita con este prestador el <fecha> en <especialidad>."	No hay botón de confirmar. Elige otro día, otro prestador, o cancela la cita existente antes de volver a agendar.

Agendar desde la lista de espera

Cuando llegas a esta pantalla desde la Lista de espera, el paciente, la especialidad, el prestador, la sede, la fecha y, si elegiste un cupo concreto, esa franja resaltada vienen ya cargados. Completa lo que falte y asigna: al crearse la cita, la inscripción de la lista de espera queda Agendada automáticamente.

Historial de citas

El botón Historial de citas abre todas las citas del paciente, con Fecha, Prestador, Especialidad, Tipo y Estado. Es la forma de ver de un vistazo si el paciente ya tiene una cita pendiente antes de darle otra.

En las citas Canceladas, junto al estado aparece un icono de información (Ver detalle de la cancelación). Abre la ventana Detalle de la cancelación con los datos que se registraron: Cancelada el, Motivo, Detalle del motivo, Solicitada por, Registrada por, Medio y Observaciones. Si no hay ninguno, la ventana lo dice.

Para consultar el historial de cualquier paciente con filtros y ver la trazabilidad completa de cada cita, use Historial del Paciente.

Cancelar citas

El botón Cancelar citas abre una ventana que permite cancelar varias citas del paciente a la vez.

Arriba se registran los datos de la cancelación:

Campo	Obligatorio	Descripción
Fecha	—	Momento de la cancelación. Solo lectura.
Motivo	Sí	Catálogo: Motivos de cancelación.
Medio	Sí	Por dónde llegó la solicitud de cancelación.
Solicitada por	Sí	Nombre de quien pide la cancelación (el propio paciente, un familiar…). Queda registrado para saber quién pidió cancelar.
Observaciones	No	Detalle libre.

Abajo se listan las citas del paciente con casillas de selección. Marca las que vas a cancelar y pulsa Cancelar citas.

Recomendaciones

• Elige la especialidad antes que el prestador. Filtra la lista y evita agendar con el profesional equivocado.
• Elige la unidad funcional correcta, no cualquiera. Es obligatoria, pero una equivocada también hace perder la tarifa en la facturación.
• Diligencia la fecha de solicitud con la fecha real en que el paciente pidió la cita, no con la de hoy. Es lo que mide la oportunidad; ponerla igual a la fecha de agendamiento da un indicador falso de cero días.
• Lee el aviso de duplicidad antes de forzar. Muchas veces el paciente ya tenía la cita y está pidiendo otra sin saberlo.
• Imprime el recordatorio en el mismo momento de agendar. Es lo que reduce el ausentismo.

Así se ve la pantalla

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Dirección en el sistema: /citas/agenda