Asignación de citas
Es la pantalla central del módulo: donde se agenda. Tiene dos partes: arriba el formulario con los datos de la cita, abajo la agenda del prestador con sus franjas. Se llena el formulario y se hace clic en una franja libre.
Acceso
- Menú: Agendamiento > Agenda.
- Ruta:
/citas/agenda.
Antes de empezar
El prestador debe tener turnos generados para el día que quieres agendar. Sin turno no hay franjas y la agenda aparece vacía.
Los dos modos de agendar
El interruptor Programada decide cómo se fija el horario:
| Modo | Cómo se agenda | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| Programada (encendido) | Se elige una franja de la agenda haciendo clic. La cita consume un cupo del turno. | Es el caso normal. |
| Programada apagado | Se escribe la fecha y hora a mano y se pulsa Guardar. La cita no pertenece a ningún turno y no consume cupo. | Encajes fuera de la programación habitual. |
Una cita no programada no puede caer dentro del horario de un turno activo. Si lo intentas, la pantalla avisa cuál es el turno del prestador ese día y te pide elegir otra hora o encender Programada. Dentro del horario del turno, la cita se asigna por la agenda y consume cupo.
Con Programada apagada, la agenda de abajo sigue visible: queda como referencia para elegir un horario que no choque con los turnos del día.
El formulario
Paciente
Escribe nombre o documento en Buscar por nombre o documento… y elige de la lista, que muestra tipo y número de documento, nombre y estado del paciente. El botón de la lupa abre el Maestro de Pacientes completo. La × quita al paciente seleccionado.
Con un paciente seleccionado aparecen dos botones más en el encabezado: Historial de citas y Cancelar citas.
Datos de la cita
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Paciente | Sí | Ver arriba. |
| Sede | Sí | Sede donde se presta la atención. |
| Medio de solicitud | Sí | Por dónde pidió la cita el paciente. Catálogo: Medios de solicitud. |
| Tipo de consulta | Sí | Catálogo: Tipos de consulta. |
| Tipo de cita | Sí | Catálogo: Tipos de cita. |
| Modalidad | No | Intramural, Extramural o Telemedicina. Sin valor, la atención queda como intramural. |
| Especialidad | No | Filtra la lista de prestadores. |
| Prestador | Sí | Profesional que atiende. La lista se acota por la especialidad elegida. |
| Unidad funcional | No en el formulario, sí en la práctica | Ver la advertencia de abajo. |
| Atención preferencial | No | Catálogo: Atención preferencial. |
| Autorización | No | Número de autorización de la administradora. |
| Administradora – Plan | Sí | Se elige en una ventana aparte. Ver abajo. |
| Consulta o procedimiento | Sí | Uno o varios servicios. Es lo que después se factura. |
| Fecha de solicitud | Sí | Cuándo pidió la cita el paciente. Es la base del indicador de oportunidad. |
| Fecha deseada | Sí | Para cuándo la quería el paciente. |
| Observaciones | No | Motivo de agendamiento o notas. |
La unidad funcional no es un campo administrativo más. Las tarifas de los contratos están indexadas por unidad funcional. Una cita sin unidad funcional produce una atención sin unidad funcional, y esa atención no se puede tarifar: la cuenta sale en cero por más que el contrato tenga todas las tarifas cargadas. Diligénciala siempre.
Si el campo aparece deshabilitado, tu perfil no tiene permiso sobre el catálogo de unidades funcionales: pídelo al administrador.
Administradora y plan
El campo Administradora – Plan abre una ventana con las opciones. Si el paciente ya está afiliado, muestra sus planes; el botón Ver todas despliega todas las administradoras activas con sus planes, y hay un filtro de texto para buscar.
Al elegir un plan de una administradora a la que el paciente no estaba afiliado, el paciente queda afiliado automáticamente.
La agenda del prestador
Debajo del formulario, una vez elegido el prestador.
- Ver agenda desde fija el primer día que se muestra.
- Los botones Días: 7 · 15 · 30 eligen cuántos días se exploran.
- Cada día es una columna con su fecha y el total de cupos libres. Solo se muestran los días con agenda.
- Dentro de cada columna, una tarjeta por franja, con la hora y el conteo Asig (asignadas) y Disp (disponibles), más los pacientes ya agendados.
Si el prestador no tiene agenda en el rango, la pantalla lo dice explícitamente.
Estado de cada franja
| Aspecto | Significado |
|---|---|
| Normal | Tiene cupos libres. Al hacer clic se asigna la cita. |
| Llena | Sin cupos disponibles. |
| Vencida | La hora ya pasó. No se puede agendar: "No se puede agendar en un horario que ya pasó." |
| Bloqueada | Se bloqueó desde Turnos. Muestra el motivo y un icono de información con el detalle. |
Citas no programadas
Al final de cada columna aparece un bloque No programadas con las citas de ese día que no pertenecen a ningún turno. Se muestran con la etiqueta Sin turno y sin contador de cupos, porque no consumen ninguno.
Acciones sobre una cita ya agendada
Cada cita de la agenda tiene tres iconos:
| Icono | Acción |
|---|---|
| Impresora | Imprimir recordatorio de la cita. El texto se configura en Recordatorio de citas. |
| Lápiz | Corregir unidad funcional y modalidad. Se ofrece sobre cualquier cita, incluso las ya atendidas: la cita vieja sin unidad funcional es justamente la que hay que arreglar para que su cuenta deje de salir en cero. |
| Calendario tachado | Cancelar la cita. Solo aparece en citas futuras que estén Programada, Confirmada o En sala de espera. |
Asignar la cita
- Completa el formulario.
- Haz clic en una franja con cupos libres.
- Confirma en el diálogo.
Si falta un campo obligatorio, la pantalla lo dice uno por uno, en este orden: paciente, sede, medio de solicitud, tipo de consulta, consulta o procedimiento, administradora y plan, fecha de solicitud, fecha deseada.
El aviso de cita duplicada
Antes de crear la cita, el sistema revisa si el paciente ya tiene otras citas relacionadas. Hay dos resultados posibles:
| Resultado | Qué ves | Qué puedes hacer |
|---|---|---|
| Advertencia (ámbar) | El paciente ya tiene citas parecidas, pero no impiden agendar. | Se puede continuar con Asignar de todos modos. |
| Bloqueo (rojo) | "El paciente ya tiene una cita con este prestador el <fecha> en <especialidad>." | No hay botón de confirmar. Elige otro día, otro prestador, o cancela la cita existente antes de volver a agendar. |
Historial de citas
El botón Historial de citas abre todas las citas del paciente, con Fecha, Prestador, Especialidad, Tipo y Estado. Es la forma de ver de un vistazo si el paciente ya tiene una cita pendiente antes de darle otra.
Cancelar citas
El botón Cancelar citas abre una ventana que permite cancelar varias citas del paciente a la vez.
Arriba se registran los datos de la cancelación:
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Fecha | — | Momento de la cancelación. Solo lectura. |
| Motivo | Sí | Catálogo: Motivos de cancelación. |
| Medio | Sí | Por dónde llegó la solicitud de cancelación. |
| Solicitada por | No | Nombre de quien pide la cancelación (el propio paciente, un familiar…). |
| Observaciones | No | Detalle libre. |
Abajo se listan las citas del paciente con casillas de selección. Marca las que vas a cancelar y pulsa Cancelar citas.
Recomendaciones
- Elige la especialidad antes que el prestador. Filtra la lista y evita agendar con el profesional equivocado.
- No dejes la unidad funcional vacía. Es el error que más facturación pierde y el más silencioso: nada falla en el momento de agendar.
- Diligencia la fecha de solicitud con la fecha real en que el paciente pidió la cita, no con la de hoy. Es lo que mide la oportunidad; ponerla igual a la fecha de agendamiento da un indicador falso de cero días.
- Lee el aviso de duplicidad antes de forzar. Muchas veces el paciente ya tenía la cita y está pidiendo otra sin saberlo.
- Imprime el recordatorio en el mismo momento de agendar. Es lo que reduce el ausentismo.
Así se ve la pantalla
Dirección en el sistema:
/citas/agenda