Introducción al módulo de Agendamiento

Agendamiento es el módulo de la operación diaria: abre la agenda de los prestadores, asigna las citas, recibe al paciente cuando llega y mide qué tan bien está funcionando todo eso.

Importante: una cita no se puede asignar si el prestador no tiene una agenda abierta en ese día y esa hora. El orden es siempre el mismo: primero las agendas, después las citas. La mayoría de las llamadas de "no puedo agendar" se resuelven revisando si hay agenda generada.

¿Qué resuelve este módulo?

• Abrir la agenda: generar las agendas de cada prestador, con su consultorio, su horario, la duración de cada cita y cuántos pacientes caben por franja.
• Asignar citas: buscar al paciente, elegir prestador y franja, y dejar la cita agendada con todos los datos que después necesitan la atención y la factura.
• Recibir al paciente: confirmar, hacer el check-in, marcar la atención, registrar las ausencias y las cancelaciones.
• Mover citas en bloque: reasignar las citas de un prestador a otro, o a otro día, cuando hay una incapacidad o un cambio de programación.
• Consultar el historial: ver todas las citas de un paciente y la trazabilidad de cada una, incluso quién canceló y por qué.
• Agendar equipos: abrir agenda para un electrocardiógrafo, un equipo de rayos X o un ecógrafo con las mismas pantallas, y agendar el examen en la máquina en lugar de en un profesional. Ver Agenda de equipos.
• Ofrecer agenda por el chatbot: marcar qué agendas ve y puede tomar el chatbot de pacientes por web o WhatsApp, con el servicio y el tipo de cita resueltos por la clasificación automática.
• Medir: oportunidad de atención y ausentismo, con el corte que exige la Resolución 256 de 2016.

Mapa del módulo

Grupo del menú	Opción	Página
Dashboard	Dashboard	Dashboard de citas
Agendamiento	Agenda	Asignación de citas
	Primer Cupo	Primer cupo disponible
	Recepción	Recepción / Check-in
	Generar agendas	Generar agendas
	Reasignación	Reasignación de citas
	Plantillas de agendas	Plantillas de agendas
	Historial del Paciente	Historial del paciente
	Lista de espera	Lista de espera
Agenda de equipos	Agenda de equipos, Generar agendas de equipos, Plantillas de equipos	Agenda de equipos
Indicadores	Oportunidad y Ausentismo	Indicadores de citas
Configuraciones	Los demás catálogos	Configuraciones
	Concurrencias	Concurrencias
	Clasificación de citas	Clasificación de citas
	Tipos de equipo, Equipos agendables	Agenda de equipos

Antes de operar, conviene leer Estados de la cita: explica una sola vez el ciclo de vida que se repite en todas las pantallas del módulo.

Orden recomendado de puesta en marcha

Paso	Qué se hace	Por qué va aquí
1	Consultorios	La agenda exige un consultorio. Sin consultorios no se puede generar agenda.
2	Catálogos del módulo	Tipos de cita, tipos de consulta, medios de solicitud, prioridades, atención preferencial y los motivos de cancelación, bloqueo, no atención y reasignación. El formulario de asignación exige medio de solicitud y tipo de consulta: sin ellos no se puede agendar.
3	Concurrencias	La concurrencia es obligatoria en cada agenda y plantilla, y se elige de este catálogo. Sin al menos una concurrencia activa (normalmente la de 1 paciente por franja) no se puede generar agenda.
4	Días no hábiles	Se cargan antes de generar agendas, para no abrir agenda en festivos.
5	Plantillas de agendas	Opcional, pero deja registrado el horario habitual de cada prestador.
6	Generar agendas	Recién aquí la agenda existe.
7	Asignar citas	La operación diaria.
8	Recordatorio de citas	El texto impreso y la anticipación del correo.
8a	Modalidades de atención	Qué modalidades se ofrecen al agendar y cuál es la predeterminada. La modalidad es obligatoria en la cita.
8b	Tipos de equipo y equipos agendables	Solo si va a agendar exámenes en equipos (electrocardiógrafo, rayos X, ecógrafo). Cada equipo necesita al menos un servicio activo antes de abrirle agendas.
9	Clasificación de citas	Solo si va a abrir agenda pública para el chatbot de pacientes (ver Generar agendas y el módulo Chatbot). Si la usa, debe quedar lista antes de generar esas agendas: sin ella el sistema no deja crearlas.

Requisitos previos fuera de este módulo

Necesitas	Dónde se configura
Sedes y consultorios	Administración > Distribución.
Prestadores con especialidad	Administración > Usuarios, con Es prestador activado.
Unidades funcionales	Contratación > Configuraciones > Unidades Funcionales.
Administradoras y planes	Contratación > Parametrización > Administradoras y Planes.
Servicios (consultas y procedimientos)	Contratación > Parametrización > Servicios.
Servidor de correo	Administración > Notificaciones, para que salgan los avisos de cita agendada, cancelada y reprogramada.