Agenda de equipos

En los exámenes de apoyo diagnóstico —un electrocardiograma, una radiografía, una ecografía— lo que se agenda no es un médico sino una máquina. El paciente va "al ecógrafo de la sala 2", y quién toma el examen y quién lo lee se sabe después.

La agenda de equipos permite abrir agenda para un equipo (electrocardiógrafo, equipo de rayos X, ecógrafo, tomógrafo…) exactamente igual que se hace con un profesional: con agendas, plantillas, franjas y cupos. Se usan las mismas pantallas de siempre, en "modo equipo".

Importante: igual que con los profesionales, sin agendas generadas no hay dónde asignar citas. El orden es: configurar el equipo, generar sus agendas y después asignar las citas.

Dos formas de llegar

Camino	Qué pasa
Menú Agenda de equipos (con sus tres opciones: Agenda de equipos, Generar agendas de equipos y Plantillas de equipos)	Las pantallas se abren directamente en modo equipo y no se pueden cambiar a profesional. Es el camino pensado para el personal de imágenes o de apoyo diagnóstico.
Pantallas de siempre (Agenda, Generar agendas, Plantillas de agendas)	Arriba a la derecha aparece el selector Profesional / Equipo. Al elegir Equipo, la misma pantalla pasa a trabajar con equipos.

Cada entrada del menú tiene su propio permiso. Así el administrador puede dar la agenda de equipos a la recepción de imágenes sin darle la agenda médica, o al revés. Los permisos se ajustan en Administración > Perfiles. Al instalar esta función, cada perfil recibió en Agenda de equipos los mismos permisos que ya tenía en la agenda médica.

• Rutas: /citas/equipos/agenda, /citas/equipos/turnos y /citas/equipos/plantillas-turno.

Paso 1: configurar los equipos

Los equipos se crean en Administración > Distribución, como parte de la estructura física de la sede (igual que los consultorios). Lo que la agenda necesita saber de cada uno se completa en dos pantallas de Citas > Configuraciones.

Tipos de equipo

Menú: Configuraciones > Tipos de equipo (/citas/configuraciones/tipos-equipo).

Es la lista de tipos con los que se agrupan los equipos: por ejemplo ECG (Electrocardiografía), RX (Rayos X), ECO (Ecografía) o TAC (Tomografía). Cada tipo tiene un código corto y un nombre.

• El código se guarda en mayúsculas y no se puede repetir.
• Un tipo que ya tiene equipos asignados no se puede eliminar: se inactiva. Así los equipos no se quedan sin clasificar.

Plantilla de lectura. Cada tipo puede tener una plantilla con la que el especialista registra el resultado de sus exámenes. Por ejemplo, para electrocardiografía, una plantilla con ritmo, frecuencia, eje y conclusión. Así todas las lecturas de ese tipo quedan con el mismo formato.

• Se elige en el campo Plantilla de lectura al crear o editar el tipo. La columna del mismo nombre muestra cuál tiene cada uno.
• Solo aparecen las plantillas de historia clínica que la institución ya importó y que están activas (ver Registros clínicos). Si la que necesita no aparece, impórtela primero.
• La opción Texto libre (sin plantilla) deja la lectura como un texto escrito por el especialista, que es como funciona si no se configura nada.
• Cambiar la plantilla afecta solo las lecturas que se registren después. Las lecturas ya firmadas conservan el formato con el que se firmaron.

En la agenda, el tipo sirve de filtro: Sede → Tipo de equipo → Equipo.

Equipos agendables

Menú: Configuraciones > Equipos agendables (/citas/configuraciones/equipos).

La tabla muestra todos los equipos de la institución con su sede, tipo, sala, unidad funcional, cuántos servicios activos tiene y si está en mantenimiento. Se puede filtrar por sede y por tipo (incluida la opción Sin tipo, útil para encontrar los que falta clasificar).

El botón de la fila, Configurar agenda del equipo, abre una ventana con:

Campo	Para qué sirve
Tipo de equipo	El tipo con el que aparece en la agenda.
Sala	El consultorio donde está el equipo. Debe ser de la misma sede. Al generar agendas se propone como consultorio.
Unidad funcional	La unidad (normalmente la de apoyo diagnóstico o imágenes) con la que se abre la admisión cuando el paciente llega. Si la cita no trae unidad funcional, se usa la del equipo.
En mantenimiento	Mientras esté activado, el equipo no se ofrece para agendar. Su agenda no se borra: al terminar el mantenimiento se desactiva y todo sigue igual.
Preparación del paciente	Indicaciones que la persona que agenda ve al elegir el equipo, para decírselas al paciente (ayuno, vejiga llena, sin cremas en el pecho…).
Servicios	Los exámenes que se hacen en ese equipo. Se buscan por código CUPS o por nombre (escriba al menos 2 letras). A cada uno se le puede poner una duración sugerida (mínimo 5 minutos) y marcarlo como activo o no.

Pulse Guardar. La ventana solo se cierra cuando todo quedó guardado; si algo falla, lo digitado sigue ahí para corregirlo.

Un equipo sin servicios activos no se puede agendar: no se le pueden generar agendas. Es lo primero que hay que revisar si un equipo "no aparece" o "no deja abrir agenda".

Paso 2: abrir la agenda del equipo

Hay dos maneras, igual que con los profesionales.

Con plantillas (recomendado para el horario habitual)

En Plantillas de equipos (o en Plantillas de agendas con el selector en Equipo):

1. Elija la Sede, el Tipo de equipo (opcional, solo filtra) y el Equipo. Si el equipo tiene sala, se propone como consultorio.
2. Elija el Servicio (examen). Es obligatorio y solo aparecen los servicios activos del equipo. Si el servicio tiene duración sugerida, se copia en Duración.
3. Complete horario, duración, concurrencia y días de la semana, y pulse Crear plantilla.
4. Para abrir la agenda, use Generar agendas en la fila de la plantilla, o marque varias y use Generar agendas de las seleccionadas. Funciona igual que en la agenda médica, incluida la pregunta previa cuando hay fechas con conflicto.

Al generar, se saltan los días no hábiles y las fechas en que el mismo equipo ya tiene una agenda que se cruza (motivo "El equipo ya tiene una agenda"). Por eso se puede repetir la generación sobre el mismo rango sin duplicar.

Generando agendas directamente

En Generar agendas de equipos (o en Generar agendas con el selector en Equipo) el formulario es el mismo de Generar agendas, con estas diferencias:

• En vez de especialidad y profesional se eligen Tipo de equipo y Equipo.
• El Servicio (examen) es obligatorio y sale de los servicios del equipo.
• El Consultorio no es obligatorio (se propone la sala del equipo).
• No hay Programas ni Visibilidad: la agenda de equipos es solo interna.
• Si una fecha del rango ya tiene una agenda del mismo equipo que se cruza en horario, esa fecha se omite y el sistema avisa antes de crear nada, con la misma ventana de conflictos de Generar agendas.
• Si dos personas generan agendas para el mismo equipo al mismo tiempo, el sistema atiende una generación y después la otra, así que las agendas no quedan cruzadas: la segunda omite las fechas que la primera ya ocupó.

El listado de abajo muestra solo agendas de equipos, con el nombre del equipo en la columna del recurso, y se puede filtrar por sede y equipo.

Paso 3: agendar la cita

Si el paciente pide "lo más pronto posible" y no le importa en qué equipo, empiece por Primer cupo disponible en modo Examen: busca en todos los equipos que hacen ese examen y, con Ir a la agenda, abre esta pantalla con el equipo, el día y el examen ya elegidos y la franja marcada.

En Agenda de equipos (o en Agenda con el selector en Equipo):

1. Busque al paciente, como siempre.
2. Elija la Sede, el Tipo de equipo y el Equipo. Debajo aparece la agenda del equipo con sus días y franjas.
3. En Servicio solo aparecen los exámenes del equipo. Si el equipo hace uno solo, ya queda elegido.
4. Si el equipo tiene preparación registrada, aparece un recuadro Preparación del paciente: léasela al paciente.
5. El Tipo de cita viene en Procedimiento. Complete medio de solicitud, tipo de consulta y administradora y plan.
6. Haga clic en una franja libre y confirme.

Tenga en cuenta:

• No hay citas no programadas en la agenda de equipos: toda cita va a una franja de una agenda.
• La cita de equipo se guarda sin profesional: quién toma el examen se registra al abrir la atención y quién lo lee, al firmar la lectura (ver el paso 5).
• Si el paciente ya tiene una cita con el mismo equipo ese día, el sistema no deja agendar otra. Una cita médica del mismo día no impide agendar el examen.
• Un equipo en mantenimiento no aparece en la lista y no se le pueden agendar citas.
• La agenda del equipo se actualiza sola cuando otra persona agenda o cancela en ese mismo equipo.

Paso 4: recepción del paciente

La cita de equipo se recibe en Recepción / Check-in igual que cualquier otra. En la columna del profesional aparece el nombre del equipo (también en el Dashboard y en el Historial del paciente).

Al hacer el check-in se abre la admisión con la unidad funcional del equipo, salvo que la cita traiga otra elegida al agendar. Si el equipo no tiene unidad funcional configurada, se aplica la regla de siempre.

Paso 5: tomar y leer el examen

• Tomar el examen. El técnico abre la atención del examen en Historia Clínica como cualquier otra. Queda registrado como quien tomó el examen. Su usuario debe estar registrado como prestador.
• Leer el examen. El especialista lo encuentra en Historia Clínica > Lectura de exámenes, registra el resultado (en texto o con la plantilla de lectura del tipo de equipo), adjunta si quiere los archivos del estudio y lo firma. Desde ese momento él es el profesional responsable del examen: es quien aparece en la historia clínica y en el reporte RIPS. Si después hay que corregir o completar algo, se agrega una adenda; la lectura original no se modifica.
• Sin lectura firmada el examen no se cierra: la atención no se puede cerrar ni la cita marcar como atendida, y por eso tampoco se factura. Revise la bandeja de lectura con frecuencia.

Lo que todavía no hace

• El chatbot de pacientes no ofrece exámenes. Las agendas de equipo nunca aparecen por web ni por WhatsApp.
• La orden médica o la autorización no se verifican al agendar el examen.
• Los indicadores de oportunidad no incluyen las agendas de equipos.

Recomendaciones

• Configure primero los servicios de cada equipo. Sin ellos no hay agendas posibles.
• Registre la sala y la unidad funcional de cada equipo: la sala se propone al generar agendas y la unidad funcional es la que permite facturar el examen.
• Use el mantenimiento en vez de inactivar el equipo cuando la parada es temporal: la agenda se conserva.
• Escriba la preparación del paciente en palabras sencillas: es lo que la persona que agenda le va a leer al paciente por teléfono.

---

Direcciones en el sistema: /citas/equipos/agenda, /citas/equipos/turnos, /citas/equipos/plantillas-turno, /citas/configuraciones/tipos-equipo, /citas/configuraciones/equipos