Generar agendas

Una agenda (en versiones anteriores del manual y del sistema se llamaba turno) es un bloque de atención de un prestador: un día, un horario, un consultorio y unas reglas de cupo. El sistema la parte automáticamente en franjas según la duración que definas, y son esas franjas las que se ven en la pantalla Agenda al asignar una cita.

Sin agendas generadas no hay dónde asignar citas. Es la primera pantalla que se usa cuando se abre la programación de un mes.

Agendas de equipos. El selector Profesional / Equipo de la parte superior cambia el formulario para abrir agenda a un equipo (electrocardiógrafo, rayos X, ecógrafo…) en vez de a un profesional. También se llega desde el menú Agenda de equipos > Generar agendas de equipos. Las diferencias se explican en Agenda de equipos.

Acceso

• Menú: Agendamiento > Generar agendas.
• Ruta: /citas/turnos.

Generar agendas

El formulario superior (Generar agendas) crea todas las agendas de un rango de fechas de una sola vez.

Si el prestador ya tiene su horario habitual registrado en una plantilla de agendas, es más rápido generar desde allí: la plantilla ya tiene todos los datos, se pueden generar muchas plantillas a la vez y no duplica agendas si se repite el rango.

Campo	Obligatorio	Descripción
Sede	Sí	Primera de la cascada: al elegirla se cargan sus consultorios y sus especialidades.
Especialidad	Sí	Acota la lista de profesionales.
Profesional	Sí	Prestador dueño de la agenda.
Consultorio	Sí	Consultorio donde atiende.
Fecha inicio	Sí	Primer día del rango.
Fecha fin	Sí	Último día del rango.
Hora inicio	Sí	Inicio de la jornada.
Hora fin	Sí	Fin de la jornada.
Duración (min)	Sí	Minutos de cada franja. Es lo que define cuántas franjas salen del horario.
Concurrencia	Sí	Cuántos pacientes caben en cada franja. Normalmente 1. Se elige de la lista del catálogo Concurrencias; solo aparecen las activas.
Clasificación	No	Consulta o Procedimiento. Define qué tipo de servicios admite la agenda. Ver la sección Clasificación y programa, más abajo.
Programas	No	Programa al que se dedica la agenda.
Visibilidad	Sí	Quién puede ver y tomar la agenda: Solo interna, Pública o Mixta. Viene en Solo interna. Ver Visibilidad.
Servicio	No	Servicio (consulta o procedimiento) de la agenda. Solo se puede elegir con visibilidad Solo interna; con Pública o Mixta el campo se deshabilita. Ver Visibilidad.
Días de la semana	Sí	Botones de lunes a domingo. Marca al menos uno.

Los campos se llenan en cascada: Sede → Consultorio y Especialidad → Profesional. Hasta elegir la sede, los siguientes desplegables muestran "Seleccione una sede…".

Si no hay ninguna concurrencia activa, la pantalla lo avisa arriba del formulario y pide configurarlas antes de generar agendas.

Clasificación y programa

Ambos son opcionales y sirven para ordenar la agenda:

• Clasificación. Una agenda de consulta solo admite servicios de consulta, y una de procedimiento solo servicios de procedimiento. Al asignar una cita, la pantalla Agenda bloquea las franjas cuya agenda no coincide con el servicio elegido. Una agenda sin clasificación no restringe nada.
• Programas. Marca que la agenda está dedicada a un programa. El programa se ve en la cabecera de cada día de la agenda.

Visibilidad

La visibilidad decide quién puede ver y tomar la agenda:

En Generar agendas	En el listado	Significado
Solo interna	Solo uso interno	Solo el personal lo asigna desde la agenda. Es lo normal y el valor inicial.
Pública	Web	Lo ofrece el chatbot de pacientes por web o WhatsApp.
Mixta	Ambos	Lo puede asignar el personal y lo ofrece el chatbot.

Solo las agendas Públicas o Mixtas puede ofrecerlas el chatbot de pacientes, y además deben cumplir estas condiciones:

• Tener especialidad, y estar activos y a futuro.
• Pertenecer a una sede activa.
• Que el sistema pueda saber el servicio y el tipo de cita de cada cita que se agende. Como con visibilidad Pública o Mixta el servicio no se fija en la agenda, eso lo resuelve la clasificación automática: el sistema decide si la cita es de primera vez o de control según la historia del paciente y elige el servicio que corresponde.

Por eso, al generar agendas Públicas o Mixtas, el sistema exige que la especialidad ya tenga la clasificación automática configurada. Si no la tiene, no genera nada y muestra un aviso que explica que la especialidad todavía no tiene clasificación automática configurada y que, sin ella, el chatbot descartaría esas agendas sin avisar. La solución es configurarla una sola vez por especialidad en Clasificación de citas y volver a generar.

Por qué no se fija el servicio a mano

En una agenda pública, el servicio y el tipo de cita los decide el sistema al agendar cada cita. Si la agenda trajera un servicio fijo, ese valor ganaría sobre la clasificación y todas las citas quedarían facturadas con el mismo código, sin importar si el paciente es de primera vez o de control. Es un error que no se ve al agendar y aparece meses después. Por eso, con visibilidad Pública o Mixta, el servicio se deshabilita (y si ya había uno elegido, se borra).

Al pulsar Generar agendas, el sistema primero revisa, sin crear nada, si alguna fecha del rango tiene conflicto. Según el resultado:

• Sin conflictos: aparece la confirmación con el resumen del rango (profesional o equipo, sede, fechas, días y horario). Pulse Sí, generar y se crean todas.
• Con conflictos: se abre la ventana Hay fechas con conflicto, que dice cuántas agendas se pueden crear sin conflicto y lista las fechas omitidas agrupadas por motivo. Puede pulsar Crear las N sin conflicto (se crean solo las libres) o Cancelar (no crear nada).
• Todo el rango en conflicto: la ventana se titula No se puede crear ninguna agenda, explica que todas las fechas tienen conflicto y solo ofrece Cerrar. Ajuste el rango, el horario o el consultorio y vuelva a intentar.

La misma pregunta previa aparece al generar desde plantillas y en la agenda de equipos.

Por qué se omite una fecha

Cada fecha omitida trae su motivo:

Motivo	Significado
El consultorio ya está ocupado	Ya hay otra agenda en ese consultorio que se cruza con el horario.
El profesional ya tiene una agenda de la misma especialidad a esa hora	El profesional no puede atender dos agendas de la misma especialidad al mismo tiempo, aunque sea en consultorios distintos.
El profesional ya tiene una agenda (alguna de las dos sin consultorio)	Hay un cruce con otra agenda del profesional y no se puede comprobar que sea en otro consultorio.
El equipo ya tiene una agenda	Solo en agendas de equipos: el mismo equipo ya está ocupado.
Día no hábil	La fecha es un día no hábil.

El mismo profesional sí puede tener agendas a la misma hora en consultorios distintos, siempre que sean de especialidades distintas. Por ejemplo, un médico con dos especialidades puede atender una en el consultorio 1 y la otra en el consultorio 2 a la misma hora. La misma regla se aplica al crear, editar o generar desde plantilla.

Qué pasa después de generar

Hay tres resultados posibles:

Resultado	Mensaje
Se generaron todas	"Se generaron N agenda(s)."
Se generaron algunas	"Se generaron N agenda(s) y se omitieron M fecha(s).", seguido de las fechas omitidas por motivo.
No se generó ninguna	En rojo: "No se generó ninguna agenda por cruces de horario" con las fechas y su motivo, o "ninguna fecha del rango coincide con los días seleccionados".

Cero agendas generadas no es un éxito. Si aparece el mensaje rojo, revisa los días de la semana marcados y los motivos de las fechas omitidas.

Si la generación tarda más de un minuto, la pantalla deja de esperar y avisa que revises el listado antes de reintentar, porque es posible que se hayan creado algunas. Un doble clic no genera dos veces: solo se atiende la primera decisión.

Tras generar, el filtro del listado se abre automáticamente al rango recién creado, para que veas el lote completo y no solo la agenda de hoy.

El listado de agendas

Los filtros: Sede, Profesional, Desde y Hasta. Desde y Hasta arrancan en el día de hoy: el listado no trae todas las agendas históricas. La caja de búsqueda de la tabla busca también por especialidad, además del profesional.

Si llega desde Ver agendas generadas en Plantillas de agendas, el listado abre ya filtrado por el rango generado (y, si fue una sola plantilla, por su sede y su profesional).

Columna	Contenido
Fecha	Día de la agenda.
Hora inicio / Hora fin	Horario de la jornada.
Profesional	Prestador, seguido de su especialidad (PROFESIONAL - Especialidad). Así se distinguen dos agendas del mismo médico el mismo día.
Sede / Consultorio	Dónde atiende.
Duración (min)	Minutos de cada franja.
Concurrencia	Cupos por franja.
Clasificación	Consulta o Procedimiento; vacío si la agenda no tiene.
Programa	Programa de la agenda, si tiene.
Visibilidad	Solo uso interno, Web o Ambos (ver la tabla de Visibilidad).
Activo	Etiqueta de color Sí/No.
Acciones	Ver franjas y bloquear y Editar agenda (este último solo si su perfil puede modificar).

Las horas se muestran en formato de 12 horas (por ejemplo, 2:20 p. m.).

El botón de exportar de la tabla descarga el listado en Excel con los mismos filtros y la misma búsqueda que ve en pantalla.

También se pueden eliminar agendas, individualmente o en lote. Una agenda con citas activas no se elimina: al borrar varias, la ventana Resultado de la eliminación dice cuántas se eliminaron y lista las que no (fecha, horario y motivo). Reasigne o cancele esas citas y vuelva a intentarlo.

Ver franjas y bloquear

El icono de la fila abre Detalle de la agenda, con la fecha, el horario y el profesional en el encabezado, y la lista de todas sus franjas:

Columna	Contenido
Casilla	Para seleccionar franjas.
Hora	Hora de la franja.
Citas	Cuántas citas tiene asignadas.
Estado	Disponible o bloqueada, con su motivo.
Acciones	Ver el detalle del bloqueo y Liberar la franja.

Bloquear franjas

Bloquear una franja la saca de circulación: en la agenda aparece marcada como Bloqueada con su motivo, y no se puede asignar sobre ella.

1. Marca las franjas. Los dos iconos de la esquina permiten seleccionar todas las disponibles o quitar la selección.
2. Elige el Tipo de motivo (catálogo Motivos de bloqueo) y escribe la Observación. Ambos son obligatorios.
3. Pulsa Bloquear N franja(s).

Para revertirlo, usa Liberar la franja en la fila correspondiente.

Bloquear no es lo mismo que eliminar la agenda. El bloqueo es reversible, deja registrado el motivo y respeta las citas ya asignadas. Úsalo para reuniones, capacitaciones o ausencias parciales.

Editar agenda

El lápiz de la fila abre la ventana Editar agenda, para corregir una agenda ya generada sin borrarla y volver a generarla. Se puede cambiar:

Campo	Notas
Clasificación	Sin clasificación, Consulta o Procedimiento.
Programa	Solo en agendas de profesional. Vacío = Sin programa.
Duración (min)	Obligatoria, mínimo 5. Se bloquea si la agenda ya tiene citas o franjas bloqueadas, porque cambiaría el tamaño de todas las franjas y dejaría citas fuera de ellas.
Consultorio de atención	Obligatorio en agendas de profesional. Debe ser un consultorio activo de la misma sede. Al cambiarlo, las citas vigentes de la agenda se mueven al nuevo consultorio.
Visibilidad	Solo en agendas de profesional (la agenda de equipos es siempre interna). Pasar de interna a pública o mixta exige que la especialidad ya tenga su clasificación; si no, la ventana lo avisa y no deja guardar.

Pulse Guardar cambios. La ventana solo se cierra cuando el sistema confirma ("Agenda actualizada."); si algo falla —por ejemplo, el consultorio nuevo está ocupado a esa hora— el mensaje aparece dentro de la ventana y lo que escribió no se pierde.

Recomendaciones

• Genera las agendas por mes completo, no día por día. El formulario está pensado para lotes.
• Para la agenda habitual, usa las plantillas de agendas. Generan varios prestadores a la vez, saltan los días no hábiles y no duplican agendas.
• Revisa los días no hábiles antes de generar. Es más fácil no abrir el festivo que bloquearlo después.
• Abre agenda pública solo cuando la especialidad ya tenga su clasificación. Si no, el sistema no te deja generar las agendas.
• Concurrencia 1 salvo que sepas por qué. Una concurrencia de 3 (que se define en Concurrencias) significa tres pacientes citados a la misma hora, y eso se traduce en sala de espera.
• Para una ausencia de un día completo, bloquea las franjas en lugar de borrar la agenda. El bloqueo conserva el motivo y la trazabilidad; borrar la agenda no deja rastro de por qué esa agenda desapareció.
• Antes de borrar una agenda, revisa si tiene citas. Muévelas primero con Reasignación.

Así se ve la pantalla

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Dirección en el sistema: /citas/turnos