Mi caja

La pantalla de trabajo de quien recibe dinero de los pacientes. Desde aquí usted abre su turno, cobra, registra anticipos y ventas de mostrador, cuenta la plata (arqueo) y, al terminar, cierra el turno o le entrega la caja a otra persona. Todo lo que entra o sale de la caja queda dentro de un turno, y cada turno tiene un solo responsable: usted.

Acceso

• Menú: Facturación > Caja > Caja (el título de la pantalla es Mi caja).
• Ruta: /facturacion/caja.
• En el encabezado hay dos accesos: Entregas pendientes (ver Entregas de caja pendientes) y Historial de turnos (ver Turnos de caja).

Cómo funciona la pantalla

Al entrar, el sistema primero pregunta si usted ya tiene un turno sin cerrar.

• Si no tiene turno, verá el formulario Abrir turno.
• Si tiene un turno, verá el tablero del turno con los totales, las acciones y los movimientos.

Esto evita que se abra un segundo turno por error y que usted crea que la caja de la mañana "se perdió".

Requisito previo

Para abrir un turno debe existir al menos una caja activa. Las cajas las crea un administrador en Cajas. Si la lista aparece vacía, el sistema se lo avisa: sin caja no hay dónde abrir turno.

Abrir un turno

Campo	Obligatorio	Qué poner
Caja	Sí	La caja física donde va a trabajar.
Base inicial	Sí	Lo que usted cuenta físicamente en la caja al empezar. Puede ser cero.
Observación de apertura	No	Con qué recibe la caja. Es lo que se lee si el cierre no cuadra.

Pulse Abrir turno. Solo aparece si su perfil puede crear movimientos de caja.

Por qué la base se escribe cada vez

La base inicial entra al total esperado del arqueo. Si usted declara de más, aparecerá un faltante que no existe; si declara de menos, un sobrante que tampoco existe. Por eso el sistema no la arrastra del turno anterior: para que el faltante de ayer no se convierta en la base de hoy sin que nadie lo haya declarado.

El tablero del turno

Arriba se muestra el número del turno, su estado (Abierto, En entrega o Cerrado), la caja y la fecha de apertura. Debajo, los totales:

Total	Qué significa
Base inicial	Lo que se declaró al abrir.
Recaudos	Lo cobrado con recibo (pagos, anticipos y ventas).
Otros ingresos	Ingresos registrados a mano.
Egresos	Salidas de dinero, incluidas las devoluciones pagadas.
Esperado en caja	Base + recaudos + ingresos - egresos. Lo calcula el sistema; es el número contra el que se compara lo que usted cuente.

También verá una tabla con el esperado por medio de pago (efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito, transferencia, cheque, bono y otro). Si el sistema no pudo traer los movimientos del turno, lo avisa: en ese caso no es un cero, es un dato que no llegó.

Acciones del turno

Los botones solo aparecen mientras el turno está Abierto.

Botón	Para qué sirve
Registrar pago	Cobrar contra una cuenta del paciente o una factura emitida.
Registrar anticipo	Recibir dinero que el paciente deja a su favor antes de que exista una cuenta.
Venta de mostrador	Cobrar certificados, copias u otros servicios que se pagan y se cierran en el momento.
Solicitar devolución	Pedir que se le devuelva dinero a un paciente. No entrega dinero.
Ingreso / egreso	Registrar a mano una entrada o salida que no es un cobro.
Arqueo parcial	Contar la caja a mitad del turno, sin cerrarla.
Cerrar turno	Terminar el turno. Exige un arqueo de cierre reciente.
Entregar caja	Pasar la caja a otra persona que continúa el trabajo.

Registrar pago

El recibo entra al turno abierto. Puede tener varias formas de pago (por ejemplo, mitad efectivo y mitad tarjeta) y sale un solo comprobante. El proceso tiene tres pasos:

1. Contra qué se cobra. Elija Cuenta del paciente o Factura emitida, escriba el número (o parte de él), pulse Buscar y elija el resultado.
2. Cuánto se le debe cobrar. El sistema muestra lo debido, lo ya recibido y el saldo pendiente.
3. Formas de pago. Confirme el Concepto (se imprime en el recibo; el sistema propone "Recaudo" seguido del documento), y para cada forma de pago elija el Medio de pago y el Valor. Use Agregar forma de pago si el paciente paga con más de un medio.

Puntos que conviene conocer:

• Facturas que no admiten cobro. No se puede cobrar contra una factura anulada, ni contra una en borrador (su valor puede cambiar; emítala primero o cobre contra la cuenta). Tampoco contra una factura que reúne cuentas de varios pacientes, porque el recibo no puede quedar a nombre de uno solo: busque la cuenta de quien paga.
• Documento ya pagado. Si el saldo pendiente es cero, no hay nada que cobrar. Si el paciente insiste en pagar, lo que falta es revisar qué recibo se emitió mal, no emitir otro.
• Anticipos a cruzar. Si el paciente tiene saldo a favor por anticipos anteriores, aparece la tabla Anticipos a cruzar. Cruzar descuenta del saldo a favor y no es dinero que entre a la caja hoy. Puede cruzar solo una parte y recibir el resto en ventanilla, con Cruzar hasta cubrir el saldo o No cruzar nada. Si no fue posible consultar los anticipos, el sistema lo advierte: revíselo antes de recibir la plata para no cobrar dos veces.
• Total del recibo. Se compara con el saldo pendiente. Si se pasa, el sistema lo marca como error. Si el anticipo cubre todo, el aviso dice que no debe recibirle plata al paciente. Si el total es menor al saldo, es un abono y el sistema le indica cuánto queda pendiente; avísele al paciente antes de entregarle el recibo.

Registrar anticipo

Un anticipo es plata que el paciente deja a favor antes de que haya algo liquidado. Entra a la caja como cualquier recaudo, queda como saldo del paciente y se cruza después desde el cobro. Se entrega comprobante.

Campo	Obligatorio	Qué poner
Paciente	Sí	Búsquelo por nombre o documento y elíjalo.
Concepto	Sí	Bajo qué concepto se recibe. Los conceptos de tipo anticipo los crea el administrador en Conceptos de recaudo.
Valor del anticipo	Sí	Si el concepto tiene valor fijo, el campo queda bloqueado.
Formas de pago	Sí	Medio y valor de cada una. La suma debe ser exactamente el valor del anticipo.
Nombre de quien paga / Documento de quien paga	No	Solo si quien entrega el dinero no es el paciente.
Observación	No	Para qué queda el anticipo.

Por qué no se registra como "Ingreso"

Un ingreso suelto es plata de la institución que entra a la caja. Un anticipo es plata del paciente que la institución queda debiendo. Registrarlo como ingreso cuadraría el arqueo, pero perdería al dueño del dinero.

Venta de mostrador

Para certificados, copias de historia clínica, papelería y similares: se cobra y se cierra ahí, sin saldo pendiente para nadie.

Campo	Obligatorio	Qué poner
Es un paciente del sistema	No	Márquelo si el comprador es un paciente y elíjalo con el buscador. Si no lo marca, la venta queda sin paciente.
Concepto	Sí	Qué se cobró. Los conceptos de tipo venta los crea el administrador en Conceptos de recaudo.
Valor sin IVA	Sí	Si el concepto tiene valor fijo, queda bloqueado. Si el concepto lleva IVA, el sistema muestra el IVA y el total.
Formas de pago	Sí	La suma debe coincidir con el total de la venta, con IVA incluido.
Observación	No	A quién se le vendió (un familiar, un abogado, una aseguradora).

Solicitar devolución

Aquí solo se registra la solicitud; el dinero no sale. La solicitud queda pendiente de autorización y se paga después, desde Devoluciones de caja.

1. A quién se le devuelve: busque al paciente.
2. De dónde sale la devolución: elija un solo origen, un recibo con saldo por devolver o un anticipo sin usar. El valor máximo a devolver sale del origen elegido. Si el paciente no tiene ninguno, no se puede solicitar: una devolución sale siempre de algo que el paciente pagó.
3. Cuánto y por dónde sale: Valor a devolver (no puede superar el máximo) y Medio por el que sale.
4. Por qué se devuelve: Motivo (se le cobró de más, el servicio no se prestó, anticipo que no se usó, error al digitar el cobro, u otro) y Detalle de lo que pasó, de mínimo 10 caracteres.
5. Quién recibe el dinero: Nombre y Documento de quien recibe. Si es el paciente, el botón Lo recibe el paciente los llena.

Ingreso / egreso

Sirve para dinero que entra o sale sin ser un cobro. Los recaudos no se pueden inventar aquí: sería sumar plata al esperado sin comprobante.

Campo	Obligatorio	Qué poner
Tipo	Sí	Ingreso o egreso.
Motivo del egreso	Solo en egresos	Consignación, gasto autorizado, reintegro u otro.
Medio de pago	Sí	El medio por el que entra o sale.
Valor	Sí	Mayor que cero.
Concepto	Sí	Por qué entra o sale la plata, de mínimo 5 caracteres. "Varios" no sirve: dentro de seis meses nadie lo va a poder auditar.

Pulse Registrar.

Anular un movimiento

En la tabla Movimientos del turno, los ingresos, egresos y recibos tienen un enlace Anular (si su perfil puede anular). Pide un motivo de mínimo 10 caracteres y se confirma con Confirmar anulación.

• Si el movimiento pertenece a un recibo, se anula el recibo completo, con todas sus formas de pago, porque el comprobante que tiene el paciente debe seguir diciendo lo que pasó.
• La base inicial y los traslados entre turnos no se anulan por aquí.
• El movimiento anulado no desaparece: queda tachado con la fecha y el motivo.

Arqueo: contar la caja

El arqueo es el conteo físico de la caja, comparado con lo que el sistema esperaba. Hay tres tipos: Arqueo parcial (control a mitad del turno), Arqueo de entrega (respalda la entrega a otra persona) y Arqueo de cierre (habilita el cierre).

En la ventana del arqueo escriba lo que cuenta medio por medio. Dejar un medio sin tocar cuenta como cero. Pulse Registrar arqueo.

El sistema no le muestra lo esperado antes de contar

Es a propósito: si usted viera el esperado antes de contar, el arqueo dejaría de ser un conteo y pasaría a ser una firma.

Al registrar, el sistema muestra el resultado: por cada medio, lo esperado, lo contado y la diferencia, y un resumen que dice si cuadra, hay faltante o hay sobrante.

• La diferencia ya quedó registrada y no se corrige, se explica. La explicación va en la observación de cierre del turno, que es donde la buscará quien audite.
• Un faltante en efectivo es plata que alguien debe responder. Una diferencia en tarjeta casi siempre es un cobro que no se registró o que se registró con el medio equivocado.
• Si después de un arqueo de cierre usted registra más movimientos (o anula alguno), ese arqueo deja de valer y el cierre pedirá uno nuevo.

Los arqueos del turno se listan al final del tablero, con su tipo, fecha, diferencia y lo contado contra lo esperado.

Cerrar el turno

1. Pulse Cerrar turno. Si todavía no hay un arqueo de cierre vigente, el sistema abre el conteo por usted: cuente y vuelva a pulsar Cerrar turno.
2. Escriba la Observación de cierre: qué pasó en el turno y, si el arqueo no cuadró, qué encontró. Si hay diferencia, el panel se lo recuerda.
3. Pulse Cerrar turno y confirme.

Un turno cerrado no se reabre

No admite más movimientos. Para corregir algo después, se abre un turno nuevo y se registra el ajuste ahí.

Entregar la caja

Se usa cuando otra persona continúa con la caja (por ejemplo, un cambio de turno). Son dos pasos seguidos:

1. Arqueo de entrega. Cuente la caja. El valor contado es el que la otra persona va a aceptar o rechazar. Si cierra esta ventana sin registrar el conteo, la entrega se cancela.
2. Entregar la caja. Elija en Quién recibe a la persona (solo aparecen usuarios sin turno propio abierto y activos) y escriba la Observación de la entrega: qué se entrega y en qué condiciones. Pulse Entregar caja.

Su turno pasa a En entrega. En ese estado:

• No admite cobros ni movimientos.
• No está cerrado. La caja sigue siendo su responsabilidad hasta que la otra persona la acepte. Si se va antes de que la acepte, un faltante posterior no tiene dueño.
• Si quien recibe rechaza la entrega, el turno vuelve a usted.

La otra persona responde desde Entregas de caja pendientes. Si no hay nadie disponible para recibir, el sistema sugiere cerrar el turno en lugar de entregarlo.

Relación con el cobro que se anuncia en Recepción

Cuando en Agendamiento > Recepción se confirma una cita, el sistema calcula una previsión de cobro: si el paciente debe pagar una cuota moderadora o un copago, y cuánto. Ese cálculo depende de lo parametrizado en Recaudo por plan y nivel.

La previsión es solo un aviso: no cobra nada ni crea un recibo. El dinero se recibe aquí, en Registrar pago, contra la cuenta del paciente. Por eso el aviso de Recepción dice "Confirmar y cobrar en recepción".

Recomendaciones

• Cuente antes de aceptar o entregar. El arqueo es su protección: lo que usted cuenta y registra es lo que queda a su nombre.
• No registre movimientos después del arqueo de cierre. Cada movimiento posterior obliga a contar de nuevo.
• Escriba conceptos y motivos claros. Son lo único que explica una salida de dinero cuando alguien la revisa meses después.
• Registre un pago mal digitado anulando el recibo, no inventando un egreso.

Así se ve la pantalla

---

Dirección en el sistema: /facturacion/caja