Candidatos
El banco de candidatos reúne a las personas que se postulan a las vacantes de la institución. Desde la ficha de cada candidato se ven sus datos, su hoja de vida y sus postulaciones; en cada postulación se gestiona el proceso completo: calificación, entrevistas, pruebas, oferta y contratación.
Acceso
- Menú: Reclutamiento > Candidatos.
- Ruta:
/talento-humano/reclutamiento/candidatos.
La tabla
Para buscar (por documento o nombre), ordenar y paginar, consulte Cómo trabajar con los listados; esta pantalla no ofrece exportación.
Columnas: Documento, Nombre, Correo, Celular, Profesión, Etiquetas, Fuente, Hoja de vida (Adjunta o un guion) y Procesos activos.
Filtros:
| Filtro | Para qué sirve |
|---|---|
| Fuente | Candidatos de una fuente: Portal propio, Referido, Bolsa de empleo, Redes sociales, Universidad, Agencia u Otro. |
| Etiqueta | Candidatos que tengan esa etiqueta (máximo 40 caracteres). |
Haga clic en una fila para abrir la ficha del candidato.
Crear un candidato
Oprima Nuevo candidato (requiere permiso de crear). Se abre el formulario Nuevo candidato; al guardar con Registrar candidato se abre su ficha. El documento no se puede repetir: cada persona existe una sola vez en el banco.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de documento * | Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería, Pasaporte, Permiso especial de permanencia, Permiso por protección temporal, Documento extranjero o Tarjeta de extranjería. Por defecto, cédula de ciudadanía. |
| Número de documento * | Mínimo 3 caracteres (máximo 20). |
| Fecha de nacimiento | |
| Primer nombre * / Segundo nombre | |
| Primer apellido * / Segundo apellido | |
| Correo electrónico | |
| Celular / Teléfono | |
| Municipio de residencia | |
| Profesión | |
| Nivel educativo | Ninguno, Primaria, Bachillerato, Técnico, Tecnólogo, Profesional, Especialización, Maestría o Doctorado. |
| Aspiración salarial | Valor en pesos. |
| Fuente | De dónde llegó el candidato. Por defecto, Otro. |
| Referido por | Solo aparece si la fuente es Referido: el empleado que lo recomendó. |
| Etiquetas | Palabras clave separadas por comas, hasta 20 etiquetas de 40 caracteres cada una. Si se pasa de esos límites el campo se marca en rojo. |
| Observaciones | Notas libres (hasta 4.000 caracteres). |
| El candidato autoriza el tratamiento de sus datos personales (Ley 1581 de 2012) * | Solo en el alta. Es obligatoria: sin marcarla, el botón Registrar candidato queda deshabilitado. |
No registre a una persona sin su autorización de tratamiento de datos personales. La ficha conserva la fecha y hora en que se dio, y sin ella el candidato no puede postularse a una vacante.
Ficha del candidato
Muestra el nombre, el documento y estos bloques:
- Datos: correo, celular, teléfono, municipio, nacimiento, profesión, nivel educativo, aspiración salarial, fuente, Tratamiento de datos (Autorizado con su fecha, o Sin autorización), etiquetas y observaciones.
- Hoja de vida: Descargar (si existe) y Adjuntar o Reemplazar (permiso de modificar). Se aceptan archivos PDF, DOCX, PNG y JPG.
- Postulaciones: tabla con Vacante, Etapa, Estado, Calificación (estrellas), Oferta y Fecha. Haga clic en una fila para abrir la postulación.
- Postular a vacante: lista de vacantes Publicadas a las que el candidato todavía no se ha postulado. Elija una y oprima Postular (permiso de crear vacantes).
Botones del encabezado: Editar (abre el mismo formulario, sin la casilla de autorización; permiso de modificar) y Eliminar (permiso de eliminar; elimina al candidato y su hoja de vida, previa confirmación).
La postulación
La postulación es el proceso de un candidato en una vacante. Se abre desde el tablero de la vacante o desde la tabla de postulaciones de la ficha. Arriba muestra la vacante, el documento, la etapa actual, el estado y, si lo hay, el motivo de rechazo.
| Estado de la postulación | Significado |
|---|---|
| Activa | El candidato sigue en el proceso. |
| Contratada | Se completó la contratación. |
| Rechazada | La institución lo descartó, con un motivo. |
| Retirada | El candidato se retiró del proceso. |
Calificación
Las cinco estrellas permiten calificar al candidato (permiso de modificar; no se puede cambiar una vez contratado). Pulsar otra vez la misma estrella quita la calificación.
Botones de la postulación
| Botón | Qué hace | Disponible cuando |
|---|---|---|
| Contratar | Abre la confirmación de contratación (ver Contratar). | Postulación Activa; permiso de modificar vacantes. Si está deshabilitado, al pasar el cursor se explica por qué. |
| Reactivar | Devuelve la postulación a Activa, en su etapa. Pide confirmación. | Rechazada o Retirada; permiso de modificar vacantes. |
| Ver candidato | Abre la ficha del candidato. | Siempre. |
| Registrar retiro | Registra que el candidato se retiró; pide un Motivo (mínimo 3 caracteres). | Activa; permiso de anular vacantes. |
| Rechazar | Descarta al candidato; pide el Motivo de una lista estándar. Si elige Otro, debe escribir el Detalle del motivo (mínimo 3 caracteres). | Activa; permiso de anular vacantes. |
El botón Contratar se habilita solo si se cumplen todas estas condiciones:
- La postulación está Activa.
- La vacante está Aprobada, Publicada o Suspendida.
- La tarjeta está en la etapa marcada como de contratación (arrástrela allí desde el tablero).
- Existe una oferta aceptada.
Pestañas
La postulación tiene cuatro pestañas: Entrevistas (n), Pruebas (n), Oferta (n) e Historial.
Entrevistas
Programar entrevista (permiso de crear entrevistas; solo con la postulación activa) abre el formulario descrito en Agenda de entrevistas. La tabla muestra Fecha y hora (con la duración), Tipo (con el lugar o un enlace), Entrevistador, Estado y Resultado (concepto, calificación sobre 5 y observaciones). Las acciones por fila son Retroalimentación, Editar, No asistió y Cancelar, con las condiciones que se explican en Agenda de entrevistas.
Pruebas
Las pruebas son las evaluaciones que se hacen al candidato (psicotécnica, de conocimientos, verificación de referencias, etc.). Agregar prueba (permiso de crear vacantes; solo con la postulación activa) abre este formulario:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo * | Psicotécnica, Conocimientos, Examen médico de ingreso, Verificación de referencias, Verificación de antecedentes, Visita domiciliaria, Verificación en ReTHUS u Otra. |
| Nombre * | Mínimo 2 caracteres (máximo 150). |
| Fecha programada |
La tabla muestra Prueba, Tipo, Programada, Resultado (Pendiente, Aprobada o No aprobada) y Puntaje. Acciones por fila:
| Acción | Qué hace |
|---|---|
| Resultado | Reabre el formulario de la prueba, que ahora agrega Fecha de realización, Resultado, Puntaje (0 a 100) y Observaciones. Permiso de modificar vacantes. |
| Adjuntar | Sube el soporte de la prueba (PDF, DOCX, PNG o JPG). Permiso de modificar vacantes. |
| Descargar | Descarga el soporte, si existe. |
| Eliminar | Elimina la prueba y su archivo, previa confirmación. Permiso de eliminar vacantes. |
Oferta
La oferta es la propuesta laboral formal. Nueva oferta (permiso de crear vacantes; solo con la postulación activa) queda deshabilitado mientras exista otra oferta en Borrador o Enviada.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Salario ofrecido * | Valor mayor que cero. |
| Tipo de contrato * | Mismas opciones que en la vacante. |
| Fecha de inicio propuesta * | |
| Vigencia de la oferta hasta | Fecha límite para que el candidato responda; no puede ser posterior a la fecha de inicio. |
| Condiciones | Condiciones adicionales (hasta 4.000 caracteres). |
La tabla muestra Salario, Contrato, Inicio, Vigencia y Estado, y las acciones según el estado de la oferta (todas con permiso de modificar vacantes, salvo Retirar, que pide el de anular):
| Estado de la oferta | Acciones disponibles |
|---|---|
| Borrador | Enviar, Editar, Adjuntar, Retirar. |
| Enviada | Registrar aceptación, Registrar rechazo (pide el motivo), Adjuntar, Retirar. |
| Aceptada, Rechazada, Vencida, Retirada | Solo Descargar el archivo adjunto, si lo hay. |
Para que el sistema registre una oferta como Aceptada hay que oprimir Registrar aceptación: la aceptación del candidato no se detecta sola.
Historial
Lista cronológica de los cambios de la postulación: ingreso a una etapa, movimientos entre etapas, cambios de estado y comentarios.
Contratar
Contratar abre Contratar candidato, que resume el contrato, el salario y el inicio de la oferta aceptada. Si el tipo de contrato exige fecha de fin (Término fijo, Obra o labor, Aprendizaje SENA u Ocasional), debe indicar la Fecha de fin del contrato *.
Al confirmar, el sistema crea al empleado con su contrato en borrador, sin intervención manual. Si la persona ya existía como empleado (se reconoce por el documento), se agrega el contrato en borrador al empleado existente. La postulación pasa a Contratada y la vacante suma una plaza cubierta; al cubrirse todas las plazas, la vacante se cierra. El empleado y su contrato se completan y activan desde Empleados.
Recomendaciones
- Busque antes de crear. Un candidato ya existe una sola vez por documento: si el sistema indica que está repetido, localícelo y postúlelo desde su ficha.
- Registre la aceptación de la oferta el mismo día. Sin una oferta Aceptada no se puede contratar.
- Use "Rechazar" con un motivo del catálogo siempre que sea posible: alimenta el análisis de Motivos de rechazo del Dashboard.
- Revise el contrato en borrador después de contratar. Contratar deja el contrato en borrador; complételo desde Empleados.
Evidencia visual
Captura pendiente.