Notas crédito y débito
Las notas que ajustan una factura ya emitida, sin reemplazarla. Nota crédito y nota débito se listan juntas y no en dos pantallas separadas: quien factura busca "qué ajustes tiene esta factura", no "qué notas crédito hay".
Acceso
- Menú: Facturación > Cuentas y facturas > Notas crédito y débito.
- Ruta:
/facturacion/notas.
Filtros
Tipo (crédito/débito), Estado, y rango Desde / Hasta. El buscador del encabezado compara contra el número de la nota y su CUDE.
Columnas
Número, Tipo, Factura (la que ajusta), Concepto, Motivo, Valor, Estado y Emisión.
Crear una nota
Botón Nueva nota en el encabezado (visible con permiso de crear sobre facturacion.notas).
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Factura a ajustar | Sí | Sólo ofrece facturas emitidas — sobre un borrador no hay nada que corregir con una nota: se edita el borrador directamente. |
| Tipo | Sí | Nota crédito (disminuye el valor) o Nota débito (aumenta el valor). |
| Concepto DIAN | Sí | Catálogo cerrado de la tabla del anexo técnico de la DIAN (para crédito: devolución parcial, anulación de factura, rebaja/descuento, ajuste de precio, otros; para débito: intereses, gastos por cobrar, cambio del valor, otros). No es texto libre: un código inventado hace rechazar el documento entero, dejando la factura original sin corregir. |
| Prefijo | Sí | |
| Valor | Sí | |
| Motivo | Sí | Lo que la administradora lee al conciliar. |
Emitir la nota
El icono de envío emite la nota (sólo disponible mientras está en borrador). Al confirmar: "La nota se numera y queda lista para radicar. Después no se puede modificar."
El estado real de estas notas frente a la DIAN
Registrar una nota en BIAI no garantiza que llegue electrónicamente a la DIAN hoy. Con el proveedor tecnológico integrado actualmente (Cosmox), las notas crédito y débito se firman pero no se transmiten: no aparecen en la bandeja de Documentos electrónicos, no generan PDF y no quedan radicadas ante la DIAN, aunque en BIAI figuren como emitidas. Ver el detalle completo en Facturación electrónica.
En la práctica, esto significa que una nota emitida en esta pantalla sí corrige el saldo dentro de BIAI (la cuenta, la cartera, el estado de la factura), pero no reemplaza el trámite formal ante la DIAN y la administradora mientras el proveedor esté en este estado: verificá con tu área de facturación electrónica cómo se está resolviendo esa parte del proceso hoy en tu institución.
Recomendaciones
- El concepto DIAN no es un detalle menor: elegí el que realmente corresponde a lo que estás corrigiendo, no el más parecido. Un concepto equivocado puede hacer rechazar la nota.
- Una nota no es una segunda oportunidad para anular. Si la factura todavía no fue aceptada por la DIAN, normalmente corresponde anularla desde su detalle, no ajustarla con nota.
Así se ve la pantalla
Dirección en el sistema:
/facturacion/notas