Incapacidades
Aquí se expiden, consultan, imprimen y anulan los certificados de incapacidad y de licencia de maternidad. Es la bandeja de todos los certificados que ha emitido la institución, no solo los de una atención.
Cómo llegar
En el menú: Historia Clínica > Incapacidades.
Qué muestra la lista
| Columna | Qué contiene |
|---|---|
| Número | El número del certificado. Es el que se cita ante la EPS. |
| Documento | Incapacidad o Licencia de maternidad. |
| Expedida | Fecha en que se emitió. |
| Vigencia | Desde y hasta qué día cubre. |
| Días | Total de días que cubre. |
| Tipo | Inicial, Prórroga, Retroactiva, o Prórroga · Retroactiva cuando es ambas cosas. |
| Estado | Expedida (verde) o Anulada (rojo). |
| Aviso EPS | La fecha en que se le informó a la EPS, o Pendiente si aún no se ha registrado. |
| Acciones | Ver e imprimir el certificado y Anular el certificado. |
Los certificados más recientes salen primero. La lista no se puede reordenar desde los encabezados.
Filtros
| Filtro | Para qué sirve |
|---|---|
| Clase de documento | Ver solo incapacidades o solo licencias de maternidad. |
| Expedidas desde / Hasta | Limitar por fecha de expedición. |
La norma obliga a la institución a informarle a la EPS cada certificado que expide. Hoy el sistema no envía ese aviso por usted: la columna existe para que se vea cuáles siguen pendientes y no queden olvidados en silencio.
Expedir un certificado
Oprima Expedir certificado, en la parte superior de la tabla. Si no ve el botón, su perfil no tiene permiso para expedir; pídalo a quien administra los perfiles.
Se abre la ventana Expedir certificado, que incluye una nota informativa: el certificado se expide a nombre del profesional vinculado a su usuario. Los campos siguen el contenido mínimo que exige el Decreto 780 de 2016: quitar uno produciría un certificado que la EPS devuelve.
| Campo | Obligatorio | Qué poner |
|---|---|---|
| Documento | Sí | Incapacidad o Licencia de maternidad. Según lo que elija, cambian los campos de abajo. |
| Paciente | Sí | Escriba al menos 3 letras del documento o del nombre y elíjalo de la lista. Cambiar permite escoger a otro. |
| Presunto origen | Sí (solo incapacidad) | Común o Laboral. |
| Desde / Hasta | Sí | Primer y último día que cubre. El Total de días se calcula solo. |
| Diagnóstico principal (CIE) | Sí | Escriba al menos 3 caracteres del código o del nombre y elíjalo de la lista. |
| Grupo de servicios | No | Consulta externa, apoyo diagnóstico, internación, quirúrgico o atención inmediata. |
| Es prórroga de otro certificado | No | Márquelo si continúa uno anterior. Vea la sección de prórrogas. |
| Causal de retroactividad | Sí, si aplica | Aparece solo cuando la fecha Desde es anterior a hoy. |
| Fecha de parto | Sí (solo licencia) | Fecha de parto, o la probable de parto. |
| Edad gestacional (semanas), Nacidos vivos, Embarazo múltiple | No | Datos de la licencia de maternidad. |
| Observaciones | No | Lo que quiera dejar anotado. |
El botón Expedir permanece apagado hasta que estén completos los campos obligatorios. Al guardar, el sistema le asigna el número del certificado y lo lleva directamente a su impreso. La numeración de incapacidades tiene su propio consecutivo, que se administra en Consecutivos.
No se elige al profesional: el certificado se expide siempre a nombre del profesional vinculado al usuario con el que inició sesión. Si su usuario no está vinculado a un profesional de salud activo, al oprimir Expedir aparece un mensaje de error que lo explica y el certificado no se emite: pida que lo habiliten.
«Presunto» origen
El médico presume el origen, no lo califica. La calificación definitiva es de la EPS, la ARL o las juntas de calificación. Por eso la pantalla y el impreso dicen «presunto».
Las reglas que el sistema aplica
| Regla | Por qué existe |
|---|---|
| Una incapacidad no puede pasar de 30 días. Para seguir cubriendo se expide una prórroga. | Es el tope de la norma. La licencia de maternidad no lleva ese tope. |
| La fecha Hasta no puede ser anterior a Desde. | Evita certificados con vigencia imposible. |
| Ningún día del paciente puede quedar cubierto por dos certificados vigentes. | Sería un doble reconocimiento económico. Los certificados anulados no cuentan. |
| Una fecha Desde futura solo se admite en una prórroga. | No se certifica un estado de salud que aún nadie ha observado. |
| La licencia de maternidad exige la fecha de parto. | Es un dato obligatorio de ese certificado. |
Cuando el sistema rechaza algo, le muestra el motivo exacto en un mensaje; léalo, porque dice cuál certificado se cruza o qué regla falta.
Prórrogas
Al marcar Es prórroga de otro certificado, elija en Certificado que se prorroga uno de los anteriores del mismo paciente. La lista solo trae los que siguen expedidos: uno anulado no se puede prorrogar. Si el paciente no tiene ninguno, la pantalla se lo dice.
Además:
- La prórroga no puede empezar antes de que termine el certificado que continúa.
- No pueden mediar más de 30 días calendario entre uno y otro; si median más, se rompe la cadena y corresponde una incapacidad nueva.
- Solo se puede expedir dentro de los 8 días anteriores al fin del certificado que se prorroga.
- Puede llevar un código CIE distinto, siempre que se trate de la misma enfermedad o de una relacionada.
Certificados retroactivos
Si Desde es anterior a hoy, el certificado es retroactivo y usted debe elegir la Causal de retroactividad. Solo hay tres:
- Urgencia o internación del afiliado.
- Trastornos de memoria, confusión mental, desorientación u otras alteraciones de la esfera psíquica.
- Evento catastrófico o terrorista.
La retroactividad no puede pasar de 30 días hacia atrás y no procede en atención ambulatoria. Esto no aplica a la licencia de maternidad.
Ver e imprimir un certificado
Haga clic sobre la fila, o en Ver e imprimir el certificado. Se abre el certificado con la institución (razón social, NIT, dirección y teléfono), el paciente, los diagnósticos, la vigencia, si es prórroga o retroactiva y, al pie, el bloque de firma del médico: la firma cargada en su usuario, el nombre en mayúsculas, la especialidad con la que expidió el certificado y el registro profesional (RM - número). Es el mismo bloque de firma que usan los demás impresos de Historia Clínica. El número del certificado se rotula Incapacidad N.º y, cuando el certificado se expidió dentro de una atención, el impreso muestra también la Admisión N.º. Si el usuario del médico no tiene firma cargada en Usuarios, el espacio queda en blanco sobre la línea.
- Imprimir certificado manda a imprimir el certificado tal como se ve.
- Volver a la bandeja regresa a la lista.
Si al abrir un certificado vigente aún no se ha registrado el aviso a la EPS, arriba aparece una advertencia recordándolo.
Anular un certificado
Un certificado que ya salió de la institución no se corrige en su sitio: se anula y se expide uno nuevo.
- En la fila, oprima Anular el certificado. Solo aparece en certificados con estado Expedida, y solo si su perfil puede anular.
- Escriba el Motivo de la anulación, mínimo 10 caracteres.
- Oprima Anular certificado.
El certificado ya lo tiene el paciente y quizá su empleador. Anularlo no lo hace desaparecer: deja constancia de que quedó sin efecto, con quién lo anuló, cuándo y por qué. Sin motivo, esa constancia no sirve cuando la EPS pregunte meses después.
Si se anuló por error, hay que expedir un certificado nuevo, que llevará otro número. Recoja también el impreso que ya haya entregado.
Un certificado anulado sigue en la lista con estado Anulada en rojo. Al abrirlo se ve un aviso con la fecha y el motivo, y si se imprime sale con la marca ANULADA sobre la hoja.
Recomendaciones
- Si se equivocó en un dato, anule y expida de nuevo. No hay forma de editar un certificado emitido.
- Escriba motivos concretos al anular. «Error en fechas» le sirve a la auditoría; «x» no.
- Revise la columna Aviso EPS al cierre de la jornada.
Así se ve la pantalla
