Solicitudes de ausencia
La vista de Talento humano sobre todas las solicitudes de ausencia de la institución: vacaciones, incapacidades, licencias y permisos de cualquier empleado. Sirve para registrar una ausencia a nombre de un empleado (por ejemplo, una incapacidad que llega por correo), consultar el historial y anular una ausencia aprobada. Para pedir las propias, el empleado usa Mis ausencias; para decidir, el jefe usa Aprobar ausencias.
Acceso
- Menú: Ausencias > Solicitudes de ausencia.
- Ruta:
/talento-humano/ausencias/solicitudes.
La tabla
Ordenar y paginar funcionan como se explica en Cómo trabajar con los listados; esta tabla no ofrece exportación. Haga clic en una fila para abrir el detalle.
Filtros
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Buscador | Busca por número de solicitud. |
| Empleado | Solo las de un empleado (se busca por nombre o documento). |
| Estado | Borrador, Por aprobar, Aprobada, Rechazada, Cancelada o Anulada. |
| Tipo | Un tipo de ausencia. |
| Desde / Hasta | Rango de fechas. |
Columnas
Número, Empleado, Tipo, Desde, Hasta, Duración y Estado. La duración se expresa según el tipo: días hábiles, días calendario, horas, o "N en dinero" cuando es solo una compensación de vacaciones.
Crear una solicitud
Botón Nueva solicitud (permiso de crear). Abre el formulario Nueva solicitud de ausencia. A la derecha, un cuadro Resumen calcula en vivo los días y las reglas que aplican. Este mismo formulario sirve para Mis ausencias; la única diferencia es que aquí se elige el empleado.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Empleado * | Solo en esta pantalla. Se busca por nombre o documento y no se puede cambiar al editar. |
| Tipo de ausencia * | Un tipo activo de Tipos de ausencia. El resto del formulario cambia según el tipo. |
| Sólo compensación en dinero | Solo en vacaciones. Pide pagar los días en dinero en lugar de disfrutarlos; entonces la fecha se llama Fecha de pago y no hay fecha final. |
| Desde * | Primer día de la ausencia (o Fecha de pago). |
| Hasta * | Último día. No aparece en tipos por horas ni en la compensación en dinero; no puede ser anterior a Desde. |
| Hora de inicio y Horas * | Solo en tipos medidos en horas, que son de un solo día. |
| Días a compensar en dinero | Solo en vacaciones: cuántos días se pagan en lugar de disfrutarse. |
| Número de la incapacidad * | Solo en incapacidades. |
| Diagnóstico (CIE-10) * | Solo en incapacidades. |
| Es prórroga de | Solo en incapacidades. Lista las incapacidades aprobadas del empleado; Ninguna (incapacidad nueva) si no es una prórroga. |
| Soporte (PDF, JPG o PNG) | Aparece si el tipo requiere soporte. Máximo 10 MB. Si se edita una solicitud que ya tiene soporte, se puede Descargar soporte actual. |
| Observaciones | Texto libre. |
El resumen
Mientras se llena el formulario, el cuadro Resumen muestra:
- Días hábiles y Días calendario de la solicitud.
- Saldo de vacaciones, si el tipo es vacaciones.
- En incapacidades y licencias, una tabla con los tramos de días, quién paga cada uno (empleador, EPS, ARL o fondo de pensiones) y el porcentaje.
- Los errores (en rojo), que impiden guardar, y las advertencias.
Reglas que el sistema verifica, entre otras:
- Que el empleado tenga un contrato vigente en la fecha de inicio.
- Que la solicitud no se cruce con otra ausencia aprobada o por aprobar del mismo empleado.
- Que las vacaciones no superen el saldo disponible, y que el disfrute sea de mínimo 6 días hábiles continuos.
- Que la compensación en dinero no supere la mitad de las vacaciones de cada periodo.
- Que el tipo respete su duración máxima, si la tiene.
- En una prórroga, que sea del mismo tipo de incapacidad, del mismo empleado y empiece después de la fecha final de la incapacidad original.
Si falta algo, los botones de guardar quedan deshabilitados y, al pasar el cursor, indican el motivo ("Seleccione el empleado.", "Indique las fechas.", o el primer error del resumen).
Guardar
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Guardar y enviar | Guarda y envía la solicitud: queda Por aprobar, o Aprobada si el tipo no requiere aprobación. |
| Guardar borrador | La deja en Borrador, sin enviarla, para seguir luego. |
| Cancelar | Descarta y vuelve a la lista (o al detalle, si se estaba editando). |
Si el soporte no alcanza a subirse, la solicitud igual queda guardada y el sistema avisa que se adjunte desde el detalle.
El detalle de la solicitud
Muestra el número, el tipo y el empleado, una barra de estados (Borrador, Por aprobar, Aprobada; si el tipo no requiere aprobación, la barra omite Por aprobar) y, si terminó en otro estado, Rechazada, Cancelada o Anulada al final. Debajo:
- Los datos: empleado, tipo y su clase, periodo, días hábiles y calendario (u horas), días compensados en dinero, incapacidad (con diagnóstico y la marca Prórroga), soporte, observaciones, y el comentario de la decisión o el motivo de la anulación.
- Quién paga, con los tramos del desglose.
- Periodos de vacaciones que se descuentan, con los días de Disfrute y En dinero de cada periodo.
- Historial: cada cambio de estado con su fecha y comentario.
Los botones dependen del estado y del permiso:
| Estado | Botones |
|---|---|
| Borrador | Enviar, Editar y Cancelar solicitud. |
| Por aprobar | Cancelar solicitud; además Aprobar y Rechazar si el usuario puede decidir esa solicitud. |
| Aprobada | Anular (permiso de anular). |
En incapacidades que no estén cerradas, un botón Adjuntar soporte (o Reemplazar soporte si ya hay uno) permite cargar el archivo, y el soporte actual se descarga desde el mismo bloque.
Cancelar, aprobar, rechazar y anular
Cada acción abre una ventana corta:
| Acción | Campo | Obligatorio |
|---|---|---|
| Cancelar solicitud | Motivo (opcional) | No |
| Aprobar | Comentario (opcional) | No |
| Rechazar | Motivo del rechazo | Sí |
| Anular | Motivo de la anulación | Sí |
Si Nómina ya liquidó la ausencia, el sistema no la anula: primero hay que reversar la nómina.
El sistema no deja aprobar ni rechazar la propia solicitud, y si la solicitud está asignada a otro aprobador, solo ese aprobador o quien administra las solicitudes en Talento humano puede decidirla.
Recomendaciones
- Registre las incapacidades con su número y diagnóstico desde el primer día: son campos obligatorios y de ellos depende cómo se reparte quién paga.
- Use "es prórroga de" cuando una incapacidad continúa otra: así el sistema encadena los días y calcula bien el pagador.
- Anule en lugar de borrar. Una ausencia aprobada que se registró mal se anula con su motivo; queda en el historial.
- Compruebe el resumen antes de enviar: es la vista previa de lo que se va a descontar de vacaciones o a pagar.
Evidencia visual
Captura pendiente.
Dirección en el sistema:
/talento-humano/ausencias/solicitudes