Entidades de seguridad social
El catálogo de las entidades a las que se afilia al personal: EPS, fondos de pensiones (AFP), ARL, cajas de compensación y fondos de cesantías. Las afiliaciones de la ficha del empleado se arman eligiendo de esta lista, y de las afiliaciones activas de EPS, pensión y ARL depende que se pueda activar un contrato.
Acceso
- Menú: Configuraciones > Entidades de seguridad social.
- Ruta:
/talento-humano/configuraciones/entidades.
La tabla
Buscar, ordenar y paginar funcionan como se explica en Cómo trabajar con los listados; la tabla no ofrece exportación.
Filtros
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Tipo | EPS, AFP (pensiones), ARL, Caja de compensación o Fondo de cesantías. |
| Estado | Activos o Inactivos. |
Columnas
Tipo, Código PILA, NIT, Nombre y Estado, más las acciones de la fila.
Importar del catálogo
La forma más rápida de cargar la lista es el botón Importar del catálogo (para quien tiene permiso de crear). Trae las entidades de un catálogo común y abre una ventana con:
- Un resumen de cuántas son nuevas, actualizables, sin cambios, personalizadas y propias.
- Filtros por Estado y Buscar (código o nombre), y una tabla con casilla de selección, Código, Nombre, Estado y, si hay diferencias con lo que la institución ya tiene, un botón Ver que compara Su valor con el Valor del catálogo.
- Marcadas por defecto vienen las nuevas y las actualizables; solo esas dos se pueden seleccionar. Una entidad nueva que ya está inactiva en el catálogo (por ejemplo, una EPS liquidada) viene sin marcar.
El botón Importar seleccionados copia lo marcado y el sistema resume el resultado (creados, actualizados, enlazados, omitidos). Las entidades personalizadas (que la institución modificó) y las propias no se tocan.
Crear una entidad
Botón de agregar (ventana Nueva entidad):
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de entidad * | EPS, AFP, ARL, caja de compensación o fondo de cesantías. |
| Código PILA * | Hasta 20 caracteres. Es el código con que se reporta la entidad en la planilla de seguridad social. |
| NIT (sin dígito de verificación) * | Entre 5 y 15 dígitos. |
| Dígito de verificación | Un solo dígito. |
| Nombre * | Hasta 200 caracteres. |
Editar y eliminar
Desde la fila se edita (ventana Editar entidad, con la casilla Activa) o se elimina. Una entidad con afiliaciones de empleados no se puede eliminar: se inactiva, y deja de ofrecerse para nuevas afiliaciones.
Recomendaciones
- Empiece por Importar del catálogo y agregue a mano solo lo que falte: evita errores de NIT y de código PILA.
- Inactive las entidades liquidadas o fusionadas en lugar de eliminarlas.
- Revise el código PILA de las entidades que cree a mano: es el código con el que se identifica la entidad en la planilla de seguridad social.
Evidencia visual
Captura pendiente.
Dirección en el sistema:
/talento-humano/configuraciones/entidades